Bilddatenbank-Software: Welche Lösung empfiehlt sich für Unternehmen?

Der Begriff Bilddatenbank-Software ist weit gefasst. Die Bandbreite reicht von einfachen (Freeware-)Angeboten für Privatanwender über Systeme für Fotografen bis hin zu professionellen Unternehmenslösungen mit hohem Funktionsumfang. Damit Sie sich in diesem unübersichtlichen Umfeld zurechtfinden und die passende Art der Bilddatenbanksoftware für Ihre Ansprüche finden können, stellen wir die einzelnen Kategorien in diesem Artikel gegenüber.


Was ist eine Bilddatenbank-Software?

Zur Definition des Begriffs „Bilddatenbank-Software“ ist ein kurzer Blick in die Historie hilfreich. Bereits als die Fotografie vor über 150 Jahren entstand, mussten Aufnahmen archiviert und katalogisiert werden. Über lange Zeit wurden hierfür Karteikartensysteme verwendet, bei denen das gesuchte Bild über einen Index gefunden werden konnte. Anschließend wurde das identifizierte Bild aus dem Archiv geholt.

Erst in den 1990er Jahren setzte sich die Digitalfotografie durch. Mit ihr entstand Bilddatenbank-Software, die das Verwalten der Fotos signifikant vereinfachte. Damals wie heute dienen Bilddatenbanken der strukturierten Speicherung und Verwaltung digitaler Bilder samt der zugehörigen Metadaten wie Aufnahmedatum, Auflösung oder Kamera. Im Fokus entsprechender Software steht die schnelle Auffindbarkeit von Dateien über leistungsfähige Suchfunktionen. Daneben bieten einige Lösungen auch Features zum Bearbeiten und Betrachten der Bilddaten.

Wer benötigt Bilddatenbanksoftware?

Die digitale Fotografie hat zu einem enormen Anwachsen der Datenmengen gesorgt. Hierdurch stieg der Bedarf an Lösungen, die eine strukturierte Ablage und Sortierung entsprechender Dateien ermöglichen. Neben Privatanwendern gilt dies insbesondere für Fotografen und Dienstleister aus dem kreativen Umfeld. Darüber hinaus verwalten heute Unternehmen aller Branchen oftmals Tausende Bilder, Fotos, Logos, Grafiken und Zeichnungen. Zusammengefasst existieren also drei Zielgruppen für Bilddatenbank-Software:

  • Private Anwender
  • Kleine Unternehmen bzw. Einzelunternehmer wie Fotografen
  • Mittlere und große Unternehmen mit ihren betroffenen Abteilungen (z. B. Marketing, Kommunikation, Vertrieb und Produktmanagement)

Im Folgenden möchten wir aufzeigen, welches Bilddatenbank-System sich für diese Gruppierungen eignet.

Einfache Bilddatenbank-Software für den privaten Bereich

Privatanwender und Hobby-Fotografen haben mehrere Möglichkeiten, ihre Bilder zu verwalten. Die einfachste Lösung ist das Standard-Dateisystem von Betriebssystemen wie Microsoft Windows. Etwas mehr Funktionen bieten Systeme, die speziell für die Bildverwaltung im Consumer-Bereich entwickelt wurden. Zu unterscheiden sind lokal installierbare Lösungen und Cloud-Software. Teils sind die Programme (in der Basisversion) kostenfrei erhältlich. Neben der strukturierten Ablage und Verwaltung besitzen die Tools häufig Anzeige- und Bearbeitungsfunktionen. Vereinzelt sind zudem Features wie Geo-Tagging und automatische Gruppierung oder Gesichtserkennung vorhanden. Für den professionellen Einsatz fehlen jedoch einige Möglichkeiten - darunter beispielsweise das Management von Bildrechten und eine komfortable Verschlagwortung.


Bilddatenbank-Software für Einzelunternehmen und Fotografen

Hier beginnt der professionelle Bereich von Systemen zur Verwaltung von Dateiformaten wie JPG, TIF, RAW, PSD und PNG. Bilddatenbanken für kleine Agenturen und Fotografen enthalten meist Funktionen wie eine Verschlagwortung, eine Volltextsuche, ein Rechtemanagement und Verwendungsnachweise. Teils wird außerdem die unternehmensübergreifende Zusammenarbeit unterstützt. Dies erfordert das Vorhandensein einer Benutzerverwaltung inklusive der entsprechenden Zugriffsrechte und Freigaben.

Bilddatenbank-Software ist in unterschiedlichster Ausprägung erhältlich. Die Bandbreite reicht von einfachen Open-Source-Tools bis zu kostenintensiven Lösungen, die spezielles Know-how erfordern. Zudem finden sich einige Systeme, die sich speziell an Fotografen richten (z. B. Adobe Lightroom, Adobe Bridge). Sowohl Cloud- als auch On-Premise-Varianten sind verfügbar. Eine Gemeinsamkeit besteht jedoch: Die Lösungen haben großteils einen starken Fokus auf Bilder. Selten werden weitere Arten von Mediendateien unterstützt. Somit eignen sich die Systeme vorwiegend für Unternehmer, die im Schwerpunkt mit Bildern arbeiten.


Professionelle Bilddatenbank-Software für Unternehmen

Professionelle Bilddatenbank

Auch Unternehmen, die nicht gerade aus dem Fotografie- und Grafikumfeld kommen, müssen heute große Mengen an digitalen Bildern verwalten. Hierzu zählen beispielsweise Produktbilder, technische Zeichnungen, Logos, allgemeine Image- und PR-Fotos sowie Grafiken. Doch dies sind bei Weitem nicht die einzigen digitalen Dateien, die es zu managen gilt. Hinzu kommen unter anderem Videos, Texte, Präsentationen, Audio-Files oder InDesign-Dokumente. Das Ziel muss es sein, all diese Formate in einer zentralen Lösung zu verwalten. Dies kann ausschließlich DAM-Software (Digital Asset Management Software) leisten.

 

Wir halten also fest: Wenn wir von professioneller Bilddatenbank-Software für Unternehmen sprechen, befinden wir uns im Regelfall im Bereich des Digital Asset Managements (DAM).

Jedes DAM-System beinhaltet eine Bilddatenbank. Der Funktionsumfang geht jedoch deutlich über die reine Organisation und Archivierung von Bildern hinaus. Zu erwähnen sind beispielsweise die umfangreichen Möglichkeiten zur Metadaten- und Versionsverwaltung. Vorschaufunktionen mit Medienwiedergabe machen das Öffnen einzelner Dateien überflüssig. Darüber hinaus greifen zahlreiche Automatismen - etwa für Importe oder zur Format- und Qualitätskonvertierung. Selbstverständlich lassen sich auch Nutzungsrechte und Freigabeprozesse für Assets abbilden, um die falsche Verwendung von Dateien zu verhindern.

Nicht zuletzt verfügt professionelle DAM-Software über Optionen zum Teilen von Assets. Externen Partnern wie Agenturen oder Fotografen kann ein Zugang zu bestimmten Inhalten gewährt werden, um den Datenaustausch zu vereinfachen. Teils ist gar eine Aufgabenverwaltung integriert, wodurch eine Art unternehmensübergreifendes Projektmanagement im DAM-System dargestellt werden kann.


Fazit: DAM ist die professionelle Bilddatenbank-Software für Unternehmen

In Summe steht fest: Wenn Sie auf der Suche nach einer professionellen Bilddatenbank-Software für Ihr Unternehmen sind und alle digitalen Assets zentralen managen möchten, kommen Sie kaum an DAM-Systemen vorbei. Durch die Implementierung von DAM realisieren Sie nicht nur eine äußerst leistungsfähige Bildverwaltung inklusive starker Suchfunktionen. Sie erhalten einen erheblich größeren Funktionsumfang, der Workflows, Automatismen und Kollaborationsfunktionen umfasst. Oftmals ermöglicht DAM-Software darüber hinaus eine medienneutrale Speicherung von digitalen Assets. Hierdurch sind Sie in der Lage, Dateien über unterschiedlichste Kommunikationskanäle (Websites, Shops, Plattformen, Kataloge etc.) auszuspielen, ohne vorher eine Anpassung vornehmen zu müssen. Insgesamt ergeben sich aus diesen Features signifikante Prozessoptimierungen und Kosteneinsparungen.

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