Für Wissensdurstige:

Unser Wiki mit nützlichem Wissen zum Thema Digital Asset Management

Was ist Digital Asset Management? Was sind die Vorteile? Und wo ist der Unterschied zum Media Asset Management? Und wo zu Bild- und Mediendatenbanken? In unserem Wiki liefern wir Ihnen Antworten und haben sämtliche Begriffe rund um das Thema Digital Asset Management einfach und verständlich erklärt. Schlauen Sie sich hier auf.

Vorteile eines Media Asset Managements

Cross Mediale Nutzung

Die Cross Mediale Nutzung der Assets wird durch die zentrale Speicherung der Daten in ihrer besten Qualität erreicht. Mit der Version der besten Qualität können dann die unterschiedlichen Derivate für die diversen Verwendungszwecke wie Print, Präsentation, Web, Mobile und weitere errechnet werden. Je nach Anforderung werden diese Derivate bereits im Vorfeld errechnet oder immer auf Anfrage. Das geschieht durch die DAM Systeme jedoch komplett automatisiert, so dass hier kein administrativer Aufwand im laufenden Betrieb notwendig ist. Durch die eindeutige Konfiguration wird eine gleichbleibende Qualität gewährleistet.

Geringere Kosten

Dubletten, endlose Datensuche, unnötig verbrauchter Speicherplatz, Datenverwechslungen, mehrere Softwareprogramme zur Bearbeitung von Dateien – die Mängelliste beim Datenmanagement ist lang. Im Ergebnis steht vor allem eins: steigende Kosten und ein chaotisches Datenmanagement. Mit dem 4ALLPORTAL – Media Asset Management (MAM) reduzieren Unternehmen und Organisationen ihre Kosten für die Verwaltung von Daten enorm. Durch die Zentralisierung von Assets in einer Software sind bspw. keine weiteren Softwaretools für die Öffnung unterschiedlicher Dateiformate notwendig. Zudem können Systeme wie SAP, ERP oder Webshops schnell eingebunden und so Abläufe verbessert werden. Letztlich sparen Unternehmen durch die Nutzung des MAM langfristig Kosten und können ihre Ressourcen effektiver verteilen.

Dauerhaft Verfügbar

Die auf den Unternehmenseinsatz ausgerichteten Softwarelösungen sind in der Regel Client-Server Anwendungen, die dem Benutzer Zugriff auf die Daten über eine Web-Anwendung im Browser ermöglichen. Durch die browserbasierte Plattform des 4ALLPORTAL und die Anbindung an die unternehmenseigene Cloud sind die Assets und ihre Informationen dauerhaft verfügbar.

Keine doppelte Datenhaltung

Eines der Grundprinzipien eines Digital-Asset-Management-Systems ist die einmalige und eindeutige Datenhaltung. Jedes Asset wird in seiner besten Qualität gespeichert und für die cross-mediale Nutzung entsprechend berechnet. Hinzu kommt, dass gute Systeme in der Lage sind Doubletten zu erkennen. Dadurch entfällt der Bedarf, ein Asset zum Beispiel jeweils mit dem einzelnen Projekt oder im Rahmen der Verwendung abzuspeichern – was zu einer Vervielfachung des Speicherbedarfs und zu unklaren Asset-Strukturen führen würde.

Keine lokale Installation, nur auf Server

Viele DAM-Systeme verzichten heute auf eine Client-Software, die auf jedem Computer zu installieren ist, mit dem das System genutzt werden soll. In der Regel ist hier ein Web-Browser als Software ausreichend, um auf das System zuzugreifen. Das spart zum Einen Kosten, zum Anderen macht es das System aber auf beliebig vielen Systemen verfügbar, ohne größere Kosten und einen höheren Aufwand zu produzieren. Führende Systeme sind zudem Cross-Plattform-Kompatibel – das bedeutet, dass sie sowohl auf PC, MAC und Linux in der gleichen Art und Weise betrieben werden können.

Möglichkeit der Zusammenarbeit

Durch die zentrale Datenhaltung und der Servertechnologie, ergibt sich ein zentraler Aktionspunkt rund um die Assets. In diesem zentralen System haben Mitarbeiter, Partner und Kunden die Möglichkeit ihr Arbeiten an den Assets (Auswahl, Bearbeitung, Verschlagwortung) zu koordinieren. Einige Systeme bieten zudem die Möglichkeit, die Arbeiten durch die Software zu koordinieren.

Produktivität steigern

Mitarbeiter wenden im Durchschnitt 22,6 % ihrer Arbeitszeit für die Datenverwaltung auf – so das Ergebnis einer Studie des Fraunhofer Instituts für angewandte Informationstechnik zum Thema Datenmanagement. Kaum verwunderlich, dass eine weitere Studie der AberdeenGroup zum „Marketing Digital Asset Management“ zu dem Ergebnis kommt: Unternehmen, die ein MAM eingeführt haben, konnten ihre Suchzeit nach Inhalten um 75 Prozent verringern und die Produktivität der Mitarbeiter um 83 Prozent erhöhen. Durch die Nutzung des 4ALLPORTALS werden Arbeitsprozesse deutlich verschlankt & Workflows mit Kunden optimiert. Als browserbasierte und mobile Anwendung ist unser MAM ortsunabhängig nutzbar, anwenderfreundlich & mit minimalem Schulungsaufwand bedienbar. Das steigert insgesamt die Produktivität der Mitarbeiter.

Reduzierte Suchzeiten

Mehr als 200 Milliarden Mails gehen täglich um den Globus, der weltweite Datenbestand verdoppelt sich alle zwei Jahre. Unternehmen und Organisationen stellt das vor eine zentrale Herausforderung: Riesige Mengen an unterschiedlichen digitalen Assets (Dateien verschiedenster Art wie Fotos, Videos, Dokumente, Grafiken, Mails, PDFs) aus unterschiedlichsten Quellen müssen irgendwie gebändigt werden. Mit der innovativen Software 4ALLPORTAL – Media Asset Management (MAM) gelingt es, diese Datenflut optimal zu organisieren. Denn das MAM verwaltet über eine Milliarde Assets zentral & findet Dateien in Sekundenschnelle. Der Aufwand für das Datenhandling & die Datensuche wird auf ein Minimum reduziert. Das hilft Unternehmen und Organisationen schneller zu agieren und sich so Wettbewerbsvorteile zu verschaffen.

Verfügbare Zusatzinformationen

Die unterschiedlichen Medien- und Bilddatenbanken unterscheiden sich im Wesentlichen auch dadurch, wie sie mit den einzelnen Datentypen umgehen und welche Informationen sie ihnen entlocken können um sie den Anwendern in den Metadaten zur Verfügung zu stellen. Dies hilft wesentlich bei der Suche nach den Assets. Zum Standard gehören physikalische Informationen, Dateigröße, Format, Änderungsdatum, uvm. Neuerdings werden auch biometrische Informationen wie die Anzahl der Gesichter / Personen auf dem Bild / im Video oder die im Bild primär vorherrschenden Farbkombinationen als Informationen automatisch analysiert. Dies ermöglicht das Suchen nach farblich passenden Bildern oder nach Ablichtungen von Personengruppen oder sogar bestimmten Personen innerhalb des Datenbestandes.

Vorschau beliebiger Dateiformate

Eine weitere Basisfunktionalität einer Medien- und Bilddatenbank ist die Vorschau für unterschiedliche Dateiformate über die Oberfläche des Systems. So errechnet ein MAM- / DAM-System Vorschauen für Bilder, Layout-Dokumente, Videos, Office-Dokumente und viele weitere Assets. Der Nutzer des Systems braucht somit nicht die einzelnen Softwareprodukte auf seinem Computer zu installieren, um Zugriff auf den Inhalt der Assets zu erlangen. Welche Qualität die Vorschau hat und welche Arten von Vorschauen gerechnet werden, lässt sich in den meisten professionellen Systemen konfigurieren.

Definitionen

Asset(s)

Unter einem „Asset“ versteht man im Kontext von Content Management Systemen eine Datei. Assets können dabei Dateien wie Bilder, Fotos, Dokumente, Videos, Audiodateien oder auch Indesigndateien sein.

Asset Processing

Das Asset Processing beschreibt die Verarbeitung von Assets durch das System. Dabei werden unter anderem Informationen aus den Assets zum Anreichern der Metadaten gezogen. Zum Asset Processing zählt zum Beispiel das Auslesen von Texten aus Dokumenten zur Ermöglichung der Volltextsuche, das bestimmen von physikalischen Daten oder das Anwenden von Markierungen wie Wasserzeichen oder Batches.

CMS (Content Management System)

Unter einem CMS versteht man ein zentrales Softwaresystem, durch das Inhalte von Benutzern verwaltet und bearbeitet werden können. So kann ein CMS zum Beispiel die Inhalte für eine Webseite liefern. Ebenfalls werden Medien- und Bilddatenbanken allgemein zur Kategorie der CMS-Systeme gezählt.

Creative Suite Integration

Die Adobe Creative Suite ist eine Sammlung von Design-, Grafik- und Produktionsprogrammen des US-amerikanischen Unternehmens Adobe Systems.

DAM (Digital Asset Management)

Ein Digital Asset Management System ist ein CMS, dass digitale Assets (Dateien), also zum Beispiel Textdokumente, Verträge, Bilder und Videos, verwaltet und zur Verfügung stellt. Viele Digital Asset Management Systeme fokussieren zudem das Media Asset Management oder Video Asset Management zur Bild-, Ton- und Videoverwaltung.

Image Batching

Unter dem „Batching“ von Bildern versteht man die Überlagerung eines Bildes durch ein weiteres grafisches Element, das im Rahmen des Kopierschutzes, der Urheberrechtsanzeige oder aus anderen Informationsgründen auf das Asset aufgebracht wird. In aller Regel werden Bilder gebatcht, die externen Nutzern oder nicht berechtigten Benutzergruppen zur Voransicht zur Verfügung gestellt werden. Übliche Batchformen sind Kreise oder Rechtecke mit Text, um die jeweilige Information zu transferieren.

MAM (Media Asset Management)

Media Asset Management Systeme sind genau wie Digital Asset Management Systeme in der Lage, digitale Assets zu Verwalten. Ihre Funktionalitäten sind jedoch eher auf die Visualisierung und Bearbeitung von medialen Assets wie Bilder, Videos und Layoutdokumente ausgelegt. Sie sind zum Beispiel deutlich besser als normale CMS-Systeme in der Lage, Bildinformationen auszuwerten und auch Medien-Assets über das System zu bearbeiten.

Metadaten

Als Metadaten werden zusätzliche Informationen zu einer Datei bezeichnet. Typische Metadaten zu einem Buch sind beispielsweise der Name des Autors, die Auflage, das Erscheinungsjahr, der Verlag und die ISBN. Zu den Metadaten eines Assets gehören unter anderem der Dateiname, die Zugriffsrechte und das Datum der letzten Änderung. Metadaten sind neben den eigentlichen Assets die wichtigsten Informationen in einer Asset Datenbank. Sie können zum Beispiel durchsucht werden um Assets anhand von Metadaten-Kriterien zu finden. Sie liefern aber auch Informationen wie Verwendungszweck oder Urheberschaft. Gute CMS-Systeme erlauben eine übergreifende Planung von Metadaten.

MIME Type

Der MIME-Type (Multipurpose Internet Mail Extension) identifiziert den Inhaltstypen einer Datei. So unterscheidet man hier in den Kategorien Audio, Application, Image, Text, Video und weiteren Punkten. In der Regel wird der MIME-Type in die Datei selbst geschrieben – was jedoch nicht immer möglich ist. Als Alternative können Dateien dann über ihre Dateiendung identifiziert werden, was jedoch etwas unsicherer ist.

Mount Point

Mount Point ist ein durch Unix-Systeme eingeführter Begriff, der mittlerweile in den meisten Betriebssystemen und Asset Management Systemen eine Rolle spielt. Ein Mount Point kann als Einstiegspunkt in ein Dateisystem, also zum Beispiel einer Festplatte oder einem Netzlaufwerk verstanden werden. Einige CMS-Systeme unterstützen gruppenabhängige Mount Points. Dies hat zum Ergebnis, dass unterschiedlichen Benutzergruppen unterschiedliche Datenbereiche auf einem Speichermedium zugestanden werden. Gute Systeme unterstützen auch Mount Point Listen, so dass zum Beispiel auf unterschiedlichen Laufwerken Zugriff gewährt werden kann.

Proof

Der Begriff Proof ist bei DAM Systemen geprägt durch eine Technik aus der Druckindustrie: Vor Produktionsbeginn wird ein Probe- / Prüfdruck erzeugt, um das Ergebnis auf Qualität, Farbtreue und Genauigkeit hin zu prüfen. In einem solchen Fall spricht man von einem Print Proof.  Mit der Digitalisierung der Druckindustrie kamen immer neuere Lösungen für das „Proofen“ von Ausdrucken auf den Markt. Heute ist man in der Lage einen so genannten Soft Proof zu erstellen. Dazu wird das gewünschte Asset nicht über einen Drucker, sondern einfach auf dem Monitor ausgegeben. Mit Hilfe von kombinierten Monitor- und Druckprofilen, lässt sich mit einer bestimmten Toleranz das spätere Druckergebnis am Monitor als Probe anzeigen.

Soft Proofing

Mit der Digitalisierung der Druckindustrie kamen immer neuere Lösungen für das „Proofen“ von Ausdrucken auf den Markt. Heute ist man in der Lage einen so genannten Soft Proof zu erstellen. Dazu wird das gewünschte Asset nicht über einen Drucker, sondern einfach auf dem Monitor ausgegeben. Mit Hilfe von kombinierten Monitor- und Druckprofilen, lässt sich mit einer bestimmten Toleranz das spätere Druckergebnis am Monitor als Probe anzeigen.

VAM (Video Asset Management)

Auch das Video Asset Management System gehört zu der Kategorie der Content Management und Digital Asset Management Systeme. Ein VAM liefert spezielle Funktionalitäten zur Betrachtung und Bearbeitung von Videoinhalten. Einige VAM Systeme lassen sich auch mit spezieller Video-Schnitt-Hardware betreiben, um die Qualität und die Dauer der Bearbeitungsaktionen möglichst hoch zu halten.
Viele VAM-Systeme stellen eine Vorschau durch eine konfigurierbare Anzahl von Bildausschnitten dar, die zum Beispiel bei 1, 5, 10, 15 und 20 Sekunden gezeigt werden. Diese Einstellungen sind meist je nach Bedarf frei konfigurierbar.

Wasserzeichen

Mit Hilfe von Wasserzeichen lassen sich Assets markieren, um sie nur für die Vorschau und zur eingeschränkten Verwendung nutzbar zu machen. Weiter werden in der Regel in Wasserzeichen Informationen zur Herkunft des Assets und deren Urheberschaft gespeichert.

XMP (Extensible Metadata Platform)

Die XMP ist ein durch Adobe veröffentlichter Standard, um Metadaten direkt in einem Asset zu speichern. Diese Technik machen sich zum Beispiel hochwertige Fotokameras zu Nutze, um Daten wie Belichtung, geographische Koordinaten und weiteres zu speichern. Im Laufe ihres Lebens, erhält eine solche Datei in der Regel immer weitere Informationen in ihren XMP Daten, die ihren Inhalt oder ihre Entstehungsgeschichte beschreibt. Mit dem Industriestandard Creative Suite lassen sich Metadaten in den wichtigsten Produkten verwalten und pflegen. Gute DAM-Systeme verstehen es, diese Informationen auszulesen, für Suchen verfügbar zu machen und auch neue Informationen zu den XMP-Daten hinzuzufügen.

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