Product Information Management System: Die Kontrolle über Ihr Datenchaos

Ein Product Information Management System kann sämtliche Daten sowie Produkttexte, Bilder, Dokumente, Zeichnungen etc. multilingual in die verschiedensten Ausgabekanäle wie Apps, Online Shops, Vertriebsplattformen ausgeben. Ihre Produktinformationen werden somit in einem System gebündelt und von Ihnen verwaltet. Hierbei handelt es sich um ein Prozess, der sich dauerhaft weiterentwickelt und stetig Up-to-Date ist. Die Verwendung und Pflege Ihrer Daten ist das A und O und ist genau deswegen bei uns in guten Händen.

Begriffe/Glossar

  • Product Information Management System
  • Produktinfomationsmanagement
  • Product Information Management
  • Content Management System
  • Produktdatenbank
  • PIM

  • 400% kürzere Time-to-Market

  • 33% Senkung der Akquisekosten für Neukunden

  • 23% weniger Retouren


Steigern Sie Ihre Effizienz

  • Produktdatenpflege reduzieren durch eine zentrale Datenhaltung
  • Datenqualität durch eine medienneutrale Verwaltung verbessern
  • Point-of-Sale verbessern
  • Kaufentscheidungen der Kunden stärken
  • Channeloptimierte Exporte Ihrer Produktdaten
  • Go-to-Market beschleunigen
  • Reklamations- und Retourenquote senken

Welche Vorteile verschafft mir ein Product Information Management System?

Mit besseren Produktinformationen Zielgruppen erfolgreicher ansprechen
Produkte werden von Menschen nur dann zum Kauf in Betracht gezogen, wenn sie eine Situation für jemanden verbessern, sei es also ein Problem zu lösen, das Leben zu vereinfachen oder jemanden einfach besser aussehen zu lassen. Dazu wird im modernen Produktmarketing die Kommunikation auf die Zielgruppe angepasst. Gute PIM Software ermöglicht Ihnen den relevanten Teil Ihrer Produktinformationen für unterschiedliche Zielgruppen und Kanäle optimal aufzubereiten. Selbstverständlich bekommt jede Zielgruppe und jeder Kanal über Automatismen exakt die Informationen, die sie brauchen. Mit passenden Aussagen und Produktdaten überzeugen Ihre Produkte noch mehr.
 

Zusammenführen von Informationen aus unterschiedlichen Quellen
Eine der zentralen Aufgaben eines Product Information Management Systems ist die Pflege und Bereitstellung aller zentralen Produktinformationen. Dazu gehört auch die Anbindung von ERP Systeme wie SAP, Microsoft Dynamics, Oracle und anderen. Aber auch weitere Softwareprodukte wie Software für technische Zeichnungen, Übersetzungsworkflows, Mediendatenbanken lassen sich anbinden um Produktinformationen in einem PIM System zentral einzusehen und zu verwalten.


Basis für die digitale Transformation im Produktmarketing
Die moderne Welt ist digital und basiert auf digitalisierten Workflows. Daten werden durch Lieferanten, Agenturen oder unternehmensintern digital geliefert – Webshops, Druckereien, Händler und Partner erwarten Produktdaten in digitaler Form. Wer an diesem digitalen Datenaustausch nicht teilnimmt, bleibt zurück. Jedoch ändern sich Standards und Systeme zum digitalen Datenaustausch ständig. Ein modulares PIM System ermöglicht mit Schnittstellen, Konnektoren und Integrationen die Teilnahme an der digitalen Transformation – so sind Sie ein moderner und leistungsfähiger Geschäftspartner.
 

Beschleunigung bei der Markteinführung von neuen Produkten
Ein neues Produkt am Markt einzuführen und erfolgreich zu platzieren ist eine Aufgabe von vielen einzelnen Schritten. Manche Dinge können parallel erarbeitet werden, manche Schritte warten auf den Abschluss vorheriger Arbeiten. Eine Product Information Management Software unterstützt mit Workflows und Benachrichtigungen den reibungslosen und vor allem schnellen Ablauf der einzelnen Schritte.


Einheitliche und kanalübergreifende Produktinformationen
Die Zeit in der sich Kunden basierend auf einer gedruckten Broschüre oder eines Kataloges zum Kauf entscheiden, sind bereits länger Geschichte. Heute bekommt der Kunde eine riesige Auswahl über unterschiedliche Kanäle präsentiert. Wichtig ist hier, dass er das Produkt, das er in einem Bericht oder auf einer Webseite sieht, auch so in einem Webshop kaufen kann. Dabei spielt die kanalübergreifende einheitliche Kommunikation eine entscheidende Rolle. Ohne ein System zur Verwaltung von Produktdaten ist es quasi unmöglich dies konsequent zu gewährleisten. Mit einem PIM hinterlassen Sie in jedem Kommunikationskanal den selben einmaligen Eindruck – egal ob Print, Webshop oder Facebook.


SEO für Produktdaten
Für die Ausgabekanäle, die Ihre Produkte über das Internet bekannt machen, ist vor allem eines wichtig: sie müssen gefunden werden. Die Texte Ihrer Produktbeschreibungen müssen somit den Suchanfragen und Vorlieben Ihrer Kunden entsprechen. Da sich die Suchanfragen und Vorlieben jedoch stetig ändern, müssen Sie dies auch mit den Beschreibungstexten Ihrer Produkte. Wer dies nicht macht, wird schlicht weniger oft gefunden. Mit einem PIM System meistern Sie diese Aufgaben, sodass Ihre Produkte im Internet noch vor denen Ihrer Mitbewerber gefunden werden.
 

Schnelle Anpassung von Produktdaten für Zielgruppen und Märkte
Zielgruppen und Märkte brauchen eine individuelle Ansprache. In einem PIM System entscheiden Sie, welche Produktinformationen Sie für einzelne Zielgruppen und Märkte anpassen wollen. Kommt mal ein Markt hinzu, wird das System einfach per Konfiguration erweitert. Mit der Transparenz, die ein PIM System mit sich bringt, verschaffen Sie sich den Überblick über die Produktdaten und versorgen Ihre Zielgruppe mit überzeugenden Argumenten.
 

Professionellerer Informationsaustausch mit Händlern und Partnern
Partner und Händler befinden sich oft selbst in der digitalen Transformation oder haben ihre Abläufe bereits digitalisiert. Wer bei dem digitalen Austausch von Daten nicht professionell mitarbeitet, verursacht unnötige Aufwände bei den Partnern. Mit dem 4ALLPORTAL PIM bilden Sie mit Ihren Partnern eine professionelle und leistungsstarke Lieferkette, die den kommenden Herausforderungen gewachsen ist.
 

Effiziente Zusammenarbeit
An der Entstehung eines Produktes arbeiten viele Teilnehmer intensiv zusammen – jedoch oft in ihren eigenen Tools mit ihren eigenen Workflows. Eine Softwarepflege von Produktinformationen bildet mit ihren Funktionen eine einfache Plattform für die Zusammenarbeit, Transparenz und Qualitätskontrolle. Produktinformationen werden in einem Product Information Management System gepflegt und stehen dort allen Berechtigten 24/7 zur Verfügung.

Wann macht es Sinn über die Einführung eines PIM System nachzudenken?

Müssen Sie mehrere Systeme bedienen um Informationen zu einem Produkt zu pflegen?
Wenn Sie heute Ihre Produktdaten umständlich in unterschiedlichen Systemen anstatt bequem in einem System pflegen müssen, schafft die Einführung eines Systems zum Management von Produktdaten (PIM) Übersicht. Hier entsteht dann eine neue zentrale Stelle, in der Sie und Ihre Kollegen alle Daten einfach hinterlegen können.

 

Werden Produktinformationen in den Ausgabekanälen wie Webseite, Shop, CRM oder Print einzeln gepflegt?
Zwingt Sie die Technik dazu Ihre Produktdaten in jedem Ausgabekanal wie z.B. Webpage, Webshop und Customer Relationship Management System (CRM) einzeln zu pflegen oder manuell zu übertragen? Ein modernes PIM System wie das 4ALLPORTAL sichert über Konnektoren einen schnellen und korrekten Datenaustausch zwischen den Systemen.

 

Ist Ihnen eine Übersicht über fehlende Produktdaten nicht möglich?
Welche Informationen sehen Ihre Kunden eigentlich, wenn sie Ihre Unterlagen erhalten und lesen? Sind diese Informationen übergreifend korrekt und vollständig? Mit einem hochwertigen Product Content Management System wie das 4ALLPORTAL kennen Sie die Qualität Ihrer Produktinformationen wie Texte, technische Maße und Medien und wissen genau, wo Sie noch einmal den letzten Schliff geben können.

 

Ist Ihren Mitarbeitern nicht klar, an welcher Stelle aktuelle Produktdaten zu beziehen sind?
Fragen Kollegen per Telefon und E-Mail nach neuesten Texten, Bildern und Informationen zu den Produkten Ihres Unternehmens? Entscheiden sich die Mitarbeiter, lieber schnell selbst Texte und Unterlagen zu erstellen anstatt die verfügbaren und qualitativ hochwertigen Materialien zu nutzen? Ein PIM System stellt allen Anwendern die richtigen Informationen in einfachster Art und Weise zur Verfügung. Kombiniert mit einen Digital Asset Management System (MAM / DAM), wie es im 4ALLPORTAL integriert ist, gilt das nicht nur für Produktbeschreibungen und technische Daten, sondern auch für Medien, Videos, Anleitungen, technische Zeichnungen und vielem mehr.

 

Müssen gesetzliche Vorschriften für die einzelnen Regionen eingehalten werden?
Die Berücksichtigung von gesetzlichen Vorschriften ist nicht immer einfach – aber notwendig. Dies bei der Pflege Ihrer Produktdaten kontinuierlich zu beachten ist jedoch eine Herausforderung. Eine PIM Software hilft hier maßgeblich und bietet Ihnen Workflows und Hinweise zur korrekten Pflege Ihrer Daten.


Sorgen doppelte Inhalte regelmäßig für Störungen?
Etwas zweimal zu haben scheint auf den ersten Blick gar nicht so problematisch zu sein – das gilt jedoch nicht für eine intakte Datenhaltung. Doppelte Daten stellen Anwender und Software vor oft nicht zu beantwortende Fragen: Welche Version ist die richtige? Welcher der Datensätze wird nun weiter gepflegt? Welche Informationen kann ich nun meinem Partner oder Kunden übermitteln? Mit intelligenten Mechanismen entdeckt das 4ALLPORTAL PIM automatisch doppelte Inhalte für Sie – so bleiben Ihre Daten inhaltlich korrekt und eindeutig.

So meistern Sie erfolgreich Ihr PIM Projekt:

1. Vorbereitung
Um Ihr PIM Projekt erfolgreich zu meistern, ist eine ausgiebige Vorbereitung der erste wichtige Schritt. Dies umfasst vor allem die Definition der Ziele und die daraus abgeleiteten Anforderungen an das neue PIM System. Idealerweise steht am Ende der Vorbereitung ein Lastenheft, das macht es leichter Anbieter zu vergleichen und den Projekterfolg zu dokumentieren. Darüber hinaus sollten Sie sich Gedanken über einen Budget- und einen Zeitplan machen. Die Einführung eines Produktdatenmanagements kann kosten- und zeitintensiv werden und bei unzureichender Vorbereitung auch leicht aus dem Plan laufen. Dazu sollte man beachten, dass auch der Betrieb einer Produktdatenbank dazu zählt und nicht mit Ende des Projektes, also der Einführung, aufhört. Befähigen Sie ein Team dazu diese Einführung zu betreuen. Ein starker Projektleiter auf Ihrer Seite kann den Erfolg der Einführung verstärken.
Versuchen Sie bei der Planung auch schon die Schnittstellen zu berücksichtigen, die in das System schreiben (z.B. ERP Systeme) oder aus dem System befüllt werden sollen (z.B. Website, Webshop etc.).

 

2. Auswahl des richtigen Partners
Haben Sie die Vorbereitung für ein PIM System abgeschlossen, geht es an den vermutlich schwierigsten Teil: den passenden Partner finden. Hier geht es nicht darum, ein Stück Software zu erwerben, denn für die Verwaltung Ihrer Produktdaten sollten Sie sich einen Partner suchen, mit dem Sie die nächsten Monate zusammenarbeiten wollen. Dieser Partner ist sowohl Softwarelieferant als auch Sparringspartner bei der Einführung. Ein guter Partner berät Sie offen und ehrlich und sagt Ihnen auch, wenn Dinge nicht so funktionieren wie Sie sich das vorstellen.
Achten Sie neben den inhaltlichen Themen (Lasten- und Pflichtenheft) also auch auf die Zusammenarbeit. Des Weiteren fragen Sie ggf. nach Referenzen mit denen Sie sich austauschen können.

 

3. Beauftragung
Ist der richtige Partner für Ihr PIM System gefunden, steht der Beauftragung nichts mehr im Wege. Achten Sie darauf, dass klar aufgezeigt ist, was im Kostenumfang enthalten ist und was nicht. So vermeiden Sie nachträgliche, nicht eingeplante Kosten für Dinge, die Sie bei der Einführung des PIM Systems benötigen. Dass im Laufe eines PIM Projektes neue Anforderungen dazu kommen ist keine Seltenheit, deshalb sollten Sie ggf. mit Ihrem neuen Partner auch hier im Vorfeld klären, wie Change Requests behandelt werden.

 

4. Erste Schritte
Der Auftrag ist erteilt und alle sind gespannt auf das Projekt und das neue PIM System. Nun geht es darum in einem gemeinsamen Workshop mit dem Projektteam und dem Partner den Zeitplan zu analysieren und in Pakete zu zerlegen.
Ihr Partner erarbeitet mit Ihnen den Weg zum Erreichen der Ziele und erstellt mit Ihnen einen gemeinsamen Fahrplan für die Umsetzung des Product Information Managements.
Natürlich wird in diesem (oder mehreren) Workshops auch die ganze Konfiguration des PIM Systems besprochen. Das kann je nach Anbieter und Anpassungsmöglichkeit des Systems recht zeitintensiv werden. Sie sollten diese Aufgabe auf keinen Fall vernachlässigen, denn die PIM Software (und vor allem die Nutzerakzeptanz) steht und fällt am Ende mit einer logischen Konfiguration, in der sich die Anwender wiederfinden.

 

5. Umsetzung
Die Umsetzung, sprich die Konfiguration des Systems, nimmt in der Regel der Anbieter vor. Dies kann nach entsprechenden Schulungen auch das Projektteam übernehmen, da die Anfangskonfiguration jedoch sehr umfangreich ist, empfiehlt es sich hier auf seinen Partner zu setzen. Nach und nach entstehen so die gewünschten Module in der gewünschten Ausprägung, die dann entsprechend mit anderen Systemen verbunden werden. Hier werden ggf. Sie als Auftraggeber wieder aktiv, wenn es z.B. darum geht, Ihr ERP System anzubinden. Eventuell gibt es auch dritte Partner die angebunden werden, z.B. für die Befüllung eines Webshops. Es empfiehlt sich natürlich, diesen Partner von Anfang an in das PIM Projekt zu involvieren, damit keine Informationen für die reibungslose Anbindung auf der Strecke bleiben.

 

6. Review
In der Regel gibt es im laufenden Projekt regelmäßige Termine (z.B. Jour Fix oder regelmäßige Workshops) um den Projektfortschritt zu begleiten und zu dokumentieren. Diese Aufgabe übernimmt Ihr Projektteam. Andererseits kann Ihnen auch Ihr Partner diese Aufgabe abnehmen und Sie bei der Projektdurchführung intensiv unterstützen. Ihr Partner verfügt über Ressourcen, die eine Einführung eines Product Information Management Systems schon mehr als einmal durchgeführt haben. Daher ist es nicht selten der Fall, dass dieser auch einen externen Projektleiter stellt.

 

7. Optimierung
Selbstverständlich besteht in den meisten Projekten nach der ersten Umsetzung ein Optimierungsbedarf. Sie sollten diese Korrekturschleife unbedingt in Ihrem Projekt einplanen. Dass beim ersten Workshop alle Anforderungen und Konfigurationswünsche zu 100% korrekt wiedergegeben und aufgenommen wurden, ist nicht häufig der Fall. Oft sieht man die Gesamtzusammenhänge erst am Ende des Projektes und wenn alle Systeme integriert sind. Jetzt heißt es: nicht verzagen, sondern so schnell wie möglich alle Beteiligte an den Tisch holen und die Lösung erarbeiten, wenn sie sich nicht schon im Laufe des Projektes ergeben hat.

 

8. Abnahme
Für die meisten unbedeutend, aber dennoch ein wichtiger Schritt, stellt die Abnahme des neuen Systems bzw. dessen Einführung dar. Die Abnahme bietet die Möglichkeit, das PIM System nochmal mit den initialen Anforderungen abzugleichen (wenn sich diese nicht im Laufe des Projektes geändert haben). Zusätzlich führt es dazu, dass das System noch einmal von vorne bis hinten durchgetestet wird.
Die Abnahme selbst, also die Unterschrift auf ein Dokument, ist dann mehr für das Wohlbefinden des Partners gedacht als für Sie selbst. Ihrem Partner zeigt eine Abnahme aber auch, dass das Projekt gemeinsam durchgeführt und beendet wurde.

 

9. Betrieb
Mit der Abnahme des Systems hört die Arbeit nicht auf! Für viele ist das Projekt „PIM“ damit beendet. Sie sollten sich jedoch darüber im Klaren sein, dass nur die initiale Einführung des Systems beendet ist. Der Betrieb der Lösung bedeutet auch Arbeit und es sollte schon vor dem Projektstart, oder spätestens innerhalb des Projektes definiert werden, wer für den späteren Betrieb der Lösung verantwortlich ist. Nicht selten sind auch nach der Einführung noch Anpassungen notwendig, oder es gibt Folgeprojekte für die Anbindung weiterer Systeme. Vereinbaren Sie auch mit Ihrem Partner einen Weg, wie er nach Projektdurchführung für Sie erreichbar ist. Zum Beispiel weiterhin über regelmäßige Meetings oder über Dienstleistungspakete, mit denen er Ihnen bei Bedarf zur Verfügung stehen kann.


WICHTIG(!) für alle 9. Schritte und für Sie:
Wenn Sie diese wichtigen Punkte nicht nur berücksichtigen, sondern auch beherzigen, und einen Partner finden, dem Sie in Ihrem Projekt vertrauen, dann sollte der erfolgreichen Einführung Ihres neuen PIM Systems nichts mehr im Wege stehen.

Branchen:

Hier haben wir ein paar Branchen aufgezählt, worin ein PIM System Abhilfe schaffen kann. Selbstverständlich ist ein PIM in jedem Bereich denkbar. Gerne können Sie uns kontaktieren, wenn noch Fragen zu Ihrer Branche und unserem PIM aufkommen sollten.

  • Fashion-Mode-Branche

    Textilbranche (Mode, Fashion, Bekleidung, etc.)

    • Verwalten Sie alle relevanten Produktdaten wie Größenangaben, Farben und Muster oder Stoffzusammensetzungen zentral in einem System
       
    • Beobachten Sie die aktuellen Trends und Stilrichtungen und markieren Sie die passenden Produkte für eine leichtere Auffindbarkeit
       
    • Erstellen Sie mit wenigen Klicks saisonale oder aktionsbezogene Kampagnen
  • Produktion-Konstruktion-Branche

    Produktion & Konstruktion (Anlagen- und Maschinenbau, Roh- und Werkstoffverarbeitung)

    • Verschaffen Sie Ihren Kunden Einsicht zu technischen Informationen und Ihren Qualitätsstandards
       
    • Reichern Sie Ihre Assets mit Produktdatenblättern, technischen Zeichnungen oder Produktvideos an
       
    • Binden Sie sowohl Ihre Lieferanten aus dem In- als auch Ausland ein und verfolgen Sie die Produktionskette vom Rohstoffabbau bis hin zum fertigem Produkt
  • Reise-Tourismus-Freizeit-Branche

    Reisebranche (Tourismus, Freizeit, Erholung etc.)

    • Organisieren Sie Informationen zu Hotels, Touren, Sehenswürdigkeiten und Reiseangebote (Frühbucherrabatt, Last Minute, etc.)
       
    • Verwenden Sie spezielle Tools für Übersetzungen und stellen Sie Ihre Daten multilingual Ihren Partnern im Ausland zur Verfügung
       
    • Empfehlen Sie beliebte Reiseziele weiter und geben Sie Ihren Kunden die Möglichkeit sich über Einreisebestimmungen, mögliche Risiken oder kulturelle Sitten und Gebräuche zu informieren
  • Einzel-Groß-und-Außenhandel-Branche

    Handel (Einzel-, Groß- und Außenhandel, etc.)

    • Definieren Sie Liefer- und Zahlungsbedingungen für Ihre Produkte und geben Sie sie Ihren Kunden frei
       
    • Vermeiden Sie Distributionsprobleme, indem Sie fortlaufend über abweichende Liefertermine und Lagerbestände informiert werden
       
    • Geben Sie Ihren Spediteuren und Zulieferern Auskunft über Gesetzes- und Qualitätsbestimmungen
  • Automobil-Branche

    Automobilbranche (Fahrzeugbau, etc.)

    • Stellen Sie für diverse Kanäle wie Vertriebsstandorte, Händler und Werkstätten technische Daten zu jedem Bauteil zur Verfügung
       
    • Führen Sie Daten zu aktuellen Trends zum Design, Innenausstattung oder Systembedienung mit Ihren Produktdaten zusammen
       
    • Filtern Sie Ihre Produkte nach Marken, Fahrzeuggetriebe oder mögliche Beschaffung der Ersatzteile
  • Möbelbranche

    Möbelbranche (Einrichtung, Raumausstattung, etc.)

    • Speichern Sie im System sämtliche Preis- und Stücklisten
       
    • Exportieren Sie an Möbelhäuser oder Einzelhändler bedeutende Informationen wie Montageanleitungen und Gewährleistungs- bzw. Garantiebestimmungen
       
    • Präsentieren Sie Alternativen zu Ihren Produkten wie z.B. andere Farben, Ausführungen, Maße, etc.
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