Fotos und Bilder professionell verwaltenMit der richtigen Bildverwaltungssoftware effizienter arbeiten

Schluss mit dem Fotochaos – so schaffen Sie Ordnung in Ihre Bildverwaltung

Familienfotos und Urlaubsbilder aus dem Privatleben, lassen sich durch ihre überschaubare Menge ganz leicht mit einer vernünftigen Ordnerstruktur verwalten. Sobald es um die Verwaltung von Fotos im Unternehmensalltag geht, sieht es schon ganz anders aus. Häufig entstehen großen Dateimengen, da Fotos, zum Beispiel in Marketingprozessen, für verschiedene Kanäle und in unterschiedlichen Formaten bereitstehen sollen. Dies macht es schwer, die richtigen Dateien zu finden und im Unternehmen zu verteilen. Eine professionelle Bildverwaltungssoftware, wie ein DAM-System, löst genau dieses Fotochaos auf und erleichtert die Verwaltung Ihrer Fotos für eine effizientere Suche und Bereitstellung. 


Fotosuche leichter gestalten

Wie Sie Ihre Fotos verwalten, hat einen großen Einfluss darauf, ob Mitarbeiter benötigte Fotos wiederfinden und wie lange sie für die Suche benötigen. In großen Bilddatenbanken reichen Dateinamen und Ordnerstrukturen längst nicht mehr aus, da diese meist nur für den Ersteller nachvollziehbar sind. Eine wirkliche Erleichterung der Suche und eine höhere Auffindbarkeit von Fotos wird nur erreicht, indem die eigentlichen Inhalte der Fotos durchsuchbar gemacht oder mit Informationen angereichert werden. Die Suche bezieht sich so auf die tatsächlichen Charakteristiken eines Fotos die, im Gegensatz zu Dateinamen und Ordnerstrukturen, für alle Beteiligten offensichtlich sind. 

4ALLPORTAL: Der kurze Weg zu Ihrem Ziel 

Das 4ALLPORTAL DAM-System ist die Bildverwaltungssoftware für die effiziente Suche nach Ihren Fotos. Es steigert die Durchsuchbarkeit Ihrer Fotos mit zusätzlichen Anhaltspunkten in Form von Metadaten und Schlagworten, die Ihre Dateien beschreiben und kategorisieren. Bei der Suche nach einem Foto sind Sie somit nicht länger auf Dateinamen beschränkt und verwenden stattdessen die vordefinierten Schlagworte über Suchfilter. Diese werden aus den Metadaten der Fotos automatisch ausgelesen, können vorbereitet oder manuell ergänzt werden. Die OCR-Texterkennung hilft Ihnen durch zusätzliche Schlagworte dabei, Fotos und Bilder schneller zu finden. Sie erkennt Texte und Schriften innerhalb Ihrer Bilder, erfasst diese und macht sie auf diese Weise durchsuchbar. Noch gezielter und effizienter wird die Suche durch die rollenbasierte Suche im 4ALLPORTAL DAM-System. Einem Nutzer werden nur Inhalte angezeigt, die für den Aufgabenbereich der Rolle benötigt werden. Es besteht immer Gewissheit darüber, dass die Datei auch tatsächlich für den Nutzer relevant ist und genutzt werden darf.  

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Alle Fotos an einem Speicherort ablegen

Abteilungen verwalten Ihre Bilder häufig auf zahlreichen internen Fileservern, Netzwerken und lokalen Rechnern. Aus diesem Grund verbringen Nutzer viel Zeit mit der Suche in den verschiedensten Verzeichnissen und Systemen der einzelnen Abteilungen nach benötigten Fotos. Werden sie nicht fündig oder wissen erst gar nicht, dass es die gewünschte Datei bereits gibt, erstellen sie eine neue Version der Datei. Das führt dazu, dass Dateien mehrfach und an unterschiedlichen Speicherorten existieren. Um das zu verhindern, sollten alle Inhalte an einem Ort für jeden verfügbar und vor allem auffindbar sein. 

4ALLPORTAL ist der zentrale Punkt für Ihre Fotos

Geben Sie Dubletten und unnötig langen Suchen mit der zentralen und digitalen Archivierung von 4ALLPORTAL keine Chance. Alle Abteilungen erhalten Zugriff auf die für sie relevanten Fotos, Bilder und Dateien. Mitarbeiter bedienen sich selbst am Archiv und finden die benötigten Dateien eigenständig und viel schneller, da sie nur noch an einem Ort suchen. Ein einzelner Speicherort bedeutet ebenfalls, dass nur noch eine einzelne Version einer Datei existiert, statt viele verschiedene. 

Fotos immer auf dem neusten Stand halten

Während Fotos verarbeitet und für die Veröffentlichung vorbereitet werden, nehmen Mitarbeiter viele Änderungen vor. Damit vorherige Versionen nicht verloren gehen, erstellen Mitarbeiter häufig Kopien der Datei mit anderem Status. Es entsteht Ungewissheit, welche die Originaldatei ist. Schaffen Sie Klarheit, indem Sie alle Änderungen an der Datei verfolgen und bei Aktualisierung einfach eine neue Version derselben Datei erstellen. So stellen Sie sicher, dass nur die aktuellste Datei gefunden und verwendet wird. 

Im 4ALLPORTAL DAM-System sind alle Änderungen an Ihren Fotos ersichtlich 

Im 4ALLPORTAL DAM-System arbeiten Sie immer mit der aktuellen Version eines Fotos. Alle Änderungen werden an einer einzelnen Datei vorgenommen und automatisch vom System in den Versionsverlauf übernommen. Bei der Suche nach einem Foto wird also immer nur das Original gefunden. Vorherige Versionen bleiben weiterhin bestehen und sind über den Versionsverlauf zu jeder Zeit einsehbar und wiederherstellbar.  

Zusammenarbeit fördern

Im Unternehmenskontext ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass mehr als eine Person an einem Foto arbeitet. Schließlich durchläuft ein Foto während der Fertigstellung verschiedene Prozesse, die unterschiedliche Fähigkeiten und Kenntnisse voraussetzen. Es ist deshalb besonders wichtig, dass eine angemessene Kommunikation am Asset stattfindet und alle Inhalte, insbesondere in der Arbeit mit Eexternen, zur Verfügung gestellt werden, damit alle beteiligten Parteien immer auf dem aktuellen Informationsstand sind und Inhalte schneller zur Veröffentlichung bereitstehen.  

4ALLPORTAL ermöglicht die schnelle und einfache Zusammenarbeit - intern und extern 

Die Funktionen des 4ALLPORTAL DAM-Systems ermöglichen eine gute Zusammenarbeit, egal ob Sie intern oder extern mit jemandem zusammenarbeiten möchten. Mit unseren Filesharing-Funktionen lassen Sie Ihren Kollegen alle benötigten Fotos zukommen. 

Ihren Partnern Fotos bereitstellen 

Falls Sie mit externen Partnern wie Marketing- oder Designagenturen zusammenarbeiten, gewähren Sie diesen über ein eTicket die Ansicht ausgewählter Dateien.  

Vereinfachte Fertigstellung Ihrer Fotos  

Die effiziente Verarbeitung von Fotos bedarf einer guten Kommunikation am Asset. Im 4ALLPORTAL DAM-System weisen Sie einer Person Aufgaben am Asset zu oder nehmen die Kommunikation über Kommentare und Markups auf. 

Stets lizensierte Fotos verwenden

Viele Assets entstehen aus Fotoshootings oder Stockbibliotheken. Bezahlen Sie für die Nutzung dieser Inhalte erhalten Sie die dazugehörigen Lizenzen, die den Rahmen wie Verwendungszweck und Dauer der Verwendung abstecken. Neben den Fotos selbst, ist es also wichtig die Lizenzen ebenfalls angemessen zu verwalten. Um stets den Überblick zu behalten und niemals Inhalte zu verwenden, deren Lizenzen bereits abgelaufen sind, bietet es sich insbesondere bei großen Bilddatenbanken an, alle Informationen am Foto zu speichern, statt sie separat zu halten.  

Mit 4ALLPORTAL managen Sie alle Ihre Lizenzen 

Mit unserem Lizenzmanagement behalten Sie den Überblick über Ihre lizensierten Inhalte, wie Stockfotos. Alle Informationen zu Limitierungen oder Laufzeiten befinden sich direkt am Asset. Sie verwalten, verarbeiten und veröffentlichen nur Fotos, für die Sie die entsprechenden Lizenzen besitzen. 

Das richtige Format für jeden Kanal bereitstellen

Abhängig von den verwendeten Bearbeitungsprogrammen und dem Verwendungszweck eines Fotos, wie der Veröffentlichung auf Webseiten oder Social-Media, werden verschiedene Formate benötigt. In den meisten Fällen bedeutet dies, dass Bilddateien manuell konvertiert und als neue Datei abgelegt werden. Mit der richtigen Software sparen Sie sich diesen Schritt und vermeiden die Entstehung doppelter Dateien.    

Zeit und Aufwand sparen - mit vordefinierten Formaten im 4ALLPORTAL DAM-System 

Benötigen Sie Ihre Fotos in verschiedenen Formaten für die Verwendung in unterschiedlichen Kanälen, erleichtert Ihnen das 4ALLPORTAL DAM-System das Bereitstellen Ihrer Bilder. Sie legen lediglich eine Datei im System ab. Die Umwandlung in das richtige Format übernimmt das DAM-System automatisch, ohne eine neue Version anzulegen. 

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Ein DAM-System ist die ideale Software für die Verwaltung Ihrer Fotos

Manuelle Schritte zur Verwaltung einer hohen Anzahl an Fotos sind veraltet und nehmen zu viel Zeit in Anspruch. Deshalb lohnt sich die Verwendung einer passenden Software, sobald Sie im Unternehmenskontext viele Fotos verwalten, bearbeiten und in diversen Vertriebskanälen bereitstellen. Ein DAM-System ist in der Lage viele dieser Schritte für Sie zu übernehmen und solche zu vereinfachen und verkürzen, die Sie selbst vornehmen. Egal ob für die Suche oder Bereitstellung – Ein DAM-System schafft Effizienz durch Ordnung. 


Kunden, die mit uns ihre Fotos verwalten

  • Das Auffinden der aktuellsten Version von Dateien gestaltete sich schwierig. Teils fanden gar besonders hochwertige Bilder keine Verwendung, weil nur einige Mitarbeiter Kenntnis davon hatten, dass diese überhaupt existieren. Aus all diesen Gründen begab sich glaskoch auf die Suche nach einer geeigneten Software für Digital Asset Management. Die Wahl fiel letztlich auf 4ALLPORTAL.
    Oliver KleineGeschäftsführung
  • Durch ein sogenanntes E-Ticket können wir unseren Kunden zukünftig ausgewählte Assets in einem oder mehreren Formaten für einen definierten Zeitraum zur Verfügung stellen. Was uns wichtig dabei ist: Die Kunden haben keinen direkten Zugang zur Mediendatenbank.
    Matthias SteggemannGeschäftsführer
  • Wir haben nach einem System gesucht, das vor allem Ordnung und Struktur in unsere Datenflut bringt. Mit dem 4ALLPORTAL DAM haben wir aber weitaus mehr gefunden: neben der Datenpflege und Verwaltung von Dateien, wickeln wir nun auch einen Großteil unserer Arbeitsprozesse und der dazugehörigen Kommunikation über das System ab. Zudem haben wir mit der Volltextsuche ein super Feature integriert, das uns sprichwörtlich die Nadel im Textheuhaufen finden lässt. So haben wir jederzeit den schnellen Überblick, den wir für unsere Arbeit brauchen.“
    Helen KamenderMarketing Managerin

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