Shopware: Vom Suchen und Finden der richtigen Worte und Daten

Shopware ist der führende Shopsystem-Hersteller in Deutschland und seit über 18 Jahren erfolgreich am Markt. Als unabhängiges eigenkapitalfinanziertes Unternehmen entwickelt Shopware qualitativ hochwertige Software und arbeitet besonders eng mit seinen über 80.000 Kunden und 1.200 Partnern zusammen. Shopware beschäftigt 170 Mitarbeiter und gilt als einer der größten Innovationstreiber im deutschen eCommerce.

Innerhalb der letzten drei Jahre hat Shopware seinen Wachstumskurs stark fortgesetzt, was zwingend auch strukturelle Umbrüche und prozessbezogene sowie technologische Veränderungen mit sich bringt. Das spürten insbesondere auch die Abteilungen PR, Marketing und Design mit Blick auf das immer größer werdende Datenvolumen von Fotos, Grafiken, Videos, Texten und weiteren Datenformaten. Denn: sämtliche Arbeiten zum Corporate und Product Design werden bei Shopware in-house erledigt und verwaltet. Da kommen in 18 Jahren schnell ein paar Hunderttausend Assets zusammen und da liegt der Wunsch nahe, die Daten einfach und schnell nutzen und verwalten zu können.

Herausforderung: Die Eierlegendewollmilchsau finden

Genau vor diesem Hintergrund klopfte Shopware bei uns an, mit dem Wunsch die interne Datenflut endlich strukturiert in den Griff zu bekommen. Die Mitarbeiter aus den Abteilungen PR, Marketing und Design waren es bisher gewohnt, ihre Daten über die klassische Ordnerstruktur auf dem Fileserver zu pflegen: Videos, Kundenlogos, Demodaten für Onlineshops, Messebilder, Werbebroschüren, Produktgrafiken, Pressetexte und viele weitere Daten wurden so oft hin- und hergeschoben oder einfach doppelt und dreifach angelegt. Da die Abteilungen nicht selten parallel am selben Dokument, wie beispielsweise einer InDesign-Datei arbeiten, kam es häufiger zu nicht gewollten Dubletten und unterschiedlichen Versionen.

Die Shopware-Mitarbeiter verbrachten so ein Teil Ihrer wertvollen Arbeitszeit mit der Suche nach den passenden Dateien sowie der Pflege und Verwaltung dieser. Ebenso riefen täglich Kollegen aus anderen Abteilungen an, mit der Bitte, ihnen das korrekte Bild-, Video- oder Textmaterial zukommen zu lassen. Auch stieß immer wieder die Frage nach Lizenzrechten für Bildmaterial auf und resultierte gelegentlich in der „Beinahe-Verwendung“ von nicht ausreichend lizensierten Fotos oder Grafiken. Die Arbeit mit externen Partnern über Filesharingsysteme wie beispielsweise WeTransfer fördert das Datenchaos zusätzlich. Und nicht zuletzt wünschte sich Shopware einen strukturierten und organisierten Überblick über das eigene Datenmaterial, insbesondere über bereits vorhandene Texte, die über Schlagworte gesucht und gefunden werden sollten. Denn bisher verbrachten Mitarbeiter Stunden damit, Ordnerstrukturen nach existierenden Texten zu durchkämmen und diese zu lesen, um die passenden Textstellen zu finden. Kurzum: Shopware war auf der Suche nach der Eierlegendewollmilchsau für das unternehmensweite Datenhandling.

Lösung: Ordnung schaffen und Texthoheit gewinnen

Das 4ALLPORTAL ist zwar nicht die Eierlegendewollmichsau, aber für die Anforderungen von Shopware dennoch genau das richtige System. Das Unternehmen führte also das 4ALLPORTAL mit dem Modul Digital Asset Management (DAM) ein und reorganisierte damit seine Arbeitsprozesse: Assets wie Bilder, Videos und Dokumente werden ab sofort zentral über das 4ALLPORTAL DAM verwaltet, gepflegt, gesucht und versendet – unternehmensweit aber auch rollenbasiert. Soll heißen, auch Mitarbeiter aus anderen Abteilungen wie PR, Marketing und Design können nun per self-service auf einzelne Assets – je nachdem welche Rechte für sie konfiguriert wurden – über die 4ALLPORTAL-Oberfläche webbasiert zugreifen. Das spart viele Anrufe, Mails und Chats mit den Kollegen aus der PR-, Marketing- oder Design-Abteilung. Dateien werden weiter mit unterschiedlichen Nutzungsrechten hinterlegt und dadurch Freigabeprozesse optimal gesteuert. Die anfallenden To-Do’s werden so über das Aufgabentool des 4ALLPORTALs, beispielsweise die Überarbeitung eines Photoshop-Templates für eine Onlineshopdemo, zentral organisiert.

Neben den Grundfunktionen des 4ALLPORTALs entschied sich Shopware aber vor allem aufgrund von zwei Features für das DAM-System von Cross Media: die Versionierung und die Volltextsuche. Über die Versionierung nutzt das Shopware-Team die Möglichkeit, Bilder und Dokumente auf unterschiedliche Bearbeitungsstände zurückzuspielen und sich einen Überblick über die jeweils aktuelle Dateiversion zu verschaffen. Für Shopware bietet die Versionierung einen optimalen Einblick über die Dateievolution und schafft gleichzeitig Sicherheit, auf vergangene Ideen und Formulierungen zurückgreifen zu können.

Das Feature der Volltextsuche bietet vor allem für die PR-Abteilung von Shopware einen großen Benefit, da Pressemitteilungen, Statements und Unternehmenstexte über eine Schlagwortsuche von den Mitarbeitern nun schnell und einfach gefunden werden – egal ob PowerPoint-Datei, Word- oder Excel-File, PDF- oder InDesign-Dokument. Das spart Zeit und vor allem doppelte Arbeit, denn so kann Shopware ohne großen Aufwand thematisch nach bereits existierenden Texten suchen, diese anpassen oder Bausteine daraus für einen neuen Text verwenden. Ist das neue Dokument erstellt und soll an Partner oder Presseagenturen versendet werden, nutzt Shopware die E-Ticket-Funktion des 4ALLPORTALS: Per E-Mail erhält der Empfänger einen Link, unter dem er die bereitgestellten Inhalte downloaden kann. Shopware kann dabei bequem die Qualität, das Format oder die zeitliche Gültigkeit des Downloads festlegen und nachvollziehen, wer sich wann welche Dateien runtergeladen hat. Gegenüber den bisherig verwendeten Filesharing-Systemen wie WeTransfer oder Dropbox, bietet das mehr Transparenz, Sicherheit und Kontrolle.

Ergebnis: Schneller, besser, fröhlicher

Bei Shopware heißen die Mitarbeiter technologische Veränderungen und Tools gerne willkommen – sofern sie Sinn machen und einen Mehrwert bringen. Das ließ beim 4ALLPOPTAL DAM nicht lange auf sich warten und die Vorteile wurden von den Mitarbeitern schnell erkannt: Einerseits verbesserte sich die Qualität der Marketingarbeit insgesamt, da beispielsweise keine unterschiedlichen und alten Shopware-Logos mehr auf Marketingmaterialien verwendet werden. Andererseits profitiert das Unternehmen von starken Effizienzgewinnen durch optimierte Workflows und Zeitersparnisse bei der Daten- und Textsuche. Das schafft nicht nur mehr Raum und Zeit für andere Aufgaben, sondern durch die intuitive Nutzeroberfläche auch mehr Freude beim täglichen Datenhandling bei der Shopware-Mannschaft. Zudem arbeitet das Unternehmen durch den geringeren Kommunikationsaufwand untereinander sowie mit externen Partnern schneller und effektiver als zuvor.

Helen Kamender, Marketing Managerin bei Shopware, freut sich über die Arbeitserleichterung durch das 4ALLPORTAL DAM: „Wir haben nach einem System gesucht, das vor allem Ordnung und Struktur in unsere Datenflut bringt. Mit dem 4ALLPORTAL DAM haben wir aber weitaus mehr gefunden: neben der Datenpflege und Verwaltung von Dateien, wickeln wir nun auch einen Großteil unserer Arbeitsprozesse und der dazugehörigen Kommunikation über das System ab. Zudem haben wir mit der Volltextsuche ein super Feature integriert, das uns sprichwörtlich die Nadel im Textheuhaufen finden lässt. So haben wir jederzeit den schnellen Überblick, den wir für unsere Arbeit brauchen.“

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