So hilft Ihnen ein Digital Asset Management (DAM) System Geld zu sparen

5 Wege, wie Ihnen ein Digital Asset Management (DAM) System hilft, massive Einsparungen im Geschäftsalltag zu machen.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Ihnen ein Digital Asset Management System (DAM) dabei helfen kann, massive Einsparungen im Geschäftsalltag zu machen. Darüber hinaus erklären wir Ihnen leicht verständlich, was die Aufgabenbereiche einer solchen Software sind, in welchen Branchenzweigen DAM Lösungen bevorzugt ihren Einsatz finden und auf was Sie vor dem Kauf einer DAM Lösung unbedingt achten sollten.


Was ist Digital Asset Management (DAM) Software ?

Digital Asset Management, häufig auch Media Asset Management (MAM) genannt, bezeichnet die zentrale Verwaltung von Mediendaten innerhalb eines Unternehmens.

Im deutschsprachigen Raum spricht man auch häufig von “Mediendatenbanken” oder “Bilddatenbanken”. Die Besonderheit von Digital Asset Management Lösungen ist die zentrale und einheitliche Datenhaltung, welche mithilfe sogenannter Metadaten (Metainformationen) erfolgt. 

Beim Prozess des Meta-Tagging (“Verschlagwortung”) werden individuelle Informationen (Schlagworte) an einer Datei gespeichert, wodurch diese im Bildpool intern kategorisiert wird und somit zu einem späteren Zeitpunkt kinderleicht auffindbar wird.


Der Ursprung von Digital Asset Management (DAM) Lösungen

Ursprung Digital Asset Management

Digital Asset Management Systeme finden ihren Ursprung im Verlagswesen. Dort wurden bereits vor mehr als 20 Jahren riesige Mengen an Bild- und Informationsdaten verwaltet. Im Rahmen der Digitalisierung mussten Archive geschaffen werden, damit diese Fluten an Informationen sauber strukturiert und verwaltet werden konnten.

Warum Digital Asset Management Systeme bei Unternehmen so beliebt sind

Wer zum ersten Mal mit einer Digital Asset Management (DAM) Software arbeitet, für den kann es zunächst ungewohnt sein, sich von einer ordnerbasierten Dateiverwaltung zu lösen. Eingebrannt hat sich Workflow, den man von Windows oder Mac OS kennt und jahrelang instinktiv verfolgt hat. Möchte man dort seine Daten verwalten, werden diese folglich in einem Ordner abgelegt. Wer dabei besonders gründlich sein will, wählt anschließend noch einen passenden Dateinamen für die Zieldatei.

Konventionelle Bildsuchen fressen zu viel Zeit

Problematisch wird es jedoch, sobald man “diese eine Datei” sucht. “Das eine Bild” oder “das Formular”, welches für eine Produktbroschüre, die Unternehmenswebseite oder den Online Shop benötigt wird. Ist man darauf angewiesen den eigenen Bildpool zu durchsuchen, der bei vielen Unternehmen mehrere Millionen Dateien umfasst, so kann eine einfache Bildsuche zum echten Zeitfresser werden.

Wunschdaten in Sekunden finden

Genau deshalb sind Digital Asset Management Systeme bei Unternehmen so beliebt. Durch die individuell konfigurierbare Bildsuche, lassen sich die Wunschdaten innerhalb weniger Sekunden finden. Dabei ist es vollkommen egal, um welche Art von Dateiformat es sich handelt. Moderne DAM Lösungen bieten Ihren Nutzern nämlich eine dateiformatunabhängige Medienverwaltung. Somit können sämtliche Unternehmensdaten in einem zentralen Bildpool verwaltet werden, der zielgerichteten Benutzergruppen innerhalb des Unternehmens zugänglich gemacht wird.


In welchen Branchenzweigen werden Digital Asset Management Lösungen eingesetzt ?

Der große Vorteil eines Digital Asset Management Systems (DAM) ist, dass sich sich solche Lösungen unabhängig der Branche, Mitarbeiteranzahl oder Unternehmensgröße einsetzen lassen.

Ein weiterer Vorteil ist die nahezu unbegrenzte Anpassungsfähigkeit einer DAM Lösung. Somit kann für jedes Unternehmen innerhalb kürzester Zeit eine individuelle Mediendatenbank implementiert werden, welche selbst von internen Mitarbeitern jederzeit anpassbar ist.

Keine Lust mehr auf unnötige Kostenstellen?

Dann nutzen auch Sie die geballte Power unserer Digital Asset Management Lösung und holen Sie mehr aus Ihren Medienworkflows raus! Gerne präsentieren wir Ihnen das volle Potenzial unserer weltweit eingesetzten DAM Lösung in einer individuellen Online Demo. Dabei zeigen Ihnen an realen Beispielen exakt, wie Sie Ihre internen Kostenstellen im Marketing mithilfe cleverer Workflows drastisch reduzieren können! Also, worauf warten Sie noch?


Worauf sollte man vor dem Kauf einer Digital Asset Management Software achten?

Lastenheft mit Bewertungskriterien erstellen

Bevor Sie sich Hals über Kopf für eine Digital Asset Management Software entscheiden, sollten Sie einige wichtige Eckpfeiler beachten. Sucht man nach einer geeigneten Lösung für das eigene Unternehmen, so sollte man sich zuallererst darüber bewusst werden, für welche Zwecke das DAM im eigenen Haus eingesetzt werden soll.

Folglich sollten Sie diese Erkenntnisse schriftlich in einem Lastenheft festhalten. Das Lastenheft dient Ihnen im späteren Auswahlprozess als Kriterienliste, beim direkten Vergleich verschiedener DAM-Lösungen. Überspringt man diesen Schritt und entscheidet nur anhand emotionaler Faktoren, so kann sich die Wahl des neuen DAMs später eventuell als Fehlkauf entpuppen.

Nicht selten kommen Kunden zu uns, die bereits nach wenigen Wochen oder Monaten ihr neues Digital Asset Management System gegen ein anderes ablösen möchten. Der Grund ist nicht selten eine fehlende Kriterienliste oder fehlendes Bewusstsein über das eigentliche Produkt.

Kostenlose Testversionen nutzen

Kostenlose Testversion

Blickt man über den Funktionsumfang einer Digital Asset Management (DAM) Software hinaus, so spielen eine benutzerfreundliche Oberfläche, sowie eine intuitive Bedienung der Lösung eine essentielle Rolle im Entscheidungsprozess.

Leider hören wir oft, dass es in der Branche immer noch viele Digital Asset Management Anbieter gibt, die ihren potenziellen Kunden keine Testversionen zur Verfügung stellen möchten. Folglich ist man als potenzieller Käufer einem hohen Risiko ausgesetzt, sollte man sich für solch eine Lösung entscheiden.

Damit Sie keinen Blindkauf riskieren müssen, bieten wir unseren Interessenten kostenfreie und unverbindliche Testzugänge an, mit denen Sie unser DAM unter realen Bedingungen auf Herz und Nieren testen können. Damit Sie echte Anwendungsfälle mit unserem 4ALLPORTAL simulieren können, erstellen wir Ihnen einen maßgeschneiderten Testzugang, der exakt auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Um unsere Lösung unverbindlich zu testen, nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf und fragen Sie nach einem kostenfreien Testzugang.

Digital Asset Management Software Vergleich: Worauf muss ich als Kunde achten?

DAM Software Vergleich - Worauf muss ich achten?

IT-Sicherheit und interne Richtlinien beachten

Eine Sache, die viele Kunden vor der Auswahl einer geeigneten Digital Asset Management Lösung vollkommen außer Acht lassen, ist das Hosting. Erfahrungsgemäß fokussieren sich die Anwendergruppen von DAM Lösungen nur auf den Funktionsumfang der Software, weshalb es zu späteren Zeitpunkten zu Problemen mit Ihrer IT-Abteilung kommen kann.

Erfahrungsgemäß gibt es besonders in Konzernen, Behörden und öffentlichen Einrichtungen strikte Anweisungen, was die Anschaffung und den Betrieb neuer Unternehmenssoftware betrifft. So besagen die Unternehmensrichtlinien häufig, dass Softwareanwendungen nur auf hausinternen Servern betrieben dürfen. Im Kontrast dazu kann aber auch das genaue Gegenteil der Fall sein, sodass externe Software niemals im eigenen Rechenzentrum betrieben werden darf.

 

Damit Sie unschöne Überraschungen vermeiden, sollten Sie daher von Anfang an die Unternehmensrichtlinien Ihrer IT prüfen und DAM Anbieter von Anfang ausschließen, die mit diesen Richtlinien nicht konform sind. Optimaler Weise beziehen Sie sogar einen Mitarbeiter Ihrer IT-Abteilung mit in Ihr DAM-Projektteam mit ein.

Hostingvarianten: SaaS oder On-Premise?

Grundsätzlich gibt es zwei Wege, auf denen Sie eine Digital Asset Management Lösung betreiben können: SaaS und On-Premise. SaaS ist die Abkürzung für “Software-as-a-Service”, damit ist der Betrieb im Rechenzentrum vom Digital Asset Management Anbieter gemeint. Diese Hostingvariante ist am meisten verbreitet.
Im Gegensatz dazu steht “On-Premise” für das Hosting der DAM Lösung im Rechenzentrum vom Kunden. Jedoch muss hierbei beachtet werden, dass nur wenige DAM Anbieter dieses Modell unterstützen. Das 4ALLPORTAL beispielsweise lässt sich sowohl als SaaS Lösung, als auch im On-Premise Modell betreiben.

Serverstandorte und Datenschutz

Sollten Sie nach einer SaaS Lösung für Ihr Unternehmen suchen, so sollten Sie in jedem Fall Informationen über die Rechenzentren der verschiedenen Digital Asset Management Anbieter anfordern. Damit sind beispielsweise Zertifizierungen mit Details zur technischen und baulichen Sicherheit, der Server-Verschlüsselung oder die allgemeine Server-Verfügbarkeit gemeint. Informationen über unser Rechenzentrum können Sie übrigens hier einsehen.
Des Weiteren ist zu beachten, dass viele DAM Anbieter Rechenzentren mit Serverstandorten außerhalb der EU betreiben. Die dort geltenden Datenschutzverordnungen können unter Umständen widersprüchlich mit den Richtlinien Ihrer hausinternen IT sein. Folglich sollten Sie beim Thema Hosting unbedingt Ihre IT-Verantwortlichen in den Entscheidungsprozess mit einbeziehen.

Service-Licence-Agreements (SLA) & Support

Ein essentieller Aspekt für den Betrieb einer professionellen Digital Asset Management Lösung, ist ein barrierefreier Support, sowie entsprechende Wartung. Erfahrungsgemäß gibt es immer wieder Kunden, bei denen das DAM zum Dreh- und Angelpunkt ganzer Abteilungen wird. Entsprechend hoch sind die Abhängigkeiten zur Verfügbarkeit der DAM Lösung. Sollte dann mal etwas unvorhergesehenes passieren, ist ein schneller Support seitens des Anbieters unerlässlich.
Sollten Sie sich für unser 4ALLPORTAL entscheiden, erhalten Sie 24-7 Zugriff zu unserem erstklassigen First-Level-Support, der sich rund um die Uhr um Ihre Anliegen kümmert. Bei besonderen Anforderungen, beispielsweise Wochenendarbeiten, bieten wir unseren Kunden auch individuelle Service-Licence-Agreements (SLA), die jeder Anforderung gerecht werden.


Welche Preismodelle gibt es bei Digital Asset Management Lösungen?

Benutzer- und rollenabhängige Preismodelle

Benutzer- und rollenabhängige Preismodelle

Das am häufigsten vorkommende Preismodell im Bereich Digital Asset Management, ist das benutzer- oder rollenabhängige Modell. Dabei ist der finale Kauf- bzw. Mietpreis (je nach Hostingvariante) abhängig von der Anzahl der internen Nutzer. In der Regel werden lediglich Preise pro Benutzer veranschlagt, die sich mit zunehmender Anzahl entsprechend schnell multiplizieren. Wer lediglich auf der Suche nach einer kleinen DAM Lösung ist, für den kann ein solches Preismodell tatsächlich eine gute Wahl sein. Jedoch sollte immer beachtet werden, dass es in diesem Fall keine Möglichkeit gibt das eigene DAM System ohne Mehrkosten flexibel zu erweitern. Durch jeden weiteren Mitarbeiter steigt entsprechend der Preis für die Nutzung der Lösung.

 

Funktionsabhängige Preise

Eine weitere Variante ist der funktionsabhängige Preis. In diesem Fall setzen sich die Kosten aus verschiedenen Features zusammen. Angenommen Anbieter XY bietet in seiner DAM Lösung insgesamt 10 mögliche Funktionen, so wird für die Freischaltung einer jeden Funktion ein Pauschalpreis veranschlagt. Je mehr Funktionen genutzt werden möchten, desto höher ist der entsprechende Endpreis.

Preis pro Installation / DAM Instanz

Das letzte Preismodell ist die Abrechnung nach Anzahl der Installationen / Instanzen. Damit ist die Anzahl der DAM-Systeme gemeint, welche in einem Unternehmen im Einsatz sind. Besonders bei größeren Unternehmen kommt es häufig vor, dass es mehrere Instanzen eines Digital Asset Management Systems gibt. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn es verteilte Installationen und Cluster-Systeme gibt. Diese Anwendungsfälle finden sich meist dann wieder, wenn ein Unternehmen eine Lastverteilung über mehrere Rechenzentren oder eine Hochverfügbarkeit (Ausfallsicherheit) benötigt.

Flatrate für User, Rollen und Features

Als einer der weltweit führenden Digital Asset Management Anbieter hat das 4ALLPORTAL ein Preismodell, welches sich so nirgends in der Branche wiederfindet. Bei uns erhalten Sie eine Flatrate für unbegrenzt viele Benutzer, Benutzergruppen (Rollen) und Features. Dementsprechend erhalten Sie in jedem unserer Lizenzmodelle den vollen Funktionsumfang und können selbst im kleinsten Modell das volle Potenzial unserer Digital Asset Management Lösung ausschöpfen.


5 Wege, wie Ihnen ein Digital Asset Management System (DAM) hilft, massive Einsparungen im Geschäftsalltag zu machen.

Wenn Sie den Beitrag bis hierher verfolgt haben, wissen Sie nun, auf was es bei einer guten DAM Lösung ankommt und worauf Sie beim Vergleich verschiedener Lösungen achten müssen.
Aber wie genau kann Ihnen eine Digital Asset Management Software nun im Geschäftsalltag dabei helfen, Kosten einzusparen? Wir haben Ihnen 5 der meist genutzten Medienworkflows aufgelistet, bei denen eine DAM-Lösung dafür sorgen kann massiv an Zeit und somit an Kosten zu sparen.

1. Recherche von Mediendateien

Der erste Punkt auf unserer Liste wird Sie vermutlich nicht überraschen, schließlich ist die Recherche von Mediendateien die Hauptaufgabe einer Digital Asset Management Lösung.

Dennoch ist es immer wieder erstaunlich, wie viel Zeit unsere Kunden in ihrem Geschäftsalltag durch den Einsatz unserer Lösung sparen. Würde man die Zeit summieren, die Bildredakteure, Grafiker, Marketer, Vertriebler und Produktmanager ohne DAM täglich für Ihre Bildrecherchen aufwenden müssen, so droht manch ein Verantwortlicher vom Stuhl zu fallen. Gerade bei Produktherstellern und Medienunternehmen summieren sich die Zeiten für die tägliche Bildrecherche meist auf mehrere Stunden.

Angesichts der nicht gerade geringen Stundensätze, kommt man pro Werktag schnell mal auf mehrere Tausend Euro an internen Kosten. Geschuldet sind diese Zeiten der fehlenden oder schlichtweg missverständlichen Ablagestrukturen. Besonders neue Mitarbeiter benötigen oft Monate, bis Sie die interne Ordnerstruktur verstanden haben, da die Organisation meist anhand von Artikelnummern oder Produktgruppen erfolgt. Oft scheitert es bereits daran das richtige Netzlaufwerk zu finden, auf welchem die Mediendaten abgelegt wurden.
Betrachtet man dagegen die Zeit, die Sie für eine Bildsuche in einer Digital Asset Management Lösung wie dem 4ALLPORTAL benötigen, so könnten die Unterschiede nicht gravierender sein. Benötigten Sie vorher noch 15 Minuten oder mehr pro Bildsuche, so sind 3 Sekunden das Maximum mit einer maßgeschneiderten DAM-Lösung.

Entsprechend wichtig ist es, dass Ihre zukünftige Digital Asset Management Software exakt auf Ihre individuellen Bedürfnisse abgestimmt ist und eine intuitive Bedienung auch für ungeschulte Mitarbeiter erlaubt. Nur so können Sie einen unternehmensweiten Roll-Out realisieren, ohne dass nach der DAM-Einführung Ausfallzeiten innerhalb verschiedener Abteilungen entstehen.

2. Lese- und Schreibrechte für individuelle Benutzergruppen

Lese und Schreibrechte für individuelle Benutzergruppen

Ein weiterer Anwendungsfall, bei dem regelmäßig hohe Zeitaufwände entstehen, sind fehlende Lese- und Schreibrechte bei der Recherche von Mediendaten. So kann es vorkommen, dass gewisse Verzeichnisse schreibgeschützt sind und nur für gewisse Benutzergruppen zugänglich sind.

Dadurch können simple Aufgaben, wie beispielsweise das Kopieren von Produktbildern, bereits zur Odyssee werden. Fehlt das Schreibrecht, so muss zunächst die interne IT-Abteilung kontaktiert werden, sodass die Berechtigungen entsprechend angepasst werden. Häufig ist bereits der Lesezugriff gesperrt, sodass relevante Daten nicht einmal eingesehen werden können.  

Dieses ständige Hin und Her kann nicht nur extrem zeitaufwändig, sondern auch sehr nervenaufreibend sein. Besonders für IT’ler, die regelmäßig die Benutzerzugänge verschiedener Mitarbeiter anpassen müssen.

Durch den Einsatz einer Digital Asset Management Lösung werden solche Dinge bereits vor dem Go-Live in der Planung berücksichtigt. Mit Hilfe intelligenter Benutzergruppen und Metadatenfelder lassen sich Zugriffsrechte im DAM dynamisch vergeben und ändern. Dadurch, dass Sie bereits vorhandene Ordnerstrukturen und Verzeichnisse 1 zu 1 im DAM abbilden können, lassen sich Ihre Assets problemlos integrieren und mit Metadaten versehen.

Dadurch können Sie wiederum die Zugriffsrechte für Ihre Daten neu definieren und sind wesentlich flexibler in der Verwaltung. Die Zugriffsrechte lassen sich nämlich nicht nur anhand von Benutzergruppen definieren, sondern auch per Metadatenfeld. Somit ist es beispielsweise möglich ganze Verzeichnisse für gewisse Nutzer auszublenden, sobald einem Metadatenfeld ein bestimmter Auswahlwert zugewiesen wird.

3. Channel-optimierter Datenexport

Channel-optimierter Datenexport

Ein weiteres Feature erfolgreicher Digital Asset Management Lösungen sind channel-optimierte Datenexporte. Sie fragen sich jetzt bestimmt was wir damit meinen, oder? Nehmen wir Beispiel aus dem täglichen Kerngeschäft der meisten Grafiker, Fotografen, Marketer, Vertriebler oder Produktmanager.

Angenommen Sie benötigen eine hochauflösende Produktabbildung für eine Broschüre. Sie starten also zunächst mit der Bildrecherche für die entsprechende Abbildung. Erfahrungsgemäß liegen hochauflösende bzw. unkomprimierte Rastergrafiken bei den meisten Unternehmen nur im Photoshop- oder TIFF-Format vor. Benötigen Sie die Datei jedoch als JPEG in 300 dpi, mit einem bestimmten Farbprofil (z.B. ISO Coated V2), so muss die Datei in jedem Fall in Photoshop bearbeitet werden.  

Dabei wird seitens des zuständigen Mitarbeiters nicht nur viel Zeit investiert, sondern das ständige Abspeichern vorhandener Dateien in anderen Formaten, beansprucht unnötig Speicherplatz auf Ihrem Server. Hinzu kommt, dass viele Mitarbeiter kein Photoshop besitzen und die Formatierung somit selber gar nicht durchführen können.

Betrachtet man diesen Vorgang in einem professionellen Digital Asset Management System, so haben Sie eine weitaus komfortablere Lösung für dieses Problem. Möchten Sie beispielsweise im 4ALLPORTAL ein druckbares JPEG in hoher Auflösung aus einer Photoshop-Datei erzeugen, so können Sie einfach unsere Downloadprofile nutzen.

Sie können sich die Downloadprofile als eine Art Datenkonvertierung während des Exports vorstellen. Dabei wird für jeden Dateityp ein Export-Zielformat definiert. Der große Vorteil dabei ist, dass auch eine Stapelverarbeitung keinerlei Problem darstellt. Somit ist es beispielsweise möglich, 20 Photoshop-Dateien gleichzeitig als JPEG mit dem Farbprofil ISO Coated V2 zu exportieren.

Anschließend können Sie noch auswählen, ob Sie die Dateien sofort herunterladen oder direkt per E-Mail an Ihre Zielperson verschicken möchten. Das Beste ist: der gesamte Vorgang dauert selbst bei 100 Dateien keine 2 Minuten!

4. Automatisierter Datenexport an Drittsysteme

Automatisierter Datenexport an Drittsysteme

Wenn Ihnen der letzte Punkt gefallen hat, dann werden Sie diesen lieben. Es ist nämlich nicht nur möglich, dass Sie Downloadprofile für das Versenden oder Herunterladen von Dateien anwenden. Darüber hinaus lassen sich Downloadprofile auch auf Exporte über unsere API-Schnittstelle anwenden. Wie das funktioniert? Wir erklären es Ihnen.

Das großartige an einer bidirektionalen Schnittstelle ist die Vielfalt an Möglichkeiten, die sich für Nutzer daraus ergeben. Bedenkt man wie viele Insellösungen in vielen Unternehmen eingesetzt werden, so lässt sich diese Zahl nur selten an einer Hand abzählen. Möchte man diese Anwendungen jedoch miteinander in Einklang bringen und einen einfachen Datenaustausch zwischen diesen Lösungen ermöglichen, so ist die API der Schlüssel zum Erfolg.

Möchten Sie beispielsweise Stammdaten aus Ihrem Warenwirtschaftssystem an einem Asset im DAM pflegen, so lässt sich diese Aufgabe weitestgehend automatisieren. Mit Hilfe sogenannter “Trigger”-Felder lässt sich ein automatischer Datenaustausch oder Datenabgleich starten. Verbinden Sie beispielsweise Ihre DAM-Lösung per API mit Ihrem SAP, so ließe sich die Artikelnummer im DAM als Auslöser wählen. Sobald ein Anwender dort einen Wert einträgt, beginnt die API das SAP nach einem zugehörigen Datensatz zu durchsuchen. Findet eine Übereinstimmung zwischen der Artikelnummer im DAM und SAP statt, so werden weitere Artikelinformationen in das DAM übertragen und dort automatisch an der Datei gepflegt.

Selbstverständlich lässt sich dieser Anwendungsfall auch auf Content Management Systeme (CMS) wie Wordpress, Joomla, Contao oder Typo3 übertragen. Per Mausklick lassen sich Bilder, Grafiken und Videos im richtigen Zielformat direkt in das Wunschsystem transferieren. Somit fallen die zeitaufwändige Dateiumwandlung, die Konvertierung und der Upload weg. Besonders wenn man bedenkt, dass auch in diesem Fall eine Stapelverarbeitung möglich ist. Ebenfalls sinnvoll: Wenn Sie Suchmaschinenoptimierung (SEO) betreiben und suchmaschinenfreundliche Bildtitel oder ALT-Attribute benötigen, so können Sie diese Informationen bereits vor dem Export im DAM pflegen.

5. Automatisierte Bildfreigabe-Workflows

Automatisierte Bildfreigabe Workflows

Last but not least. Eines der heißesten und vermutlich am meisten angefragten Features sind automatisierte Bildfreigabe-Workflows. Nahezu jeder, der regelmäßig mit Stockphotos oder Personenbildern zu tun hat, wird dieses Problem kennen. Und zwar geht es um Bildrechte und Lizenzen.

Kaufen Sie Stockmaterial oder erhalten Daten von einem Fotoshooting Ihres Fotografen, so besteht immer die Frage nach den Verwendungsrechten. Liegen die Rechte in Form einer Lizenz oder Rechteerklärung bei? Und was, wenn dies nicht der Fall ist? Kann man das Bild trotzdem nutzen? Was passiert eigentlich, wenn man ein Bild für kommerzielle Zwecke nutzt, für das man gar keine Bildrechte hat? Fragen über Fragen.

Tatsächlich hatten wir bereits einige Kunden, die alleine wegen dieses Problems auf der Suche nach einer Digital Asset Management Software waren, weil Sie im Vorfeld bereits die kostspieligen Konsequenzen dieser Thematik zu spüren bekamen. Falls Sie gerade denken: “Ja, das kommt mir bekannt vor.”, dann können wir Sie beruhigen. Digital Asset Management Systeme verfügen über Funktionen, die als Präventivmaßnahme für böse Überraschungen agieren.

Im 4ALLPORTAL erfolgt die Freigabe von Bildrechten beispielsweise mithilfe individueller Bildfreigabe-Workflows, die sich über Metadatenfelder steuern lassen. Dabei sei zu sagen, dass wir mithilfe von einfacher Konfiguration für jeden Kunden einen individuellen Freigabeprozess implementieren können, der exakt auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt ist.

Die einfachste Form dieser Freigabe-Workflows erfolgt mithilfe unserer “Freigabe-Ampel”. Diese visuelle Komponente verdeutlicht durch die klassischen Ampelfarben bereits auf den ersten Blick, ob eine Datei freigegeben ist oder nicht. Gesteuert wird diese Ampel in der Regel durch ein simples Metadatenfeld, welchem verschiedene Freigabestatus (einer pro Ampelfarbe) hinterlegt sind.

Fazit

Vergleicht man die Zeiten, die Sie wöchentlich, monatlich und jährlich durch den Einsatz einer professionellen Digital Asset Management Lösung einsparen können, so kann man im Regelfall von einem zeitnahen Return-on-Invest (ROI) sprechen. Wenn Sie mehr über unser Digital Asset Management System erfahren möchten, nehmen Sie jetzt Kontakt mit uns auf und lassen Sie sich zum gesamten Leistungsumfang unserer beliebten DAM Lösung beraten. Wir freuen uns auf Sie!

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