Profine GmbH: Auf der Suche nach einem DAM-System mit Profil

Profine GmbH: Auf der Suche nach einem DAM-System mit Profil

Kunde

profine GmbH - International Profine Group
www.profine-group.com
3500 Mitarbeiter
Hauptsitz: Troisdorf (Deutschland)

Ziel

Ein modernes und nutzerfreundliches Tool zur unternehmensweiten Verwaltung und Organisation von Assets sollte aufgebaut werden, um Händlern, Fensterbauern und eigenen Standorten einfachen Zugriff auf Mediendaten zu ermöglichen.

Ergebnis

Die profine GmbH spart durch das 4ALLPORTAL DAM circa 20% Zeit bei der Suche nach Assets ein. Die Marketingabteilung erfährt zudem eine starke Arbeitserleichterung und kann ihre Effizienz ausbauen.

Die profine GmbH hat mit ihren drei Marken alle Hände voll zu tun: Unterschiedlichste Fenster-, Türen- und Sichtschutzsysteme werden täglich an den weltweiten Produktionsstandorten (Deutschland, Frankreich, Italien, Spanien, Russland, der Ukraine, Großbritannien, China, Indien, USA) produziert und in zahlreiche Länder an Vertriebsstandorte, Händler und Fensterbauer ausgeliefert. Die professionelle, effektive und effiziente Bedienung eines solch globalen Produktions- und Vertriebsnetzwerkes, bedarf also einer sehr guten Organisation – unternehmerisch, logistisch, aber auch datentechnisch. Denn bei jährlich über 450.000 Tonnen hergestellter Profile, die vertrieben und verkauft werden wollen, sammelt sich einiges an digitalem Datenmaterial an. Angefangen bei einzelnen Produktbildern, über Renderings bis hin zu ganzen Produktflyern, -katalogen und -broschüren, das alles will gut organisiert sein. Gut, wenn man dann ein professionelles Digital Asset Management (DAM) zur Hand hat.

Herausforderung: Workflows unternehmensweit digitalisieren und Übersicht schaffen

Die profine GmbH hatte bereits seit langer Zeit ein DAM-System über einen Drittanbieter im Einsatz, um genau diese Ordnung und zentrale Verwaltung sämtlicher Assets zu schaffen. Aber: Das System war bereits stark in die Jahre gekommen, wenig nutzerfreundlich in der Bedienung und von der Designsprache alles andere als modern. Updates wurden schon lange nicht mehr aufgespielt, zudem waren auch die Konfigurationsmöglichkeiten – bspw. mit Blick auf die Selbstverwaltung durch profine – ziemlich eingeschränkt. So war beispielsweise eine Benutzerregistrierung für externe Partner wie Händler oder Fensterbauer nur über Umwege durch den Drittanbieter des DAM möglich. Ebenso war die Suchfunktion des DAM nur rudimentär ausgebaut, so dass bei der Marketingabteilung von profine häufig das Telefon klingelte oder Mails aufpoppten, wenn ein Vertriebskollege mal wieder ein bestimmtes Produktbild oder eine Broschüre nicht finden konnte.

Die Workflows liefen also wenig effizient und kosteten vor allem Zeit und Ressourcen.  Deshalb entschied sich profine zur Modernisierung und Weiterentwicklung der digitalen Assetverwaltung mit einem neuem DAM-System an den Start zu gehen – und fand unser 4ALPOPRTAL DAM.

Lösung: Ein skalierbares und intuitives System

Mit unserem 4ALLPORTAL DAM konnte die profine Group insbesondere drei zentrale Punkte bedienen, die für das Unternehmen essenziell waren:

1. Das neue DAM musste über eine umfangreiche Suchfunktion bei gleichzeitiger Flexibilität verfügen. Soll heißen: Einerseits können Assets über individuelle Metadatenfelder verschlagwortet und später besser gefunden werden, andererseits können jederzeit zusätzliche Metadatenfelder hinzugefügt werden. Auch die Skalierbarkeit des gesamten DAM-Systems musste gegeben sein, um mit den Anforderungen und den Einsatzzwecken der profine Group wachsen zu können.

2.  Assets sollten zukünftig direkt aus dem System per Emaillink an den Empfänger gesendet werden können. Der Empfänger kann sich die von profine ausgewählten Assets – bspw. eine Broschüre zu Profilen den Marke KÖMMERLING für einen Fensterbauer vor Ort – direkt über das eTicket des 4ALLPORTALS herunterladen, ohne dass er über einen Account des DAMs verfügen muss. So entfällt der Austausch über Emails mit riesigen Datenanhängen und profine kann gleichzeitig direkt das korrekte Downloadformat (bspw. Verwendung im Web oder für Print, die Bildgröße oder das Dateiformat) hinterlegen.

3. Das System musste als Ganzes eine attraktive Nutzeroberfläche aufweisen und eine hohe User Experience ermöglichen, kurz: es musste sich gut anfühlen mit dem System zu arbeiten. Denn genau das war mit dem alten System nicht der Fall. Die Grafikdesigner und weitere Mitarbeiter aus dem Marketingteam von profine sollten das System intuitiv verwalten können, um dadurch Arbeitsprozesse zu vereinfachen und unternehmensweit zu optimieren. Und auch die Händler, die weltweit profine-Produkte vertreiben, sollten beim Zugriff auf das DAM auf eine ansprechende und selbsterklärende Designüberfläche stoßen und im besten Fall auch nur die Produkte sehen können, die für sie relevant sind.

Hinter diese drei „Key Requirements“ konnten wir mit unserem DAM schnell einen Haken machen. Mehr noch, auch das von profine gewünschte Branding des DAM im Design der profine Group konnten wir erfüllen. Ebenso konfigurierten wir die Benutzerverwaltung so, dass profine einerseits selbstständig Daten und User verwalten kann und andererseits auch externe Benutzer, also außerhalb der Organisation befindliche User, sich einfach registrieren können, die dann wiederum von profine freigegeben werden. 

Mit einer gründlichen Analyse und Sortierung aller vorhandenen Assets hinsichtlich Dubletten, Dateibenennung und veralteten Versionen, wurden die Assets direkt vom bereinigten Fileserver in das 4ALLPORTAL DAM geladen und dort eingepflegt. Das Hosting läuft dabei in den eigenen vier Wänden der profine Group. Das System wurde unternehmensweit ausgerollt, so dass das nun alle internen Mitarbeiter weltweit Zugriff auf die Assetverwaltung haben.

 

Ergebnis: Bessere Zusammenarbeit und Zeitersparnis

Die profine Group verwendet das 4ALLPORTAL DAM als unternehmensweite Plattform zur Verwaltung und Organisation ihrer Assets sowie für die Zusammenarbeit mit Externen, wie Händler oder Fensterbauern. Die visuelle Produktwelt der drei verschiedenen Marken in Form von Bildern, Broschüren, Renderings und Videos wird über das DAM zentral organisiert und an die verschiedenen Usergruppen ausgesteuert. Das schafft Klarheit und Aktualität in der Datenpflege für alle Mitarbeiter und externe Partner sowie insbesondere auch Einheitlichkeit in der dazugehörigen Kommunikation nach außen. Die Verwendung von bspw. veralteten oder höchst unterschiedlichen Produktbildern von Vertriebskollegen an den anderen Unternehmensstandorten oder von nicht mehr aktuellen Produktbroschüren für Händler, entfällt nun.

Zudem arbeitet die profine Group durch das 4ALLPORTAL deutlich schneller und effizienter: „Wir haben bereits eine Menge positive Rückmeldungen zum 4ALLPORTAL DAM erhalten: Unsere eigenen Kollegen loben das System aufgrund der tollen User Experience und der tatsächlichen Arbeitserleichterung. Allein unsere Marketing- und Grafikabteilung spart circa 20% Zeit ein, weil die Daten von ihren Kollegen durch die gute Suchfunktion nun schnell gefunden werden. Es klingelt also deutlich weniger das Telefon oder der Posteingang für Supportanfragen. Und auch die Händler und Fensterbauer vor Ort sind begeistert: Endlich entfällt das ständige E-Mail-Hin-Her-Schicken und sie finden ihre Assets in einem modernen System wieder.“, so der zuständige Projektleiter Raymond Jackson.

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