Digital Asset Management System (DAM)Mit 4ALLPORTAL digitale Assets effizienter verwalten

Von der Archivierung über die Suche bis hin zur Bereitstellung: Vereinfachen Sie die digitale Verwaltung Ihrer Bilder, Videos, Audiodateien und Dokumente.


Das 4ALLPORTAL DAM-System im Überblick

  • Cloud oder On-Premise

    Nutzen Sie das 4ALLPORTAL DAM-System entsprechend der Anforderungen Ihres Unternehmens entweder in der Cloud oder On-Premise auf dem eigenen Server. Sparen Sie Ressourcen und überlassen Sie den Betrieb 4ALLPORTAL oder betreiben Sie das System bei Bedarf auf Ihren eigenen Servern. 

  • Flexibles Lizenzmodell

    Mit unserem flexiblen Lizenzmodell verwenden Sie das 4ALLPORTAL DAM-System entsprechend der Anzahl an Usern oder komplett nutzerunabhängig. Wachsen Sie, wächst das System mit. Mehr Speicherplatz, zusätzliche Module und Funktionen können jederzeit erweitert werden. 

  • TÜV-geprüfter Server

    Das 4ALLPORTAL Rechenzentrum befindet sich in Deutschland und ist TÜV-geprüft. Unsere Server erfüllen alle gesetzlichen Vorschriften und entsprechen dem ISO-Standard für die Sicherheit von Informationen und IT-Umgebungen bei der Datensicherung


DAM ist nicht gleich DAM: Vermeiden Sie diese 9 Fehler bei der Auswahl eines DAMs, um die perfekte Lösung für Sie zu finden.


Die wichtigsten Vorteile des 4ALLPORTAL DAM-Systems für Ihr Medienmanagement

4ALLPORTAL steht für die Zentralität im Medienmanagement, mit dem Ziel, einen einzigen Ort für Ihre digitalen Assets zu errichten. Der Ort, an dem jeder Nutzer und jede Abteilung Dateien selbstständig findet. An dem Sie die volle Kontrolle über Ihre Dateien haben, da alle Ihre Drittsysteme angebunden sind. Und der Ort, an dem eine Vorschau aller möglichen Formate zur Verfügung steht, ohne auf einzelne Bearbeitungssysteme zurückzugreifen.  

4ALLPORTAL als zentrale Anlaufstelle im Unternehmen 

Das 4ALLPORTAL DAM-System ist Ihr Single Point of Truth. Speichern Sie alle Ihre wichtigen Assets, wie Bilder, Videos und Dokumente an einem zentralen Ort und verzichten auf die doppelte Datenhaltung an unterschiedlichen Speicherorten. Es entsteht eine Anlaufstelle, auf die alle Abteilungen und Drittsysteme als Referenz für aktuelle und vollständige Dateien und Inhalte im Media Asset Management zugreifen. 

Finden Sie Ihre Assets wieder

Mit den leistungsstarken Suchfunktionen unserer Datenmanagement-Software gelangen Sie schneller an gewünschte Dateien. Mittels Verschlagwortung hinterlegen Sie für einzelne Dateien, Beschreibungen und Schlagworte, nach denen Sie dann gezielt suchen. Nutzen Sie die erweiterten Suchkriterien wie Dateityp, Freigabestatus und Verwendungszweck im 4ALLPORTAL, anstatt nur nach Dateinamen in verschiedenen Verzeichnissen zu filtern.  

Finden Sie auch gesuchte Dokumente schneller: Mit der Volltextsuche durchsuchen Sie Ihren Dokumentenbestand nach bestimmten Sätzen, Textbausteinen oder Ausdrücken. Aber auch Bilder können Texte enthalten wie handschriftliche Notizen, Markennamen oder Beschriftungen auf Etiketten. Die optionale OCR-Texterkennung macht auch diese Informationen durchsuchbar, indem die Textinhalte auf Bilddateien erfasst werden. Das 4ALLPORTAL DAM-System ermöglicht mit diesen Funktionen allen Rollen im Unternehmen auf den Medienpool und damit Ihre Wissensdatenbank zuzugreifen und sich gesuchte Dateien selbstständig zu besorgen.  

Bessere Zusammenarbeit mit Internen und Externen

Stellen Sie allen Beteiligten die benötigten Dateien und Informationen zur Verfügung. Für externe Gruppen wie Kunden oder Agenturen richten Sie eine Live-Ansicht oder ein Downloadpaket der relevanten Dateien ein. Sie bestimmen, wie lange ein Asset zur Ansicht und zum Download bereitsteht. Für eine bessere Zusammenarbeit besitzt unser DAM-Tool zusätzliche Funktionen wie das Aufgabenmanagement. Legen Sie zum Beispiel Aufgaben und Deadlines an und weisen Sie diese inkl. aller relevaner Informationen und Dateien einer Person zu. So erhält jeder einen Überblick darüber, welche Dinge an welcher Datei zur Fertigstellung zu erledigen sind. 

Anbindung Ihrer Drittsysteme an das 4ALLPORTAL DAM-System 

Nutzen Sie das 4ALLPORTAL DAM-System als zentrale Kontroll- und Verteilungsstelle all Ihrer Bilder, Videos und Dokumente. Dazu passt es sich optimal in Ihre IT-System-Landschaft ein. Wie? Die RESTful-API ermöglicht einen nahtlosen Austausch von Daten in beliebige Drittsysteme. Außerdem bietet Ihnen das 4ALLPORTAL eine große Anzahl an Integrationen, mit denen Sie Systeme, wie TYPO3 und SAP ganz einfach anbinden und das DAM-System als zentrales Dateiarchiv verwenden. Führen Sie digitale Assets oder Informationen aus Ihren Drittsystemen im DAM-System zusammen und geben Sie die angereichten Assets an ein CMS, wie WordPress, zur Veröffentlichung weiter. 

Eine App für die Arbeit an Dateien aller Formate

Die 4ALLPORTAL-Software vereinfacht für Sie das Erstellen und Bearbeiten von digitalen Assets jedes Formates mit der Desktop-App. Von hier aus wird eine Datei im nativen Bearbeitungsprogramm direkt geöffnet. Egal welches Format oder Programm: Das 4ALLPORTAL ermöglicht es Ihnen, direkt mit der Bearbeitung zu beginnen.  

Sparen Sie sich die Installation unzähliger Plugins, um aus den Programmen auf Ihr Medienarchiv zuzugreifen. Nutzen Sie stattdessen die Desktop-App und ziehen Sie per Drag-and-Drop benötigte Dateien direkt in ein Anwendungsprogramm wie Adobe InDesign, Photoshop oder Microsoft Office. 

Zu jeder Zeit das richtige Format zur Hand 

Mit 4ALLPORTAL verteilen und veröffentlichen Sie Ihre Inhalte mit nur wenigen Klicks in den gewünschten Kanälen. Damit die anfragenden und empfangenden Systeme auch die Dateien in den richtigen Formaten erhalten, ist das 4ALLPORTAL da. Legen Sie fest, welche Qualitäten, Auflösungen und Varianten Sie von einer Datei benötigen und überlassen Sie dem DAM-System die automatische Konvertierung der Originaldatei für die jeweiligen Kanäle - wie zum Beispiel Ihre Website oder Social-Media-Plattformen. 

4ALLPORTAL DAM-System angepasst an Ihre Bedürfnisse

Standard oder individuell: Das 4ALLPORTAL DAM-System kann beides. Passen Sie den Standard der Plattform auf Ihre Bedürfnisse an und schaffen eine vertraute Umgebung für Ihre Mitarbeiter. Von Ihrem Branding über die Corporate Farben bis hin zu den angepassten Suchkriterien für eine gezieltere Suche je nach Rolle. Die Oberfläche und Benutzerführung des Systems ist bei Bedarf vollumfänglich individualisierbar. 

Volle Kontrolle über alle Änderungen an Ihren Assets

An der Erstellung guten Contents sind meist mehrere Personen beteiligt. Hier den Überblick über jeden Änderungsstatus zu behalten, fällt mit unserer Datenmanagement-Software leicht. Änderungen und Versionen werden bei Bearbeitung automatisch getrackt. Neue Versionen werden dann an allen verbundenen Stellen automatisch aktualisiert. So stellt das System sicher, dass Sie und Ihre Teams immer mit der neusten Datei arbeiten. Ältere Versionen bleiben dabei weiterhin für den Vergleich zwischen neu und alt verfügbar und sind in wenigen Klicks wiederhergestellt. Bei Rückfragen zu vorgenommenen Änderungen, Exporten oder Importen eines Assets erhalten Sie Informationen über den gesamten Asset-Lebenszyklus. Sie schaffen Transparenz und behalten die volle Kontrolle über die Verteilung aktueller Inhalte. 

Korrekte und sichere Verwendung Ihrer Dateien 

Nicht jeder darf und soll alle Inhalte sehen, bearbeiten oder teilen. Legen Sie im mehrstufigen Rollenmanagement der Digital-Asset-Management-Software fest, welche Abteilungen Zugriff auf bestimmte Dateien, Informationen oder sogar Metadaten und Datenfelder haben. So arbeitet jede Rolle stets mit den Inhalten, die in ihren Aufgabenbereich fällt und findet dabei viel schneller gesuchte Dateien.  

Lizenzen und Rechte Dritter schützen und verwalten

Verwenden Sie lizensierte Inhalte, wie Stock-Material, gibt es entsprechende Lizenzbedingungen zu beachten, um Urheberrechtsverletzungen zu vermeiden. Auch Personenbilder wie Mitarbeiterfotos unterliegen Nutzungsbedingungen, meist in Form von unterschriebenen Einwilligungserklärungen. Mithilfe des 4ALLPORTAL DAM-Systems hinterlegen Sie an jedem Asset Nutzungsrechte wie Limitierungen oder Ablaufdaten der Lizenzen. Das System sichert für Sie, dass User die Assets auch korrekt im Sinne der Nutzungsrechte verwenden. Sie garantieren also die korrekte Verwendung von zugekauften Medien und Personenbildern und schützen somit Sie und Ihre Mitarbeiter vor Verstößen. 

4ALLPORTAL DAM mit optionalem PIM 

Sie suchen ebenfalls nach einer Lösung, um all Ihre Produktdaten zu verwalten und mit digitalen Inhalten anzureichern? Kein Problem – binden Sie das 4ALLPORTAL PIM-System als zusätzliches Modul an und verwenden Sie es zusammen mit dem 4ALLPORTAL DAM-System in einer Oberfläche. 

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  • Schindler Logo
    „Wir haben ein Produkt gesucht, das schnell ist, die direkte Anbindung an Indesign ermöglicht und nicht pro User lizensiert ist. Mit dem 4ALLPORTAL DAM haben wir genau das gefunden. Wichtig ist uns aber auch ein guter Kontakt mit dem Dienstleister, so dass unser Feedback zum Produkt aufgenommen wird und wir nicht nur irgendeine Nummer sind. Auch das stimmt bei 4ALLPORTAL.“
    Sven FeurerBrand Manager
  • Shopware Logo
    ,,Mit dem 4ALLPORTAL DAM haben wir aber weitaus mehr gefunden: neben der Datenpflege und Verwaltung von Dateien, wickeln wir nun auch einen Großteil unserer Arbeitsprozesse und der dazugehörigen Kommunikation über das System ab. Zudem haben wir mit der Volltextsuche ein super Feature integriert, das uns sprichwörtlich die Nadel im Textheuhaufen finden lässt.“
    Helen KamenderMarketing Managerin
  • Leonardo Logo
    ,,Das Auffinden der aktuellsten Version von Dateien gestaltete sich schwierig. Teils fanden gar besonders hochwertige Bilder keine Verwendung, weil nur einige Mitarbeiter Kenntnis davon hatten, dass diese überhaupt existieren. Aus all diesen Gründen begab sich glaskoch auf die Suche nach einer geeigneten Software für Digital Asset Management. Die Wahl fiel letztlich auf 4ALLPORTAL.“
    Oliver KleineGeschäftsführung

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