Master Data Management

Wie Sie Ihre Stammdaten richtig verwalten

Sie sind es leid, Ihre Daten aus unterschiedlichen Datensystemen zusammenzusuchen? Verwalten Sie in Ihrem Unternehmen eine große Menge an Daten, kommen Sie nicht um ein Master Data Management System herum. Nur so behalten Sie den Überblick sowie die volle Kontrolle über Ihre Datenbestände und stellen eine hohe Datenqualität sicher.

Wir verraten Ihnen in diesem Beitrag, welche Vorteile Master Data Management hat und bei welchen Herausforderungen Ihnen ein solches System behilflich ist.

Master Data Management (MDM) – eine Definition

Master Data Management (MDM) ist eine Methode, um geschäftskritische Daten abzulegen, zu speichern und zu verwalten. MDM ermöglicht Ihnen eine Konsolidierung Ihrer Daten: Sie führen die Informationen aus unterschiedlichen Datenbanken einfach in ein zentrales Zielsystem zusammen. Von dort aus lassen sich die Daten wieder in andere Systeme verteilen.

Dafür bietet eine entsprechende Master Data Management Software idealerweise Schnittstellen zu Drittsystemen wie CRM, Warenwirtschaftssystemen, ERP-Systemen und DAM.

Das Master Data Management stellt die Konsistenz von großen Datenbeständen sicher, verbessert die Datenqualität und verhindert Verluste. Außerdem eliminiert es redundante Datensätze, sogenannte Dubletten.

Ziel ist ein Single Point of Truth, also eine zentrale Datenbasis für das gesamte Unternehmen. Diese ist

  • einheitlich,

  • vollständig,

  • korrekt,

  • eindeutig,

  • verlässlich,

  • aktuell.


Was ist der Unterschied zwischen Master Datamanagement und Stammdatenmanagement?

Im Grunde ist Master Data Management ein anderer Begriff für Stammdatenmanagement. Bei Stammdaten handelt es sich um wichtige Grunddaten eines Betriebs.

Typische Stammdaten sind beispielsweise:

  • Kundendaten

  • Produktdaten

  • Lieferantendaten

  • Mitarbeiterdaten

  • Assetdaten

  • Standortdaten

Stammdaten sind statische Daten. Das heißt, dass sie dauerhaft oder zumindest über einen längeren Zeitraum gültig sind und sich nicht verändern. Die entsprechenden Datensätze speichern Sie langfristig ab und aktualisieren sie nur periodisch.

Master Data Management ist ideal für die Stammdatenverwaltung. Im besten Fall bildet die verwendete Software aber auch Bewegungsdaten ab.

Bewegungsdaten sind dynamische Daten. Sie verändern sich kontinuierlich und sind nur für einen begrenzten Zeitraum gültig.

Bewegungsdaten bauen auf Stammdaten auf und aktualisieren diese. Beispiele dafür sind:

  • Bestandsänderungen

  • Preise

  • Bestellungen

  • Rechnungen

Mit einer Master Data Management Software erfassen Sie also alle geschäftsrelevanten Grunddaten sowie Informationen aus Transaktionen in einem System.


Wann brauche ich ein Master Data Management?

Ein zentrales Stammdatenmanagement bringt Ihnen viele Vorteile. Wir nennen Ihnen acht gute Gründe, warum Master Data Management das Richtige für Ihr Unternehmen ist.


1. Größe und Branche des Unternehmens

Master Data Management ist für jede Unternehmensgröße und jede Branche relevant. Schließlich arbeitet jedes Unternehmen mit einer Vielzahl an unterschiedlichen geschäftsrelevanten Datenbeständen. Je nach Umfang und Komplexität ist deren Verwaltung mit mehr oder weniger Aufwand verbunden. Für die Pflege von Produkt- und Kundendaten nutzen viele Unternehmen beispielsweise eine Software für das Produktinformationsmanagement.

Vor allem Unternehmen, die physische und virtuelle Produkte herstellen und handeln, profitieren von einer zentralen Stammdatenverwaltung. Darunter fallen beispielsweise Online-Versandhändler mit einem umfassenden Sortiment.

Aber auch für die Medienbranche ist Master Data Management interessant, um beispielsweise eine eigene Datenbibliothek aufzubauen. So nutzen die Fernsehsender RTL und ProSieben unsere 4ALLPORTAL-Lösung, um die Daten all ihrer Medieninhalte übersichtlich an einem Ort zu speichern – von Beschreibungstexten über Bilder bis hin zu den Metadaten zu einem Film.

2. Größe und Vielfalt der zu verwaltenden Datenmenge

Wichtiger als die Größe des Unternehmens ist die Größe der Datenmenge. Arbeiten Sie in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Organisation nur mit einer kleinen Datenmenge, ist es in der Regel kein Problem, diese in unterschiedlichen Systemen zu verwalten. Für Ihre Kundendaten nutzen Sie dann beispielsweise eine entsprechende CRM-Software, während Sie für Ihren Warenbestand und Warenfluss ein passendes Warenwirtschaftssystem pflegen.

Anders sieht es aus, wenn Sie mit einer sehr großen und vielfältigen Datenmenge zu tun haben. Dann ist ein Master Data Management System unverzichtbar, um die Konsistenz und Qualität der Daten zu gewährleisten. Kommen die Daten noch dazu aus vielen verschiedenen Datenquellen, hilft Ihnen das Master Data Management, die Übersicht zu behalten und alle relevanten Informationen an einem Ort zu sammeln.

Ein gutes MDM-Tool verarbeitet die unterschiedlichsten Arten von Daten und ermöglicht eine einfache Datenintegration von Drittsystemen.

3. Kontrolle über die Daten

In Ihrem Unternehmen arbeitet jede Abteilung mit einem eigenen Datenbestand, den Sie nur mit Hürden einsehen können? Die Daten werden parallel in unterschiedlichen Systemen aufbewahrt? Sie ärgern sich mit Dubletten und unterschiedlichen Versionen herum? Gleichzeitig wissen Sie nicht genau, wer welche Datensätze wofür benutzt?

Mithilfe eines Master Data Managements holen Sie sich die Kontrolle über Ihre Daten zurück.

  • Datensilos auflösen: Im MDM sind alle Daten an einem Ort zentral gespeichert. So verhindern Sie, dass wichtige Informationen in den Tiefen der Datensilos verloren gehen oder brachliegen. Weisen Sie Ihren Mitarbeitenden in der Datenmanagement-Software unterschiedliche Rollen und Zugriffsrechte zu. Damit steuern Sie, wer welche Daten sehen und bearbeiten darf.

  • Single Point of Truth: Ziehen Sie über Schnittstellen Daten aus verschiedenen Systemen und verteilen Sie diese – über nur ein zentrales System.

  • Transparenz: Versions- und Verwendungshistorien stellen eine hohe Transparenz sicher. Sie können jede Veränderung des Datenbestands nachvollziehen und haben volle Kontrolle über die Verwendung.

  • Überblick: Das Master-Datenmanagement erleichtert das Monitoring und die Analyse. Sie haben stets einen Überblick über alle relevanten Daten und können darauf basierend strategische Geschäftsentscheidungen treffen.


Brauche ich ein PIM-System?

Finden Sie in unserem Leitfaden heraus, wann sich das PIM-System von 4ALLPORTAL für Ihr Unternehmen rechnet.


4. Datenqualität erhöhen

Wenn Sie mit einer Reihe von verschiedenen Systemen arbeiten, besteht die Gefahr, dass Sie Daten doppelt pflegen und unnötigen Speicherplatz für Dubletten verschwenden. Gleichzeitig ist das Risiko erhöht, dass unterschiedliche Versionen umgehen und sich Fehler einschleichen.

Nutzen Sie das Stammdatenmanagement zur Datenbereinigung. Sie machen Dubletten schnell ausfindig und vermeiden eine doppelte Datenhaltung. Die Daten lassen sich einfach aus verschiedenen Quellen in ein System migrieren und erfassen. Das erleichtert Ihnen die Datenaufbereitung, zum Beispiel bei Unternehmenszusammenschlüssen.

5. Verwaltung statt Ablage

Der große Vorteil von Master Data Management ist, dass Sie damit Daten speichern, verwalten und perfekt nutzen.

Als Beispiel schauen wir uns mal einen Onlineshop an. Speichern Sie sämtliche Produktdaten und die dazugehörigen Assets an nur einem Ort, wie:

  • Artikelnummer

  • Lagerbestand

  • Preis

  • Größe, Farbe, Varianten, etc.

  • Produktbilder

  • Beschreibungstexte

  • Flyer 

  • Und vieles mehr

Sucht nun ein Mediengestalter nach einem bestimmten Produkt, um ein passendes Produktbild in der Broschüre zu platzieren, kann sich dieser dies ganz einfach selbst per Self-Service aus dem MDM ziehen. Über die Artikelnummer sind sämtliche Produktzugehörigen Informationen und Assets ins Sekundenschnelle auffindbar. Sind das Master Data Management System und das Shopsystem richtig miteinander verknüpft, lassen sich sogar Produkttexte und Bilder direkt aus dem MDM heraus im Onlineshop ändern. 

Möchten Sie lediglich Daten abspeichern und verwahren, dann brauchen Sie nicht unbedingt ein umfassendes Stammdatenmanagement. Wenn Sie jedoch aktiv mit Ihren Stammdaten und Bewegungsdaten arbeiten möchten, sollten Sie in moderne Master Data Management Tools wie das 4ALLPORTAL investieren.

6. Kosten sparen und Produktivität steigern

Sie müssen Ihre benötigten Daten immer erst lange in den unterschiedlichen Datenbeständen suchen? Bei Änderungen fassen Sie die Datensätze in den verschiedenen Systemen doppelt an? Sie brauchen ein bestimmtes Produktfoto, doch die Marketingabteilung antwortet erst nach Tagen auf Ihre Anfrage?

All diese Szenarien verursachen im Unternehmensalltag viele lästige und zeitaufwendige Arbeitsschritte. Sparen Sie mit Master-Datamanagement Zeit und Geld und steigern Sie die Produktivität.

  • Pflegen und migrieren Sie mithilfe des Master Data Managements Ihre Daten völlig automatisch: Das spart Zeit und verhindert Fehler, die durch die manuelle Pflege zwangsläufig entstehen.

  • Fördern Sie mit MDM den betriebsinternen Datenaustausch. Datensätze lassen sich einfach mit externen Mitarbeitenden, Geschäftspartnern, Lieferanten und Co. teilen. Gleichzeitig regeln unterschiedliche Benutzerrollen die verschiedenen Berechtigungen.

  • Sparen Sie sich Kosten bei Ihrer IT-Architektur: Das zentrale Datensystem erleichtert viele Prozesse und vermeidet redundante Technologien.

  • Tools wie das 4ALLPORTAL setzen auf Self-Service: Die Datenaufbereitung ist übersichtlich, jeder findet sich selbst zurecht. Lange Einarbeitungszeiten in komplexe EDV-Anwendungen gehören so der Vergangenheit an.

  • Nutzen Sie die vielfältigen Zusatzfeatures: Verbinden Sie beispielsweise das MDM mit Web-to-Print-Lösungen und einem Digital Asset Management System. Im Vertrieb erstellen Sie dann eigenständig in automatisch ausgefüllten Templates Druckerzeugnisse oder personalisierte Mailings. Die Mediengestaltung kann sich währenddessen ganz auf kreative Aufgaben konzentrieren.

  • Speisen Sie Ihr CMS oder Shopsystem automatisch mit den Datensätzen aus dem Master Data Management System: Tauschen Sie beispielsweise den Beschreibungstext für ein Produkt im MDM aus, verändert sich dieser gleichzeitig im Onlineshop, ohne dass Sie dort manuell etwas anpassen müssen.

  • Erhöhen Sie mit MDM den Unternehmenserfolg: Hochwertige Stammdaten sind die Basis für erfolgreiche Geschäftsprozesse, verbesserte Kundenerlebnisse und sorgen für eine Umsatzsteigerung.

Insgesamt haben die optimierten Prozesse durch MDM Vorteile auf verschiedenen Ebenen: aus IT-Sicht, für die Mitarbeitenden und aus Unternehmenssicht.

7. Unabhängiger Datenaustausch in der Cloud

Nutzen Sie unsere 4ALLPORTAL-Lösung für Master Data Management einfach als Cloud-Anwendung. Den sicheren und reibungslosen Betrieb überlassen Sie dann ganz uns, wodurch Sie weitere wertvolle Ressourcen sparen.

Das Gute an der Cloud-Version: Sie ist überall für alle zugänglich. Das erleichtert die Arbeit an verschiedenen Standorten und aus dem Homeoffice. Auch die Zusammenarbeit mit externen Parteien ist über die Cloud möglich. Sie weisen Ihren Mitarbeitenden, Kunden, Lieferanten und anderen Partnern einfach entsprechende Rollen zu.

8. Compliance einhalten

Die Funktionen des Master Data Managements im 4ALLPORTAL erleichtern es Ihnen, Compliance-Vorschriften einzuhalten:

  • Sie versenden Ihre Daten verschlüsselt über eTicket.

  • Sie speichern Ihre Daten in deutschen Rechenzentren mit TÜV-zertifizierten Servern.

  • Sie sorgen für eine verifizierbare und sichere Datenintegration.

  • Sie stellen ein DSGVO-konformes Management personenbezogener Daten sicher.

Da Sie alle Daten an einem Ort verwalten, können Sie zudem besser und schneller auf neue Compliance-Anforderungen reagieren.


Unsere Neuheiten

Interessante Blogeinträge, Tipps, Ratgeber und vieles mehr rund um das Thema DAM und PIM. Wir sind sehr bemüht Ihnen Hilfestellung bei schweren Entscheidungen zu geben.


Die häufigsten Fragen zu Master Data Management

Was ist Master Data Management?

Master Data Management ist eine Methode zur Stammdatenverwaltung. Geschäftsrelevante Daten werden hierbei aus verschiedenen Datenquellen zentral an einem Ort zusammengeführt, gespeichert und verwaltet. Dadurch stellen Unternehmen eine hohe Datenqualität und Konsistenz vor allem bei großen Datenmengen sicher.

Was macht ein Master Data Manager?

Master Data Manager sind Experten für die Optimierung des Stammdatenmanagements und die Ansprechpartner für alles zum Thema Master Data. Sie kümmern sich um die Datenbereinigung, verbessern die Datenqualität, führen Analysen durch und sorgen dafür, dass definierte Richtlinien des Master Data Managements eingehalten werden.

Was ist ein Master Data Management System?

Ein Master Data Management System ist eine Software zur Verwaltung der Stammdaten. Ein ideales Master Data Management System bietet vielfältige Funktionen und Schnittstellen, um eine möglichst einfache und automatische Datenpflege und -verwaltung zu ermöglichen.

Was sind Stammdaten?

Als Stammdaten bezeichnet man die geschäftskritischen Grunddaten eines Unternehmens, beispielsweise Adressdaten von Kunden, Daten über Mitarbeitende, Produkte und Material. Das Besondere an Stammdaten ist, dass sie sich kaum verändern. Sie sind statisch und langfristig gültig.

Was sind Bewegungsdaten?

Bei Bewegungsdaten handelt es sich um sehr dynamische und kurzlebige Daten. Sie beschreiben Zustandsveränderungen und bilden beispielsweise den Lagerbestand, Aufträge und Rechnungen ab.