Web-to-Print

Die einfache Art, individualisierte Printprodukte zu erstellen

Sie lassen für Ihr Unternehmen regelmäßig eine Vielzahl an unterschiedlichen Printprodukten für die Geschäftsausstattung oder zu Werbezwecken drucken? Zusätzlich müssen Sie diese je nach Standort individualisieren? Für Ihre Marketingabteilung heißt das: Es trudeln ständig Anfragen für entsprechende Anpassungen von Vertriebspartnern und Mitarbeitenden aus Ihren internationalen Niederlassungen ein. Diese zu bearbeiten, kostet Zeit und Geld.

Wesentlich schneller, einfacher und kostengünstiger geht die Produktion von individualisierten Printprodukten und Werbemitteln mithilfe von Web-to-Print-Lösungen. Stellen Sie darüber hinaus eine intelligente Verknüpfung zu Ihrem Digital Asset Management System her, schaffen Sie optimale, automatisierte Produktionsworkflows. Wir zeigen Ihnen, wie es funktioniert.

Was ist Web-to-Print?

In einer sehr weit gefassten Definition meint Web-to-Print, auch Web2Print oder W2P, die Online-Beauftragung von Druckprodukten. Das können Geschäftsartikel wie Mappen, Visitenkarten und Briefpapier oder allerlei Werbemittel wie Plakate, Flyer, Broschüren, Aufsteller und Banner sein.

Diese Definition umfasst die unterschiedlichsten Funktionen des Online-Drucks:

  • In einem Web-to-Print-Shop vorgefertigte Lagerprodukte oder Print-on-Demand-Artikel bestellen

  • Druckprodukte konfigurieren und Druckdateien hochladen

  • Designvorlagen online bearbeiten und bestellen

  • Werbemittel individuell in einem Online-Editor erstellen

Wir wollen in diesem Beitrag vor allem auf solche Web-to-Print-Lösungen näher eingehen, mit denen Sie in einem firmeneigenen Web-to-Print-Shop individualisierte Drucksachen auf Basis von vorgefertigten Druckvorlagen erstellen. Anschließend übermitteln Sie die Druckdaten automatisch an Ihre Partnerdruckerei.

Closed vs. Open Shops

Solche Web-to-Print-Shops, die eigens für das Unternehmen konzipiert sind, nennt man auch Closed Shops. Hier haben lediglich Mitarbeitende, Partner und andere Nutzer mit entsprechender Berechtigung Zugriff. Open Shops sind dagegen prinzipiell für jeden über das Internet zugänglich.


Die Funktionsweise einer Web-to-Print-Software kurz erklärt

Web-to-Print-Anwendungen bestehen aus drei zentralen Komponenten: einem Online-Shop, einem Editor und einer Datenbank. Der Editor dient als Werkzeug, um die vorgefertigten Druckvorlagen zu öffnen und zu bearbeiten. Über die Datenbank versorgen Sie den Editor mit allen notwendigen Daten: Neben den Templates sind das zum Beispiel Bilder, Videos, Texte und Adressen. Im integrierten Online-Shop, Ihrem firmeneigenen Closed Shop, bestellen Sie schließlich die individuell gestalteten Drucksachen.

Und so funktioniert der Online-Druck über das Web-to-Print-System Schritt für Schritt:

  • Schritt 1: Druckvorlagen (Templates) für unterschiedliche Marketing-Materialien erstellen und im Web-to-Print-System hinterlegen.

  • Schritt 2: Passende Vorlage für gewünschtes Printprodukt auswählen.

  • Schritt 3: Vorlage im Online-Editor individuell anpassen, ergänzen und aktualisieren.

  • Schritt 4: Fertiges Printprodukt speichern.

  • Schritt 5: Druckdaten direkt online an Druckerei übermitteln, Produkt in der benötigten Auflage bestellen und liefern lassen.

  • Schritt 6: Drucksachen in Empfang nehmen, an die Points of Sale verteilen und erfolgreiches Marketing betreiben!


Was sind die Vorteile eines Web-to-Print-Systems?

Web-to-Print ist eine einfache und kostengünstige Lösung, um individualisierte Druckprodukte zu erstellen. Sie profitieren von folgenden Vorteilen:

  • Sie entlasten Ihre zentrale Marketingabteilung und Ihr Designteam.

  • Stattdessen erstellen Ihre Mitarbeitenden in der intuitiven Web-to-Print-Software eigenverantwortlich und selbstständig Drucksachen. Dafür sind keine speziellen Designvorkenntnisse notwendig.

  • Die webbasierten Web-to-Print-Lösungen sind unabhängig von Zeit und Standort zugänglich. Sie bearbeiten Ihre Werbemittel direkt im Browser.

  • Dadurch ist es ein Leichtes, Ihre regional und international verteilten Standorte, Partner und Points of Sale mit hochwertigen und abgestimmten Marketing-Materialien zu versorgen.

  • Web-to-Print-Konzepte verschlanken und beschleunigen viele Prozesse in Ihrem Unternehmen. Es entfallen sowohl aufwendige Absprachen mit der Marketingabteilung als auch lange Korrekturschleifen mit den Druckereien. Sie übermitteln Ihre Druckaufträge ohne Umwege an die Druckerei und haben Ihre fertigen Printprodukte schon nach wenigen Tagen einsatzbereit.

  • Dadurch sparen Sie einiges an Zeit und schließlich auch an Kosten.

  • Auch ein kurzfristiger Bedarf an Werbemitteln lässt sich mithilfe von Web-to-Print-Systemen schnell decken. So realisieren Sie jederzeit erfolgreiche Marketing-Kampagnen.

  • Durch die vorgefertigten, geprüften Druckvorlagen und vordefinierten Bearbeitungsberechtigungen stellen Sie sicher, dass all Ihre Brand-Vorgaben eingehalten und ausschließlich CI-konforme Printprodukte erstellt werden.

  • Zudem haben Sie im Web-to-Print-System stets den Überblick und die volle Kontrolle über alle Aktivitäten. Sie können jederzeit Ihre Bestellungen einsehen, die Bestände überprüfen und freigegebene Templates sowie Druckdateien verwalten.


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Für wen sind Web-to-Print-Lösungen geeignet?

Vor allem dezentral organisierte Unternehmen mit einem großen Netzwerk an Vertriebspartnern, Niederlassungen und Filialen profitieren von Web-to-Print-Lösungen. Web-to-Print ermöglicht es den verschiedenen Standorten, eigenständig Druckprodukte on demand zu erstellen. Diese schneiden sie individuell auf die regionalen und lokalen Anforderungen sowie Kundengruppen zu. Das ist die Voraussetzung, um erfolgreiches lokales Marketing zu betreiben.

Dabei entfallen lange Umwege über die zentrale Marketing- oder Designabteilung. Auch kleinere Unternehmen kennen das Problem von überlasteten Designteams und zu komplexen Prozessen beim Management ihrer Assets und Marketing-Materialien. Daher rechnet sich die Investition in eine passende Web-to-Print-Lösung auch für sie.

Anwendungsbeispiel: Hersteller von Fenstern und Türen

Stellen wir uns als Beispiel ein Unternehmen wie die profine GmbH vor. Der Hersteller von Profilen für Fenster und Türen produziert und vertreibt eine Vielzahl an Produkten unter drei Marken auf der ganzen Welt. 3500 Mitarbeitende zählt das Unternehmen, davon begleiten wir nun eine Außendienstmitarbeiterin bei ihrem Arbeitsalltag.

Für erfolgreiche Beratungs- und Verkaufsgespräche mit neuen sowie bestehenden Kunden in ihrem zuständigen Verkaufsgebiet braucht die Mitarbeiterin regelmäßig geeignete Printprodukte. Das sind beispielsweise Visitenkarten mit ihren persönlichen Kontaktdaten und Prospekte mit aktuellen Produkten und regionalen Preisen.

Ohne Web-to-Print

Ohne Web-to-Print-Lösung meldet sich die Außendienstmitarbeiterin nun jedes Mal, wenn Sie ein bestimmtes Druckprodukt braucht, bei ihren Kollegen und Kolleginnen in der Marketingabteilung oder im Einkauf. Mit diesen tauscht sie dann mehrere E-Mails aus, um die Details abzustimmen. Danach erstellen die Zuständigen das gewünschte Printprodukt, geben es bei einer Druckerei in Auftrag und schicken es schließlich an den Standort der Außendienstmitarbeiterin. Bis dahin sind unter Umständen einige Wochen vergangen.

Mit Web-to-Print

Mit einem Web-to-Print-System loggt sich die Außendienstmitarbeiterin einfach über den Browser an ihrem Laptop in den Web-to-Print-Shop ihres Unternehmens ein. Dort ruft sie beispielsweise die Vorlage für Visitenkarten auf. In diese pflegt sie selbstständig ihre Kontaktdaten ein, übermittelt die fertige Druckdatei unmittelbar an die Partnerdruckerei und lässt die neuen Visitenkarten direkt zu sich versenden. Und das alles noch am selben Tag.

Je nach Lieferzeit der Druckerei ist die Außendienstmitarbeiterin schon nach kürzester Zeit wieder mit Visitenkarten versorgt und kann sich erfolgreich mit Kunden aus der Region vernetzen.

Wie genau unser Kunde profine GmbH mithilfe unserer 4ALLPORTAL-Lösung sein globales Produktions- und Vertriebsnetzwerk mit Assets bedient und diese professionell verwaltet, können Sie in unseren Success Stories nachlesen.


Verbindung von Web-to-Print mit Ihrem DAM-System

Nehmen wir wieder unsere Außendienstmitarbeiterin vom vorherigen Beispiel: Noch einfacher wird ihr Workflow, wenn sie im Online-Editor des Web-to-Print-Systems nicht jedes Mal aufs Neue ihre Daten manuell in die Vorlagen einpflegen muss, sondern diese schon im System hinterlegt sind. Die passenden Datensätze wählt sie dann einfach mit wenigen Klicks aus und vervollständigt ihre Visitenkarten somit völlig automatisch.

Verknüpfen Sie hierzu Ihr Digital Asset Management System und Product Information Management System mit einer Web-to-Print-Lösung und nutzen Sie den Chili Publisher Connector für 4ALLPORTAL DAM.

Das kann die intelligente Schnittstelle

Chili Publisher ist ein Web2Print-Online-Editor des Software-Anbieters CHILI publish, mit dem Sie Vorlagen für Ihre Marketing-Materialien erstellen und bearbeiten. Über die Schnittstelle zum 4ALLPORTAL DAM-System haben Sie dabei direkten Zugriff auf all Ihre Assets, Medien und Daten.

Ob Bilder, Videos, Texte, Produktdaten oder Kontaktdaten und Adressen – ziehen Sie diese einfach per „Drag and Drop“ in Ihre Templates und erhalten Sie automatisch druckfertige Printprodukte.

Die erstellten Marketing-Materialien speichern und verwalten Sie wiederum übersichtlich in Ihrem DAM-System.

So erstellen Sie Printprodukte mit dem Chili Publisher Connector

  1. Das Designteam Ihres Unternehmens erstellt über den Online-Dokumenten-Editor Chili Publisher Templates für alle möglichen Printprodukte wie Flyer, Plakate und Broschüren. Dabei ist es auch möglich, Adobe InDesign- und Illustrator-Dateien umzuwandeln.

  2. Im gleichen Zuge stellt das Designteam sicher, dass die Druckvorlagen sowohl CI-konform sind als auch alle Druckanforderungen erfüllen. Gleichzeitig legt das Designteam fest, welche Elemente der Templates bearbeitet werden dürfen.

  3. Die fertigen Templates hinterlegt das Designteam im Web2Print-Closed-Shop Ihres Unternehmens.

  4. Wollen Sie ein Printprodukt bestellen, rufen Sie nun im Online-Editor die benötigte Druckvorlage auf. In dieser passen Sie Texte, Logos, Bilder und weitere Elemente nach Ihrem Bedarf an und erstellen somit individuelle Marketing-Materialien.

  5. Die benötigten Medien und Datensätze ziehen Sie aus Ihrem verknüpften 4ALLPORTAL DAM und PIM und fügen sie mit einem Mausklick an der passenden Stelle im Template ein.

  6. Die fertige Printdatei übermitteln Sie über den Online-Shop an Ihre Partnerdruckerei. Diese druckt die Produkte in der georderten Ausführung und Anzahl und liefert Ihnen diese direkt ins Unternehmen oder an den gewünschten Standort.

  7. Nach wenigen Tagen halten Sie Ihre individualisierten Drucksachen in den Händen.


Workflow optimieren mit der 4ALLPORTAL-Lösung

Die Schnittstelle zwischen DAM und Chili Publisher sorgt für reibungslose Abläufe bei der Produktion und Verwaltung all Ihrer Marketing-Materialien.

Zentrale Plattform zur Erstellung von Druckprodukten

Durch die Chili Publisher Integration in 4ALLPORTAL DAM schaffen Sie eine zentrale Plattform zur Erstellung von hochwertigen Druckprodukten. Sowohl das DAM als auch das Web-to-Print-System sind standortunabhängig online zugänglich. So können alle Mitarbeitenden an unterschiedlichen Niederlassungen, Vertriebspartner oder Händler auf ihre Bedürfnisse abgestimmte Drucksachen erstellen. Die konkreten Zugriffsberechtigungen legen Sie nach Bedarf individuell fest.

Das DAM- und PIM-System ist dabei Ihre zentrale Datenquelle, sodass Sie bei der Anpassung Ihrer Printprodukte stets auf korrekte und aktuelle Daten zurückgreifen.


Vereinfachen Sie die Suche im DAM mit der intelligenten Verschlagwortung durch die Thesaurus-Funktion.


Automatische Aktualisierung der Datensätze

Die Chili Publisher Integration ermöglicht es, Assets zwischen den Systemen unkompliziert auszutauschen. Ändern Sie Ihre Datensätze im DAM-System, aktualisieren sich die Dokumente im Editor automatisch. So arbeiten Sie stets mit aktuellen Versionen.

Einhaltung der Brand-Vorgaben

Sorgen Sie für eine kontrollierte und gesteuerte Erstellung von Marketing-Materialien, die alle Brand-Vorgaben erfüllen und dem Corporate Design entsprechen. Das Layout ist durch die Druckvorlagen vorgegeben, ebenso entsprechen die im DAM-System verwalteten Assets allen Anforderungen. Durch zusätzliche Meta-Informationen sowie Zugriffsberechtigungen stellen Sie eine korrekte Verwendung sicher.

Vermeidung von Fehlern

Über Web-to-Print-Systeme erstellen auch Mitarbeitende ohne Designkenntnisse Printprodukte – und das völlig fehlerfrei. Die Templates sind von Ihrem kompetenten Designteam erstellt und vorab von der Druckerei abgenommen, sodass es im Nachhinein keine unschönen Überraschungen, wie zum Beispiel Farbabweichungen, gibt. Das automatische Ausfüllen der Templates durch das DAM-System hält die manuellen Anpassungen zudem in Grenzen. Auch an dieser Stelle entstehen somit keine inhaltlichen oder formalen Fehler.

Zeit- und Kostenersparnis

Alle genannten Punkte sorgen letztendlich für eine enorme Zeit- und Kostenersparnis. Viele Zwischenschritte entfallen, darunter langwierige Absprachen mit der Marketingabteilung und den Druckereien oder das Zusammensuchen von passenden Assets. Stattdessen profitieren Sie von einer kürzeren Time-to-Market und realisieren Ihre Web-to-Print-Projekte in wenigen Klicks und mit nur einer Plattform.


Unsere Neuheiten

Interessante Blogeinträge, Tipps, Ratgeber und vieles mehr rund um das Thema DAM und PIM. Wir sind sehr bemüht Ihnen Hilfestellung bei schweren Entscheidungen zu geben.


Die häufigsten Fragen zu Web-to-Print

Was ist Web-to-Print?

Web-to-Print (W2P) ist eine Technologie, um über das Internet individualisierte Druckprodukte wie Visitenkarten, Flyer, Plakate und mehr zu erstellen.

Wie funktioniert Web-to-Print?

In einem Web-to-Print-Online-Shop stehen Ihnen Druckvorlagen für unterschiedliche Werbemittel zur Verfügung. Diese bearbeiten und konfigurieren Sie über einen einfach zu bedienenden Online-Editor. Nach der Fertigstellung übermitteln Sie Ihre personalisierten Druckdateien online an die Druckerei, die sich unmittelbar an den Druck macht.

Was ist ein Closed Shop?

Closed-Web-to-Print-Shops sind firmeneigene Online-Shops zur Bestellung von Printprodukten. Auf das Closed-Shop-System haben nur berechtigte Personen Zugriff, zum Beispiel Mitarbeitende und Vertriebspartner.

Welche Vorteile haben Web-to-Print-Systeme?

Mit Web-to-Print-Systemen produzieren Sie sehr einfach, schnell und kostengünstig die vielfältigsten Drucksachen – und das direkt online. Diese individualisieren Sie ganz nach Ihren Vorstellungen, sodass Sie für jede Marketing-Kampagne abgestimmte Werbemittel erhalten.