Desktop-Publishing

Wie Sie mit moderner Software hochwertige Druckvorlagen erstellen

Mitte der 1980er-Jahre begann mit dem Desktop-Publishing eine neue Ära der Erstellung von Druckvorstufen. Mithilfe von moderner Desktop-Publishing-Software gelingt das Layouten und Setzen von Dokumenten seitdem einfach am Personal Computer.

Wir verraten Ihnen in diesem Beitrag, was Desktop-Publishing genau ist und kann. Zudem stellen wir Ihnen die bekanntesten Programme vor und zeigen Ihnen, wie Sie Schritt für Schritt professionelle Druckvorlagen erstellen – und wie ein Digital Asset Management System Sie dabei unterstützt.

Definition: Was ist Desktop-Publishing (DTP)?

Desktop-Publishing (DTP) heißt übersetzt „Publizieren vom Schreibtisch aus“. Es ist Teil der Druckvorstufe, auch Prepress genannt. Damit sind alle Prozesse gemeint, die vor dem Drucken von Dokumenten erfolgen.

Mit einem Desktop-Publishing-Programm erstellen und gestalten Sie Druckvorlagen vom ersten Rohlayout bis zur Reinzeichnung an Ihrem PC.

Ziel ist eine professionell erstellte, hochwertige, sauber gesetzte, druckfertige Datei.

Moderne DTP-Programme bieten Ihnen neben vielfältigen Werkzeugen zum Setzen Ihrer Dokumente auch Funktionen, um diese zu verwalten und direkt zu veröffentlichen.


Wo wird DTP angewendet?

Desktop-Publishing begann seinen Siegeszug Mitte der 1980er-Jahre. Zu Beginn war DTP vor allem auf den Satz von Printerzeugnissen ausgelegt. Mittlerweile wird das Verfahren vermehrt auch für Online-Produkte angewendet.

In den Anfangsjahren, als die Technologie noch nicht ganz ausgereift war, wurde DTP zudem eher als laienhaftes Publizieren angesehen. Heute ist Desktop-Publishing für alle Anwender und Anwenderinnen zugänglich:

Mithilfe von hochwertiger Desktop-Publishing-Software gestalten Sie professionelle Designkreationen für unterschiedliche Plattformen. Ebenso gibt es leicht zu bedienende Programme und Apps, die Sie auch ohne fundierte Designkenntnisse nutzen können.

Welche Dokumente erstellen Sie mit einem Desktop-Publishing-Programm?

Desktop-Publishing eignet sich für das Setzen von unterschiedlichen Dokumenten, die aus Bildern und Texten bestehen. Das können klassische Printprodukte oder Online-Erzeugnisse sein.

Hier eine Übersicht über gängige Anwendungsbereiche von DTP:

  • Zeitungen, Zeitschriften
  • Bücher und E-Books, Whitepaper
  • Websites und Onlineshops
  • Newsletter
  • Banner und Display-Werbung
  • Broschüren, Flyer, Prospekte, Poster, Kataloge und viele weitere Marketing-Materialien

Wer nutzt Desktop-Publishing-Software?

Desktop-Publishing findet vor allem in Verlagen, Redaktionen und Werbeagenturen Anwendung. Auch für Unternehmen mit einer großen Marketingabteilung, die eine Vielzahl an unterschiedlichen Marketing-Materialien erstellen, lohnt sich die Investition in geeignete Desktop-Publishing-Programme.

Die Umsetzung übernimmt in der Regel eine DTP-Fachkraft mit Erfahrungen in der Mediengestaltung oder im Grafikdesign. Diese gestaltet das Layout, bearbeitet Bilder und grafische Elemente, erarbeitet Reinzeichnungen, erstellt saubere Druckdaten und verwaltet die Mediendatenbanken, zum Beispiel im Digital Asset Management System.

Desktop-Publisher arbeiten unter anderem eng mit der Artdirection, der Illustration und mit Text-Profis zusammen.


Von Desktop-Publishing zu Cloud-Publishing

Es dauerte ein halbes Jahrtausend, bis Desktop-Publishing Gutenbergs Satz- und Drucktechnik revolutionierte. Jetzt sorgt der technologische Fortschritt nur wenige Jahrzehnte später für weitere Entwicklungen.

Desktop-Publishing wird heute vermehrt durch Cloud-Publishing ersetzt. Sie publizieren nun nicht mehr vom Schreibtisch und eigenen Rechner aus, sondern mithilfe von moderner Web-Technologie. Cloudbasierte DTP-Lösungen und Online-Software erlauben es Ihnen, Inhalte und Materialien dezentral und völlig zeit- sowie ortsungebunden zu erstellen.

Ob online oder offline – bei den Ausgabekanälen haben Sie weiterhin die freie Wahl und vielfältige Möglichkeiten.


Was sind die bekanntesten Desktop-Publishing-Programme?

Desktop-Publishing-Programme gibt es viele auf dem Markt. Sie erhalten Software zum Download, als webbasierte Anwendung oder als Open-Source-Lösung. Die Programme unterscheiden sich in folgenden drei Punkten:

  • Leistungsumfang und Funktionen: Wählen Sie Ihr DTP-Programm nach Ihrem Anwendungszweck aus. Überlegen Sie sich, welche Dokumentenarten die Software unterstützen soll und welche Funktionen Sie benötigen, um diese so frei und individuell wie möglich zu gestalten.
  • Benutzerfreundlichkeit: Ob im Webbrowser oder als Desktop-App – achten Sie darauf, dass die gewählte Layout-Software benutzerfreundlich ist und sich intuitiv bedienen lässt. Design-Profis finden sich auch in komplexeren Anwendungen zurecht. Für das schnelle Erstellen von Layouts ist es hilfreich, wenn das Programm passende Vorlagen liefert und Sie Schritt für Schritt bei der Gestaltung unterstützt.
  • Kosten: Ein professionelles Desktop-Publishing-Programm mit vielen Funktionen und einem großen Gestaltungsspielraum hat seinen Preis. Eine Vielzahl der angebotenen DTP-Software ist heutzutage in einem Abo-Modell verfügbar, sodass sich die Kosten gut einplanen lassen. Es gibt aber auch Tools, die Sie einmalig beim Download bezahlen. Ebenso finden Sie auf dem Markt kostenlose Desktop-Publishing-Programme, die je nach Anwendungsbereich eine interessante Alternative zu den kostenpflichtigen Optionen sind.

Wir stellen Ihnen vier der bekanntesten und beliebtesten DTP-Programme vor:

Adobe InDesign

Adobe InDesign ist wohl das bekannteste Layout-Programm für die professionelle Anwendung. Die Software bietet Ihnen eine Vielzahl an Funktionen, sodass Ihnen bei der Erstellung und Gestaltung von hochwertigen Layouts kaum Grenzen gesetzt sind. Beim Setzen von komplexen Dokumenten ist das umfassende Desktop-Publishing-Programm des Marktführers Adobe eines der zuverlässigsten.

Sie erhalten Adobe InDesign als kostenpflichtiges Abo. Sie können auch direkt ein Creative-Cloud-Abo (früher: Adobe Creative Suite) abschließen und haben dann Zugriff auf mehr als 20 Adobe-Programme – darunter Grafik-Software wie Photoshop und Illustrator sowie das PDF-Tool Acrobat Pro.

Canva

Canva ist als kostenlose Version oder im Pro-Abo erhältlich, bei dem Ihnen noch mehr Funktionen zur Verfügung stehen. Die Desktop-Publishing-Software zeigt ihre Stärken vor allem bei der Gestaltung von E-Mail-Kampagnen und Social-Media-Elementen, zum Beispiel für Facebook, Instagram und Pinterest. Nutzen Sie hierfür einfach die Vorlagen-Sammlung in der Software.

Aber auch Präsentationen, Flyer, Poster und weitere Marketing-Materialien erstellen Sie mit Canva einfach und in guter Qualität.

Scribus

Bei Scribus handelt es sich um ein kostenloses, quelloffenes DTP-Programm. Der Leistungsumfang der Software kommt nah an den von Adobe InDesign heran. Zwar müssen Sie einige Einschränkungen, zum Beispiel bei Schriften und der Farbabstimmung, in Kauf nehmen. Jedoch lohnt es sich, das Programm als günstige Alternative zu testen.

Microsoft Publisher

Die Microsoft-Office-Anwendungen gehören auf vielen Computern zur Standardausrüstung. Das Textverarbeitungsprogramm Microsoft Word lässt sich tatsächlich auch für Desktop-Publishing verwenden. Es bietet Ihnen zahlreiche Vorlagen, zum Beispiel für Broschüren, Karten und Newsletter.

Noch besser für das Layouten und die Seitengestaltung ist jedoch Microsoft Publisher – ebenso im Microsoft 365-Abo erhältlich. Das Programm ist sehr benutzerfreundlich und bietet Ihnen viele schöne Vorlagen. Dafür fehlen einige professionelle Funktionen.

Für den gelegentlichen Gebrauch ist die Desktop-Publishing-Software von Microsoft ausreichend.


Desktop-Publishing: Von der Idee bis zur fertigen Druckvorlage

Erfahren Sie in diesem Abschnitt, wie Sie mit Desktop-Publishing Schritt für Schritt hochwertige Druckvorlagen erstellen.

1. Kreation

Am Anfang einer jeden Kreation steht die Idee. Das kann zum Beispiel eine Skizze für eine E-Mail-Kampagne oder für neue Magazine sein. Die Kreationsphase beginnt sogar noch einen Schritt vorher: mit der kommunikativen Leitidee. Diese definiert, welche Grundaussage Ihr Unternehmen überhaupt kommunizieren möchte.

Daraus leiten Sie Kommunikationsmaßnahmen ab, die Ihre Werte an die passenden Zielgruppen vermitteln.

2. Aufgabenzuweisung

Wenn Sie in der Kreationsphase die Machbarkeit Ihrer Idee im Zuge Ihrer Kommunikationsstrategie ermittelt haben, geht es an die Umsetzung: die Gestaltung konkreter Marketing-Materialien.

Erstellen Sie hierfür eine Aufgabe in Ihrem Aufgabenmanagement-System und weisen Sie diese den Verantwortlichen aus Ihrem Designteam zu.

3. Rohlayout

Nach den ersten Skizzen, die die ursprüngliche Idee visualisieren, wird ein Rohlayout erstellt. Dabei handelt es sich um einen Zwischenentwurf, der in den Maßen schon dem Endformat entspricht und die wichtigsten Elemente enthält – wenn auch teilweise nur als Platzhalter. Das Corporate Design sollte hier auf jeden Fall richtig umgesetzt sein, unter anderem mit passenden Schriften und Farbkompositionen.

Anhand des Rohlayouts haben Sie eine genaue Vorstellung davon, wie das Endprodukt aussehen wird, wie das Layout wirkt und welche Elemente noch überarbeitet werden sollten.

4. Reinlayout

Im nächsten Schritt verfeinern und finalisieren Sie das Rohlayout. Das Ergebnis ist ein Reinlayout, das möglichst genau die endgültige Druckvorlage abbildet. Ersetzen Sie hierfür auch die Platzhalter aus dem Rohlayout mit passenden Texten, Bildern und anderen (Medien-)Inhalten.

5. Reinzeichnung

Der letzte Schritt, bevor Ihr Dokument in den Druck gehen kann, ist die Reinzeichnung. Dabei handelt es sich um die endgültige Satzdatei mit finalem Layout und allen drucktechnisch notwendigen Parametern.

Mit der Reinzeichnung erhalten Sie am Ende eine reproduktionsfähige Druckvorlage zum Publizieren hochwertiger Marketing-Materialien.


Desktop-Publishing mit Smart Templates – die clevere Art, Marketing-Materialien zu erstellen

Nicht jede Broschüre, jedes Magazin oder jeder Newsletter muss jedes Mal von Grund auf neu konzipiert und kreiert werden. Machen Sie aus Ihren Rohlayouts stattdessen Smart Templates.

So ergänzen Sie die vorgefertigte Datei in Zukunft einfach nur noch mit passenden Inhalten und platzieren Ihre individuellen Bilder und Texte an der jeweiligen Stelle im Layout. Damit sparen Sie sich eine Menge Zeit und haben in wenigen Schritten eine fertige Druckvorlage erstellt.

Wenn Sie Ihre Rohlayouts als Smart Templates freigeben, kann nicht nur das Designteam damit arbeiten. Auch Mitarbeitende ohne Designvorkenntnisse erstellen mithilfe der Templates sauber gesetzte Marketing-Materialien nach allen Brand-Vorgaben.

Das Desktop-Publishing-Dreamteam: 4ALLPORTAL DAM und Chili Publisher

Ihre Smart Templates erstellen und bearbeiten Sie am besten mit dem Online-Dokumenten-Editor Chili Publisher von CHILI publish. Verknüpfen Sie diesen mit dem 4ALLPORTAL Digital Asset Management System (DAM), wird die Erstellung von professionellen Marketing-Materialien zum Kinderspiel.

Die Smart Templates von CHILI publish ziehen die Daten (Textbausteine, Grafiken und Bilder) dann aus dem DAM, der umfassenden Datenbank für Ihre Medienassets. Sie tauschen die betreffenden Elemente einfach per Drag-and-drop-Technik aus. Und schon haben Sie eine druckfertige Datei.

Diese legen Sie in Ihrem DAM-System übersichtlich ab. Das 4ALLPORTAL berechnet die Vorschau der InDesign-Datei, sodass Sie direkt im System die fertige Datei sehen.


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Fazit: Professionelles Desktop-Publishing leicht gemacht

Desktop-Publishing ist eine rechnergestützte Technologie zum Erstellen und Publizieren von Dokumenten und Marketing-Materialien. Hierfür steht Ihnen eine Fülle an geeigneten Desktop-Publishing-Programmen zur Verfügung, darunter zum Beispiel die beliebte Software Adobe InDesign. Der Trend geht dabei vermehrt zu Cloud-Publishing, also cloudbasierten Anwendungen, auf die Sie von überall Zugriff haben.

Zu Desktop-Publishing gehört aber nicht nur das Erstellen von Mediendaten, sondern auch das Verwalten und Archivieren. Dafür ist ein Digital Asset Management System ideal. Nutzen Sie zudem den Chili Publisher Connector und arbeiten Sie mit Smart Templates. So einfach geht Desktop-Publishing!


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