Home-Office in Zeiten von COVID-19: So wichtig ist die Digitalisierung

Home-Office in Zeiten von COVID-19: So wichtig ist die Digitalisierung

Die COVID-19 Pandemie beschäftigt seit Wochen die ganze Welt. Auch wenn viele einer baldigen Lockerung entgegenfiebern, so wird uns Corona noch eine ganze Weile in Schach halten. Viele Wissenschaftler fürchten sogar, dass sich Corona-Infektionen zukünftig saisonal verbreiten könnten.

Die Auswirkungen der Pandemie sind jedoch nicht nur im persönlichen Leben, sondern auch im Berufsalltag deutlich spürbar. Hunderte Unternehmen in Deutschland müssen vorübergehend die Pforten schließen, ebenso steht es um Bildungseinrichtungen wie Kitas, Schulen oder Universitäten. Während Corona in weiten Teilen für kompletten Stillstand sorgt, stellt das Home-Office für viele Angestellte jedoch eine praktische Alternative zur Präsenz im Betrieb dar.

Laut einer aktuellen BVDW-Umfrage unter Angestellten in Deutschland, sind knapp 46 % der Unternehmen technisch nicht in der Lage dazu, die Arbeit im Home-Office verrichten zu lassen. Würden diese Zahlen auf die breite Masse zutreffen, so müssten fast 50 % der deutschen Wirtschaft auf Eis gelegt werden.

Bei der Befragung wurde ebenfalls deutlich, dass sich 58 % der Angestellten ausdrücklich wünschen aus dem Home-Office zu arbeiten. Allerdings wurde ebenfalls betont, dass in diesem Kontext eine Lösungsfindung vom Arbeitgeber erwartet wird.

Angesichts dieser Thematik sehen sich Geschäftsführer natürlich mit etlichen Fragen konfrontiert:

  • Wie lassen sich interne Arbeitsprozesse im Home-Office abwickeln?
  • Wie erfolgt die Arbeitsverteilung und Erfolgskontrolle?
  • Wie beeinflusst die dezentrale Arbeitsweise unser Kerngeschäft?
  • Wie erfolgt der Zugriff auf firmeninterne Daten? (Stichwort: IT-Rechte)
  • Welche technischen Voraussetzungen müssen wir erfüllen?

Die Anforderungen an Unternehmen für die Arbeit im Home-Office

Im Hinblick auf die Arbeitsverlagerung ins Home-Office, stellen Arbeitsgeräte wie Laptops oder Smartphones meist das geringste Problem dar. Schließlich lassen sich, beim Nichtvorhandensein von Firmengeräten, im Notfall auch private Geräte nutzen.

Die eigentlichen Probleme tauchen meist erst im zweiten Schritt auf, wenn es um den Zugriff auf firmeninterne Daten oder Anwendungen geht. Typische Herausforderungen fallen dabei meist in den folgenden Bereichen an:

  • Einrichtung von VPN-Zugängen für alle Mitarbeiter im Home-Office
  • Zugriffsrechte auf firmeninterne Filesysteme und Server
  • Zugang zu essenzieller Unternehmenssoftware
  • Fehlende Prozesse zur Datenaufbereitung, Korrektur und Sicherung
  • Zugriff auf firmeninterne E-Mail-Postfächer

Zentraler Zugriff auf Unternehmensdaten & Workflow-Automation

Eine nachhaltige Lösung für die genannten Probleme stellt in diesem Zusammenhang ein Digital Asset Management dar. Diese multifunktionalen Mediendatenbanken erlauben beispielsweise den einfachen Zugriff auf eine zentrale Ablagestruktur, ohne komplexe IT-Prozesse in Gang treten zu müssen.

Der Login zur Mediendatenbank erfolgt in diesem Kontext meist per Benutzername/E-Mail und Passwort. Sämtliche Zugänge werden dabei durch ein personalisierbares Rollen- und Rechteverwaltung geschützt. Dadurch wird von Anfang an festgelegt, auf welche Systempfade oder Daten eine gewisse Benutzergruppe zugreifen darf. Unerlaubte Lese- oder Schreibzugriffe lassen sich somit von Beginn an vermeiden.

Allerdings können über ein solches System nicht nur die Zugriffe auf Daten realisiert werden, sondern es lassen sich auch von Freigabe-, Bearbeitungs- und Kommunikationsprozess abbilden.

Die Arbeit mit dem DAM-System im Home-Office

Was ist ein DAM

Ein DAM-System stellt sozusagen den zentralen Zugriffspunkt für alle Mitarbeiter im Unternehmen dar. Um die tägliche Arbeit aus dem Home-Office zu beginnen, ist dadurch nur noch ein Login notwendig, um Zugang zu allen notwendigen Dokumenten und Informationen zu erhalten.

Durch die Schnittstelle zu Drittsystemen (z.B. SAP ) ist es sogar möglich das DAM automatisiert mit Daten von außerhalb zu befüllen. Bestehende Workflows und Prozesse lassen sich somit problemlos im DAM abbilden.

Hinzu kommt, dass sich zahlreiche hilfreiche Informationen am Workflow selbst entnehmen lassen:

  • Wer hat den Workflow erstellt?
  • Wer ist verantwortlich, wer nur beteiligt?
  • Wann ist die Abgabefrist für das Projekt / für die Aufgaben?
  • Welche Informationen wurden hinzugefügt (wann und von wem)
  • Welche Dokumente oder Dateien sind relevant (Anhänge)?

Zusätzlich können Sie die gesamte Kommunikation direkt an der Aufgabe bzw. am Workflow vornehmen. Dadurch werden u.a. lange E-Mail-Ketten vermieden und stattdessen ein zentraler Punkt der Kommunikation geschaffen, der z.B. für alle Projektbeteiligten nachverfolgbar und transparent ist.

Eine nachhaltige Lösung für Mitarbeiter im Home-Office — auch nach Corona

Selbstverständlich bieten DAM-Lösungen die gleichen Vorteile auch unabhängig von der COVID-19 Pandemie. Sollten Sie interessiert an weiteren Einsatzmöglichkeiten eines Digital Asset Management Systems sein, besuchen Sie doch unser DAM-Webinar oder lesen Sie sich unser DAM Whitepaper dazu durch.


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