Digitale ArchivierungFotos, Bilder und Dateien effizienter aufbewahren

Was ist digitale Archivierung?

Die digitale Archivierung (auch elektronische Archivierung) bezeichnet das effiziente Speichern digitaler oder digitalisierter Assets auf einem elektronischen Datenträger. Der Begriff „Asset“ bezeichnet unter anderem Fotos, Bilder und jegliche Dateien, die ein Unternehmen für die weitere Verarbeitung aufbewahrt. Der Prozess kann auf dem eigenen Server (On-Premise) oder in der Cloud, also auf Servern eines Dienstleisters, durchgeführt werden.

Nutzen Sie die digitale Archivierung zu Ihrem Vorteil

Der Vorteil der digitalen Archivierung besteht in der sofortigen Auffindbarkeit und Verfügbarkeit dieser Dateien aus einem Foto-, Bilder- oder Daten-Archiv zur Weiterverarbeitung. Moderne Speichersysteme wie das 4ALLPORTAL DAM-System zeichnen sich dadurch aus, dass sie nicht mehr nur auf einem Ordnersystem beruhen. Sämtliche digitalen Dateiformate werden an einem zentralen Ort archiviert und sind per Suchfunktion anhand ihrer Verschlagwortung in Sekundenschnelle auffindbar.


Digitale Archivierung für effizientes Medienmanagement

Die digitale Archivierung von Medien-Assets ist ein Knackpunkt in vielen Unternehmen: Parallel zum Wachstum der Datenbank entstehen unübersichtliche Ordnerstrukturen und zahllose Speicherorte. Die Folge: unauffindbare Dokumente und Datensilos. Das Wiederfinden von Dateien ist zeitaufwändig und nur durch zusätzliche Kommunikation zu bewältigen. Reibungslose Workflows sind so nicht möglich.

Profitieren Sie von deutlich reduzierten Suchzeiten: Das 4ALLPORTAL DAM-System ist Ihr professionelles, digitales Archiv für alle Asset-Typen. Ab jetzt gibt es nur noch ein zentrales Medien-Archiv zum Aufbewahren Ihrer digitalen Dokumente, Fotos, InDesign-Dateien und Videos.

Die DAM-Software von 4ALLPORTAL bildet die gesamte Realität Ihres Datenbestandes lückenlos ab und zeigt Ihnen alle Medien in Ihrem Archivsystem an - übersichtlich, zeitsparend und effizient.

 

Mit Verschlagwortung Assets anreichern und einfacher wiederfinden

Um aus Fotos, Bildern und Dateien Assets zu machen, die für ein Unternehmen wertvoll sind, sollten sie bei Bedarf schnell und unkompliziert genutzt werden können. Das 4ALLPORTAL ermöglicht den zentralen und gezielten Zugriff durch eine gute Verschlagwortung. Mit 4ALLPORTAL geschieht das automatisch bereits beim Hochladen. Nutzen Sie vordefinierte Tag-Templates und die OCR-Texterkennung, um bereits beim Upload in Ihr digitales Archiv automatisch mit passenden Informationen, wie Schlagworten, Größe und Format anzureichern. Anschließend sind die Dateien gezielt über passende Suchfilter auffindbar. Das verschafft Ihnen eine bessere Übersicht und erleichtert Ihre Bildauswahl, da Sie alle Ihre Assets mit wertvollen Informationen anreichern, die allen zur Verfügung stehen und gefunden werden können.

Zeit und Geld sparen mit skalierbarer und zukunftssicherer Archivierung

Dokumente, Bilder, Fotos und Daten digital archivieren: Ihr DAM-System ist Ihr wichtigstes Medienarchiv. Mit der 4ALLPORTAL Datenbank sind Ihre Inhalte stets übersichtlich und in Sekundenschnelle griffbereit. Speichern Sie Ihre digitalen Assets in unserer Cloud und vertrauen Sie auf unsere TÜV-geprüften Server, anstatt Dateien lokal auf eigenen Rechnern und Servern abzulegen. 

Mit 4ALLPORTAL bedienen sich Ihre Mitarbeiter und Kollegen eigenständig aus dem Medienarchiv und es entfallen Medienanfragen. Verstreute lokale Speicherorte mit versteckten Datei-Inhalten gibt es nicht mehr. Das bringt eine immense Zeitersparnis mit sich, weil die Verantwortlichen keine angefragten Dokumente oder Bilder mehr verteilen und sich somit auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren. Außerdem stellen Sie Ihr Unternehmen, durch die Skalierbarkeit des Dateispeichers, zukunftssicher auf. Sie sparen Speicherplatz und damit Kosten, indem Sie nur den Speicher nutzen, den Sie auch tatsächlich benötigen.

Sparen Sie bares Geld mit einem DAM

Bei 15 Mitarbeitern im Marketing und einem Branchendurchschnittlichen Gehalt sparen Sie mit einem DAM-System ganze 27.000 € pro Jahr an Kosten ein. Glauben Sie nicht? Dann testen Sie unseren ROI-Rechner und ermitteln Ihr Einsparpotenzial.


Digitale Archivierung mit rollenbasiertem Zugriff

Mit dem Rollenkonzept Ihres 4ALLPORTAL DAM-Systems finden Sie Ihre Fotos, Bilder, Videos und Daten nach der Archivierung noch schneller wieder. Denn: Die Software zeigt den einzelnen Rollen nur die Dateien an, für die sie auch eine Zugriffsberechtigung besitzen.

Rollenspezifische Suchabfragen für Fachabteilungen wie Marketing und Vertrieb verringern die Suchzeiten. Sie vereinfachen dem Marketing das Recherchieren nach Nutzungsrechten von Stock-Material, farblich einheitlichen Bildern für eine Präsentation oder Texten mit der Volltextsuche oder OCR-Texterkennung.

Nutzungsrechte bei digitaler Archivierung klar definiert

Schon bei der Archivierung Ihrer Dateien hinterlegen Sie die Nutzungsrechte für jede Datei. So stellen Sie sicher, dass alle User die gefundenen Assets korrekt verwenden. Die Rolle Vertrieb findet beispielsweise alle für ihn relevanten  und freigegebenen Marketingmaterialien, wie Whitepaper, Präsentationen und Produktbilder, viel schneller. Je nach Suchintention kann das beispielsweise ein PDF zu einem bestimmten Produkt in der Sprache Deutsch sein.

Außerdem ermöglichen die Filesharing-Funktionen des 4ALLPORTAL DAM-Systems ein sicheres Teilen mit Externen unter Einhaltung der Nutzungsrechte. So bekommt beispielsweise ein Händler via eTicket eine Ansicht auf Produktbilder, um sich einen Überblick zu verschaffen. Der Download kann individuell ermöglicht oder verweigert werden, etwa wenn die entsprechenden Assets noch in Bearbeitung sind oder aus einem anderen Grund nicht freigegeben sind.

Mit Downloadprofilen immer das richtige Format 

Bei der Erstellung von Werbebildern, Whitepapern und anderen Dokumenten entstehen oft mehrere Versionen einer Ursprungsdatei. Aus InDesign-Dokumenten entstehen unterschiedlich große PDF-Dokumente, genauso Produktbilder und Logos in verschiedenen Formaten, wie JPEG oder PNG, weboptimiert, druckoptimiert, für Instagram oder LinkedIn. Bisher mussten aus einer Originaldatei viele weitere Dateien erstellt werden, die sich dann in zahlreichen Speicherorten wiederfanden.

Digitale Archivierung mit nur einem gespeicherten Original

Die Lösung: 4ALLPORTAL als zentrales Medienarchiv, in dem nur die Originaldatei gespeichert wird. Das System erstellt je nach Verwendungszweck mit hinterlegten Downloadprofilen passende Formate dieser einen Datei. So haben Sie zum einen nur die Originaldatei zu pflegen und sparen sich die manuelle Erstellung unterschiedlicher Formate für andere Zwecke. Zum anderen können Sie die Bilder, die Sie in Ihrem Fotoarchiv als Originaldatei hinterlegt haben, je nach Bedarf, egal ob Print, Web oder Social Media, automatisch erstellen. Ein externes Programm zur Dateikonvertierung oder die Unterstützung Ihrer Kollegen brauchen Sie fortan nicht mehr.

 

Lizenzmanagement für digitale Assets

Behalten Sie bei der digitalen Archivierung den Überblick über Ihre Lizenzen und verhindern Sie Verstöße aufgrund von falscher Verwendung. Schränken Sie schon beim Upload von Assets die Nutzungsrechte ein. Hinterlegen Sie Nutzungsfristen und legen Sie Verwendungszwecke fest. Denn nicht alle Fotos, Bilder, Videos, Daten und Dokumente, die Sie mit Ihrer Software in der Datenbank archivieren, sind zeitlos und für jedes Medium nutzbar.

Bei Fristen erinnert Sie das 4ALLPORTAL DAM-System an ablaufende Nutzungsrechte. Wenn eine Löschung bis Fristende nicht manuell geschieht, werden die Daten im DAM-Archiv automatisch für die Nutzung gesperrt und gegebenenfalls aus WordPress- oder TYPO3-Galerien entfernt.

 

 

Aktuelle Dateien und Varianten schneller finden

Bei der digitalen Archivierung mit dem 4ALLPORTAL DAM-System wird immer die aktuelle Version der Originaldatei gespeichert und allen Usern zur Verfügung gestellt. Vorherige Versionsstände bleiben in der Historie erhalten und sind wiederherstellbar. Beispiele sind nachbearbeitete Fotos oder umfangreiche InDesign-Dokumente. Die Änderungshistorie gibt in diesem Zusammenhang datenschutzkonform und rollenbasiert Auskunft darüber, welche Metadaten wann und von wem geändert wurden. Das können aktualisierte Dateinamen sein, aber auch der Freigabe-Status einer Datei.

Datei-Varianten schneller finden

Mit der Asset-Evolution finden Sie alle Varianten einer Datei auf einem Blick. Beispiel: Ein Logo wird in verschiedenen Varianten benötigt, wie transparent, mit schwarzer oder weißer Schrift, bunt oder in den Farben der Corporate Identity. Es sind Einzeldateien, die parallel gehalten und genutzt werden. Der Evolutionsbaum visualisiert die Verbindungen und verknüpft diese Dateien miteinander, die aus einer Ursprungsdatei entstanden sind, automatisch. Jede dieser Datei-Varianten gibt dabei Auskunft über die Existenz aller anderen Varianten. 

Kosteneinsparung durch ein DAM

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Das sagen unsere Kunden

  • „Mit dem 4ALLPORTAL DAM haben wir aber weitaus mehr gefunden: Neben der Datenpflege und Verwaltung von Dateien wickeln wir nun auch einen Großteil unserer Arbeitsprozesse und der dazugehörigen Kommunikation über das System ab. Zudem haben wir mit der Volltextsuche ein super Feature integriert, das uns sprichwörtlich die Nadel im Textheuhaufen finden lässt.“
    Helen KamenderMarketing Managerin
  • „Wir haben ein Produkt gesucht, das schnell ist, die direkte Anbindung an InDesign ermöglicht und nicht pro User lizensiert ist. Mit dem 4ALLPORTAL DAM haben wir genau das gefunden. Wichtig ist uns aber auch ein guter Kontakt mit dem Dienstleister, so dass unser Feedback zum Produkt aufgenommen wird und wir nicht nur irgendeine Nummer sind. Auch das stimmt bei 4ALLPORTAL.“
    Sven FeurerBrand Manager
  • ,,Das Auffinden der aktuellsten Version von Dateien gestaltete sich schwierig. Teils fanden gar besonders hochwertige Bilder keine Verwendung, weil nur einige Mitarbeiter Kenntnis davon hatten, dass diese überhaupt existieren. Aus all diesen Gründen begab sich glaskoch auf die Suche nach einer geeigneten Software für Digital Asset Management. Die Wahl fiel letztlich auf 4ALLPORTAL.“
    Oliver KleineGeschäftsführung

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