Verschlagwortung

Mediendateien schnell finden

Veredeln Sie Ihre Mediendateien durch die Verschlagwortung und machen Sie all Ihre Dateien schneller auffindbar und besser nutzbar. Wir verraten, was Verschlagwortung ist, wie man sie umsetzt und warum es für jedes Unternehmen schon heute unverzichtbar ist.

Die Suche in einer Bilddatenbank

Stellen Sie sich vor, sie geben einem Freund fünf ausgedruckte Fotos. Jetzt wollen Sie ein ganz bestimmtes zurück. Sie fangen also an, das Bild zu beschreiben. Ihr Freund schaut sich die fünf Bilder in seiner Hand an und gibt Ihnen das Bild, was am besten zu Ihrer Beschreibung passt. Sollten mehrere Bilder auf Ihre Beschreibung zutreffen, wird er Ihnen alle passenden Bilder zur Auswahl zeigen. Genau nach diesem Prinzip funktioniert die Suche nach Bildern in einer Bilddatenbank. Der einzige Unterschied: Die Software kann (noch) nicht selbst erkennen, was auf dem Bild zu sehen ist. Daher müssen wir diese Information mitgeben, sobald wir ein Bild in die Bilddatenbank ziehen. Diese Informationen nennt man Metadaten.


Metadaten Definition

Metadaten sind strukturierte Daten, die mit einer Datei verknüpft sind. Sie geben ergänzende Informationen zu dieser Datei, um sie besser zwischen größeren Datenmengen ausfindig zu machen. Über verschiedene Softwares, wie einem Digital Asset Management System (DAM) können Sie die Datei selbstständig mit weiteren Informationen anreichern.

Beispiel: Metadaten eines Bildes

  • Dateiname
  • Dateigröße
  • Pixel Breite
  • Pixel Höhe
  • Dateityp
  • Erstellungsdatum
  • Ersteller/Fotograf
  • Sprache des Inhaltes
  • Beschreibende Schlagwörter
  • Verwendungszweck
  • Nutzungsrechte
  • Dominante Farbe

Feste Metadaten

Es gibt Standard-Informationen für eine Datei, die automatisch hinterlegt werden. Das sind etwa die Dateigröße, Pixel Breite/Höhe und Erstellungsdatum. Aber viele weitere Informationen sind je Datei individualisierbar.

Flexible Metadaten

Allen voran ist der Dateiname anpassbar. Dieser dient ohne eine vernünftige Bilddatenbank oder einem DAM als eines der wenigen Anhaltspunkte zur Suche. Die Schwierigkeit liegt allerdings darin, für jede Datei einen einzigartigen Dateinamen zu finden und ihn dann auch noch so zu wählen, dass eine dritte Person auf den gleichen Dateinamen wählen würde. Benennungsschema, wie etwa JJJJ-MM-TT-Dateiinhalt-Status, sollen Abhilfe schaffen. Es bleibt jedoch ein Fehlerpotenzial.

Zum Glück gibt es jedoch noch weitere Metadaten, welche die Bilder mit mehr Informationen versorgen.


Bilder in einer Bilddatenbank mit Meta-Informationen verschlagworten

Mithilfe einer Software, etwa einer Digital Asset Management Software (DAM), verschlagworten Sie Dateien und reichern Sie so mit weiteren Informationen an.

Was ist Verschlagwortung?

Verschlagwortung beschreibt das hinterlegen von Schlagworten für eine Datei. Überführen Sie etwa ein Bild in ein DAM, fragt die Software automatisch nach zusätzlichen Informationen, um das Bild später einfacher wiederzufinden.

Ein Beispiel

Jede Datei hat automatisch Metadaten, wie der Dateiname oder die Größe.

Sobald Sie das Bild in ein DAM überführen, fordert Sie das System auf, das Bild mit Schlagworten zu versehen. Wählen Sie also passende und beschreibende Schlagworte zum Verschlagworten.

In unserem Beispiel: Fuchs, Wald, Winter, Orange, Mutter, …

Übrigens: In unserem Beispiel läuft die Verschlagwortung manuell ab, es gibt jedoch zwei Möglichkeiten, die Verschlagwortung zu automatisieren.

Verschlagwortung mit der KI

Eine KI setzt für Sie vollkommen selbstständig passende Schlagworte. Durch die Gesichts- und Objekterkennung erkennt Sie sogar bekannte Objekte oder die Emotion der fotografierten Personen.

Ordnerbasierte Verschlagwortung

Legen Sie schon vor dem Hochladen der Datei Metadaten für einen Ordner fest und verschlagworten Sie alle Bilder automatisch richtig. Legen Sie etwa einen Ordner an, den Sie „Fuchs“ nennen. Alle Bilder, die in diesem Ordner hochgeladen werden, bekommen automatisch folgende Metadaten: Fuchs, Orange, Wald, Tier, Wild, …

Sie selbst brauchen dann nur noch wenige passende Schlagworte manuell ergänzen.


Verschlagwortung per Klick mit unzähligen Synonymen anreichern

Entdecken Sie die neue Thesaurus-Funktionen und machen Sie die Verschlagwortung noch schneller, noch einfacher und noch genauer.


Neben der klassischen Verschlagwortung mit einzelnen Wörtern können Sie noch viele weitere Metadaten hinterlegen.

Beispiele:

  • Quelle
  • Fotograf
  • Aufnahmeort
  • Status
  • Lizenzfreigabe, -dauer
  • Verwendung

Unverzichtbare Vorteile der Verschlagwortung

Aufbau einer eigenen Bilddatenbank

Ein Bild ist nicht nur ein Bild – es ist ein wertvolles Gut. Entweder Sie kaufen die Lizenz eines Bildes oder Sie engagieren einen Fotografen, der dieses Bild für Sie erstellt. In beiden Fällen investiert das Unternehmen in dieses Bild. Undenkbar, dass dieses Bild in den Tiefen des Dateichaos verschwindet und nie richtig für Marketing- und Vertriebszwecke genutzt wird. Daher muss jedes Unternehmen eine vernünftige Bilddatenbank aufbauen, in der jedes Bild wiederauffindbar ist.

Durch den Einsatz eines Digital Asset Management Systems verschlagworten Sie all Ihre Bilder und machen jedes einzelne Bild für jeden Mitarbeiter schnell nutzbar.

Durchlaufzeiten einsparen

Datensilos, unzählige Ordner und falsch benannte Dateien machen es unheimlich schwer, die richtige Datei schnell zu finden. Zu viel Zeit wird in die Suche einzelner Dateien investiert, während die eigentliche Arbeit auf dem Schreibtisch wächst. Das frustriert den einzelnen Mitarbeiter wie die Führungsebene. Das DAM bietet eine intuitive Suche, die auf den hinterlegten Metadaten basiert. Ein Rollenkonzept macht nur die Dateien auffindbar, die auch für die jeweilige Rolle (Beispiel: Marketingleistung, Designer, Vertriebsmitarbeiter, …) relevant sind. Die Suche einer Datei benötigt nur wenige Sekunden.

Datei- und Datenverwaltung der Software überlassen

Durch die Verschlagwortung bietet sich eine ganz neues Filemanagement und es entstehen sogenannte Suchordner. Sie legen beispielsweise physisch ein Bild in dem Ordner „Tier“ ab, verschlagworten das Bild jedoch mit Fuchs. Gibt es mehrere Bilder mit dem gleichen Schlagwort, entsteht ein Suchordner. Die Dateien in dem Ordner Tier, sind nun auch in weitere Unterordner, wie Fuchs, Vogel, Hund, Katze usw. aufgeteilt. In dem jeweiligen Ordner finden Sie alle Tierbilder mit einem Fuchs darauf.

Dieses einfache Beispiel lässt sich einfach auf komplexe Themen, wie Produktkategorien in einem Onlineshop übertragen. Verwalten Sie sämtliche Produktbilder im DAM und all Ihre Produktinformationen im Modul PIM (Produktinformationsmanagement). Das System organisiert Ihre Produkte logisch und baut so die Produktkategorien auf.


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