Texterkennung für die einfache DateisucheOCR-Software zur effizienten Bildersuche in Ihrem DAM

Was ist OCR-Texterkennung?

OCR steht für „optical character recognition“ und ist eine Software zur Texterkennung in digitalen Bildformaten. Sie wird dazu verwendet, Informationen wie Zeichen und Schriften innerhalb von Bildern zu erkennen und diese für die digitale Verwaltung, insbesondere für die elektronische Durchsuchbarkeit, verfügbar zu machen. Viele Digital Asset Management Softwares bieten eine Texterkennung als erweiterbares Feature an.

Erfassen Sie die Textinhalte Ihrer Bilder

Eine OCR-Texterkennung im DAM-System erfasst die Textinhalte auf Bildern und hinterlegt diese als Meta-Daten für die Datei. Dadurch reichert die Software die Dateien automatisiert mit zusätzlichen Informationen an. Diese sind im Gegensatz zum Bild selbst durchsuchbar. Somit sind sämtliche Texte in Scans und Fotos schnell und unkompliziert auffindbar. Daneben erhalten alle zugriffsberechtigten Rollen wertvolle ergänzende Informationen. So arbeiten Sie noch effizienter und greifen auf das gesamte textbasierte Wissen in digitalen Bilddateien zurück.


So funktioniert die OCR-Texterkennung

Neben Office-Dokumenten und PDFs enthalten Bilddateien wie Scans und Fotos ebenfalls Texte. Allerdings sind diese schwer auffindbar, weil sie nicht maschinell lesbar und durchsuchbar sind. Mit einer intelligenten OCR-Texterkennung umgehen Sie dieses Problem.

Sobald Sie eine Bilddatei in die Software überführen, analysiert die OCR-Texterkennung die Datei auf Textinhalte. Dazu gleicht das System die Bilder mit bekannten Mustern, also Buchstaben, ab. Gibt es Übereinstimmungen beginnt es die Wörter und Sätze zu bilden. Dieser ganze Prozess nimmt nur wenige Sekunden in Anspruch und erfasst so Marken, Slogans und Texte auf Bilddateien.

Übrigens: Wenn Sie ein Bild oder Dokument in das DAM überführen, erfolgt neben der OCR-Texterkennung eine Dublettenprüfung. Dadurch bereinigen Sie ganz automatisch Ihre Dateien von Dubletten und vermeiden somit die mehrfache Datenhaltung.

OCR-Texterkennung und die Volltextsuche

Mit der standardmäßigen Volltextsuche Ihres 4ALLPORTAL DAM-Systems machen Sie Ihre Dateisuche erst richtig effizient. Die Volltextsuche analysiert sämtliche Textinhalte Ihrer Office-Dokumente, PDFs, Präsentationen und InDesign-Dokumente. In Kombination verwendet, legen die OCR-Texterkennung und Volltextsuche das gesamte Textarchiv in Ihrer Medien-dateien offen - für eine effizientere Suche, genauere Suchergebnisse, schnelleres Filesharing und optimierte Workflows.


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Automatische Texterkennung mit der DAM-Software von 4ALLPORTAL

Das 4ALLPORTAL DAM-System stellt Ihnen mithilfe der OCR-Texterkennung die in Ihren Bilddateien vorhandenen Texte durchsuchbar und editierbar zur Verfügung. So finden Sie schneller Bilder, die Marken, Namen, Etiketten, handschriftliche Notizen oder andere Schriftzüge abbilden. Inhalte auf Bildern, die nicht greifbar waren oder sich hinter Dateinamen versteckten, werden nun in vollem Umfang sichtbar. Ein immenser Gewinn für die Effizienz Ihrer Workflows: Jede Rolle kann diese Bilder in Sekundenschnelle suchen, finden und zur Weiterverarbeitung nutzen. Sie stellen sicher, dass Ihr Medienpool effektiv genutzt wird und so das volle Potential aus verfügbaren Assets geholt wird.

 


Inhaltsbasierte Suche mit der OCR-Texterkennung

Mit OCR zu einer effizienteren digitalen Archivierung Ihrer Dateien: Nutzen Sie die OCR-Software, um Texte in Bilddateien anhand ihrer Verschlagwortung und ihres Inhalts wiederzufinden. Schilder und Schriftzüge auf Fotos werden somit genauso lesbar und durchsuchbar wie abfotografierte Dokumente oder eingescannte Artikel. Selbst Faxe, die Sie digital empfangen, oder handschriftliche Notizen können Sie in Ihrem DAM-System digital archivieren und wiederfinden. 

Wenn Sie Bilder und Bilddateien suchen, filtern Sie nach Schriftzügen, Marken oder anderen Textfragmenten. Spezifizieren Sie Ihre Suche und setzen Sie weitere Suchkriterien wie Dateityp, Freigabestatus und dominierende Farbe. Lassen Sie sich in der Bildersuche alle Assets anzeigen, die Ihren Suchkriterien exakt entsprechen. Anhand der übersichtlichen Vorschau wählen Sie die richtigen Assets binnen Sekunden aus. So geht zeitsparendes Arbeiten.

OCR-Texterkennung fördert die Qualität Ihrer Assets

Erhöhen Sie mithilfe der OCR-Texterkennung die Aktualität Ihrer Assets. Veralten bestimmte Informationen oder sollen gewisse Begriffe nicht länger verwendet werden, müssen die entsprechenden Dateien gefunden und angepasst oder gelöscht werden. Dies ist beispielsweise notwendig, wenn sich die Firmierung oder die Adresse geändert hat und alle Marketingmaterialien anzupassen sind. Der Prozess gestaltet sich besonders bei Bildern schwer, da diese nicht elektronisch durchsuchbar sind. Eine OCR-Texterkennung löst dieses Problem, indem es alle Textinhalte in Ihrer Bilddatenbank durchsuchbar macht und ermöglicht veraltete Informationen in Bildern zu finden. 

Ob Sie Ihre Dateien an Partner weitergeben oder Ihre Kunden das Endergebnis sehen: Sie verringern die Wahrscheinlichkeit, inkorrekte Information und veraltete Begriffe in Ihren Werbemitteln oder Produktverpackungen zu verarbeiten und garantieren so eine aktuelle Kundensprache mit dem Ziel einer besseren Kundenbindung.

 

Mit OCR-Texterkennung papierlos arbeiten und Kosten reduzieren

Verwalten Sie Ihre Assets digital: Scannen Sie Ihre papierbasierten Assets und pflegen Sie sie in die Bilddatenbank des Systems ein. Die OCR-Texterkennung übernimmt die Verschlagwortung automatisch. So werden auch Ihre ursprünglich papierbasierten Dokumente dursuchbar, dementsprechend leichter zu verarbeiten und einfacher zu teilen. Sie kommen somit ohne manuelle Eingaben relevanter Informationen aus. Zudem können Sie durch die digitale Lagerung in der Cloud, einige Kosten vermeiden, die bei der physischen Lagerung anfallen würden.

 

Bares Geld sparen

Ein DAM bietet ein Einsparpotenzial von mehr als 38.000 €. Glauben Sie nicht? Wir überzeugen Sie in weniger als einer Stunde.


Das sagen unsere Kunden

  • ,,Wir koordinieren die Arbeit mit unseren externen Dienstleistern und Partnern einfach über das 4ALLPORTAL-DAM: Dazu geben wir allen Projektbeteiligten einen Zugang zu den benötigten Dateien und sichern so die Datenbasis für alle – egal ob es dabei um Datenverwaltung & -pflege, Filesharing oder Aufgabenmanagement geht.“
    Janine BlechschmidtProjektleiterin für Werbung, Produktion & Grafik
  • „Die Zusammenarbeit mit 4ALLPORTAL lief sehr unkompliziert und das System wurde blitzschnell installiert. Mit Hilfe von Schulungen, Videotutorials und Handbüchern sowie dank der sehr intuitiven Bedienoberfläche, wurde das 4ALLPORTAL DAM von unseren Kollegen schnell positiv angenommen. Für uns rechnet sich das Investment enorm: Unsere Kollegen verbringen circa 50 % weniger Zeit mit der Suche nach den passenden Assets, den Return on Investment haben wir – sehr konservativ kalkuliert – also nach spätestens zwei Jahren erreicht.“
    Matthias AnnaheimDigital Marketing Manager
  • „Wir haben bereits eine Menge positive Rückmeldungen zum 4ALLPORTAL DAM erhalten: Unsere eigenen Kollegen loben das System aufgrund der tollen User Experience und der tatsächlichen Arbeitserleichterung. Allein unsere Marketing- und Grafikabteilung spart circa 20% Zeit ein, weil die Daten von ihren Kollegen durch die gute Suchfunktion nun schnell gefunden werden. Es klingelt also deutlich weniger das Telefon oder der Posteingang für Supportanfragen. Und auch die Händler und Fensterbauer vor Ort sind begeistert: Endlich entfällt das ständige E-Mail-Hin-Her-Schicken und sie finden ihre Assets in einem modernen System wieder.“
    Raymond JacksonProjektleiter

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