Textverwaltung

Textbausteine einfach managen

Kaum ein Unternehmen verwaltet seine Texte effizient. Texte gibt es bloß als Fließtext in einer Textdatei. Die Dateiverwaltung hingegen ist schon deutlich moderner – ein DAM oder DMS bietet eine DSGVO-konforme digitale Archivierung und ermöglicht das schnelle Auffinden. Dabei entstehen jedoch schnell mal eine Vielzahl an redundante Dateien.

Lesen Sie, wie Sie Textbausteine richtig verwalten und Ihre Dateiablage gleichzeitig kräftig aufräumen.

Was sind Textbausteine?

Sehr viele Fließtexte in einem Unternehmen folgen der immer gleichen Struktur. Einzelne Abschnitte dieser Struktur sind die Textbausteine. Damit besteht jeder wiederkehrende Texttyp aus vielen Textbausteinen mit gleichem oder ähnlichem Inhalt.

Ein Beispiel:

Ein Weinhändler erstellt für jeden Wein einen Beschreibungstext, den er für Printmaterialien, wie Flyer und Broschüren, seinen Onlineshop und Onlinewerbung, wie Google Shopping nutzt. Die Texte haben immer den gleichen Aufbau.

  • Beschreibung des Geschmacks
  • Vorschläge für passende Gerichte
  • Nennung und Beschreibung der Weinregion
  • Winzerbeschreibung
  • Verzehr- und Aufbewahrungsempfehlung

Weinkenner wissen: Kaum ein Wein schmeckt wie der andere. Doch die Aufbewahrungsempfehlung oder die Beschreibung des Winzers ändert sich nicht. Also warum für jeden Wein die passenden Textbausteine in anderen Textdateien suchen?


Textbausteinverwaltung im DAM

Ein Digital Asset Management System (DAM) verwaltet im herkömmlichen Sinne Mediendateien, wie Bilder, Videos und Audios. Das 4ALLPORTAL DAM entspricht jedoch viel mehr einem Master Data Management System und eignet sich ebenso für die Verwaltung von Produktinformationen, Kontaktdaten und Textbausteinen.

 


So verwalten Sie Textbausteine

Zurück zu unserem Weinhändler, der alle Weine in seinem Product Information Management System (PIM) pflegt. Er hinterlegt durch vordefinierte Auswahlfelder Rebsorte, Winzer, Sorte, Jahrgang, Geschmack und vieles mehr. Anschließend erstellt er die passenden Marketing-Materialien. Und dazu gehört ein umfassender Beschreibungstext.

1. Textbausteine anlegen

Erstmals bietet er einen Wein aus Italien an und verfasst daher einen kleinen Beschreibungstext zur Weinregion und dessen Besonderheiten. Diesen Textabschnitt pflegt er als eigenes Objekt in dem Modul zur Textbausteinverwaltung. Das Vorgehen unterscheidet sich kaum vom Einpflegen anderer Objekte und Dateien, wie Bilder oder Videos. Durch Schlagworte, beispielsweise Kategorie, Texttyp und Sprache, wird der Textbaustein später schnell auffindbar.

2. Textbausteine wiederverwenden

Zurück im PIM-Modul und dem passenden Wein, baut der Weinhändler den Beschreibungstext nach der vorgegebenen Struktur auf. Individuelle Textabschnitte, wie der Geschmack, schreibt er direkt in ein Textfeld am Produkt. Alle wiederkehrenden Textbausteine sucht er sich aus dem Textmodul zusammen. Der Textbaustein liegt physisch nur einmal im System vor, an dem Produkt wird lediglich das Original referenziert.

3. Textbausteine freigeben

Arbeitet der Weinhändler in einem Team, nutzt er das Freigabemodul, um Textbausteine freizugeben. Dafür erstellt er eine Aufgabe für einen Mitarbeiter und dokumentiert Änderungswünsche direkt am Textbaustein.

Bestehen für die Textbausteine Lizenzbedingungen oder es dürfen nur berechtigte Mitarbeiter auf die Bausteine zugreifen, kann der Weinhändler entsprechende Lizenzbedingungen bzw. Berechtigungskonzepte hinterlegen.

Nice-to-have: Läuft eine Lizenz ab, sperrt die Software den Textbaustein für die weitere Verwendung.

4. Textbausteine bearbeiten

Die Beschreibung ist nicht mehr aktuell oder soll bearbeitet werden: Der Weinhändler geht zurück in das Textmodul und bearbeitet das Original. Automatisch aktualisieren sich sämtliche Referenzen an den Produkten.

Übrigens: Über die Versionierung ist der alte Textbaustein nicht verloren, sondern jederzeit wiederherstellbar.

5. Textbausteine ausspielen

Über die REST-API oder andere Integrationsmöglichkeiten überträgt der Weinhändler die Textbausteine kanalspezifisch in die jeweiligen Vertriebskanäle.

Beispiele:

  • Web-to-Print: Im BrandShop sind smarte Templates hinterlegt, die mit den Daten aus dem 4ALLPORTAL gefüllt werden. Die Textbausteine werden beispielweise für den Produktflyer direkt an die passende Stelle gesetzt. Per Klick geht der Auftrag direkt an die Partner-Druckerei.
  • Onlineshop: Über die Schnittstelle versorgen der Weinhändler das Backend des Shopsystems direkt mit dem passenden Beschreibungstext – bestehend aus den Textbausteinen. Die jeweiligen Sprachversionen für einen internationalen Shop sind in wenigen Sekunden ebenfalls zusammengeklickt.

Automatisieren Sie Ihre Kreativ-Prozesse und nutzen Sie smart Templates für dynamische Werbekampagnen.

In nur 30 Minuten zeigen Gerd von CHILI publish und Dominic von 4ALLPORTAL, wie Sie Ihr Marketing revolutionieren.


Für wen ist Textverwaltung geeignet?

Die Antwort ist einfach: für jedes Unternehmen. Neben dem Beispiel zu Produkttexten gibt es noch viele andere Textarten in Unternehmen, die sich ständig wiederholen – unabhängig von Unternehmensbranche oder -größe.

Beispiele:

  • Stellenanzeigen
  • Unternehmensbeschreibung
  • Mailing-Anschreiben
  • Leistungsbeschreibungen für Angebote
  • Und vieles mehr

Vorteile der Textbausteinverwaltung

Ressourcen sparen

Marketing-Materialien mit gleichem Aufbau: Klicken Sie sich schnell und einfach alle Textbausteine zu einem fertigen Text zusammen.

Arbeit reduzieren

Unabhängig vom Ausgabekanal, wie Flyer, Onlineshop oder Google Shopping: Sie pflegen jeden Textbaustein nur einmal.

Schneller aktualisieren

Ändern Sie einzelne Textbausteine lediglich am Original, alle Verlinkungen aktualisieren sich automatisch.

Fehler minimieren

Alle Mitarbeiter arbeiten mit den gleichen – und aktuellsten – Textbausteinen.

Effizient arbeiten

Pflegen Sie alle Marketing-Materialien in einem Portal: Bilder, Audios, Videos, Produktinformationen und zukünftig auch Texte.

Verwendung monitoren

Über die Verwendungshistorie sehen Sie ein, von wem, wann und wo der Textbaustein verwendet wird und erhalten so die volle Kontrolle über Ihre Daten.

Varianten verknüpfen

Verknüpfen Sie die verschiedenen Varianten eines Textbausteins miteinander und erhalten so beispielsweise alle Sprachversionen auf einen Blick.


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