Energie 360° AG: Mit unserem DAM-System rundum gut versorgt

Energie 360° AG: Mit unserem DAM-System rundum gut versorgt

Kunde

Energie 360° AG
www.energie360.ch
293 Mitarbeiter
Hauptsitz: Zürich (Switzerland)

Ziel

Eine zukunftsfähige und innovative Lösung zur unternehmensweiten Verwaltung und Organisation von Assets sollte die klassische Dateiablage auf unterschiedlichen Laufwerken ablösen und Ordnung in der Datenhaltung schaffen.

Ergebnis

Energie 360° hat mit dem 4ALLPORTAL DAM die interne und externe Zusammenarbeit deutlich verbessert: die Workflows laufen effizienter, die Kommunikationsabteilung ist entlastet und die Mitarbeitenden sparen die Zeit bei der Suche nach Assets ein.

Die Energie 360° AG mit Sitz in Zürich ist ein Schweizer Unternehmen, das landesweit nachhaltige Energie in der Schweiz nutzbar macht. Mit rund 290 Mitarbeitern baut und betreibt Energie 360° Energielösungen zu den Themen Wärme, Kälte, Strom und Mobilität und ist führende Anbieterin von Biogas und Holzpellets.

Energie 360° engagiert sich für nachhaltige Energielösungen und ökologische Mobilität und ist immer am Puls der Zeit: Ob es um maßgeschneiderte Lösungen mit erneuerbaren Energien, wie bspw. Biogas und Holzpellets, oder innovative E-Mobility-Angebote geht, die Energieversorgerin hat sich klar Richtung Zukunft aufgestellt. Wer seine Dienstleistungen und Produkte so weit vorausdenkt, organisiert auch seine Kommunikationsprozesse zukunftsfähig, und damit digital.

Dazu gehören untern anderem auch crossmediale Marketing-Kampagnen, verständlichen Unternehmens- und Produktbroschüren sowie digitale Infoplattformen. Das bringt unweigerlich auch schnell eine ziemliche Datenflut aus Bildern, Grafiken, Videos, Texten und mehr mit sich, der wohl strukturiert, organisiert und verwaltet werden muss – eben digital und zukunftsfähig. Ohne ein professionelles Digital Asset Management (DAM) kann das schnell im Chaos enden. Gut, dass sich Energie 360° auch hier digital aufgestellt hat – denn die Zukunft wartet nicht.

Herausforderung: Datenflut bündeln und digitalisieren

Wie in jedem Unternehmen üblich, sammelten sich auch bei Energie 360° im Laufe der Jahre einige Gigabyte an unterschiedlichsten digitalen Daten an. Foto- und Videomaterial, Grafiken, diverse Text-Dokumente, Adobe InDesign-Dateien und weitere Assets verteilten sich auf unzähligen Ordnern auf verschiedenen Laufwerken. Das provoziert unweigerlich Dubletten, veraltete Assets und eine zeitraubende Auffindbarkeit. Zudem bindet diese undefinierte Ablage von Assets enorme Kapazitäten an Speicherplatz.

Grund genug für Energie 360° sich nach einem zukunftsfähigen System umzuschauen, was diese Mängel beseitigt und in dem alle Daten zentral strukturiert, organisiert und verwaltet werden können. Darüber hinaus sollte es Single-Sign-On ermöglichen und von Schweizer Servern aus gehostet werden können. Unser 4ALLPORTAL Digital Asset Management erfüllte alle Voraussetzungen und so entschied sich Energie 360° für unser DAM.

Lösung: Ein skalierbares Basissystem

Mit dem neuen 4ALLPORTAL DAM wurde die komplette Datenhaltung von Assets bei Energie 360° neu organisiert: Das DAM fungiert nun als zentrale Plattform zur Datenablage und Assetverwaltung und schafft damit Ordnung und Übersichtlichkeit. Alle Mitarbeitenden genauso wie externe Fotografen und Agenturen haben Zugriff auf das DAM – natürlich mit eingeschränkten Verwaltungsrechten und unterschiedlichen Rollenprofilen. Die Zusammenarbeit mit Fotografen und Agenturen geht nun leichter von der Hand: Über das Feature Aufgabentool wird der komplette Freigabeworkflow direkt im DAM abgebildet – vom Upload und Teilen von Medien-Assets bis hin zu Korrekturanmerkungen und Freigaben.

Wichtig war für Energie 360° bei all den unterschiedlichen Nutzergruppen auch eine intuitive Bedienung und ein System, das nicht durch viele Funktionen überfordert. Gleichzeitig sollte es flexibel genug sein zu einem späteren Zeitpunkt „mitwachsen“ zu können. Als individualisierbares und skalierbares Basissystem erfüllte das 4ALLPORTAL DAM genau diese Ansprüche. Mit unserem Schweizer Technologie-Partner click it AG konnten wir so eine enge und professionelle Projektvorbereitung und -begleitung garantieren sowie eine reibungslose Integration in die bestehende IT-Systemlandschaft von Energie 360° gewährleisten. Auch bei kleinen Optimierungen und Unklarheiten stand die click it AG unterstützend zur Seite.

 

Ergebnis: Zufriedene Kollegeninnen und Kollegen sowie optimierte interne und externe Zusammenarbeit

Energie 360° hat mit dem 4ALLPORTAL Digital Asset Management eine zukunftsfähige und sichere Plattform gefunden, um ihre Assets in einem zentralen System zu verwalten, zu organisieren und zu strukturieren. Die Mitarbeitenden von Energie 360° können komfortabel über das intuitive User-Interface alle freigegebenen Daten selbst suchen – die einfache Handhabung machts möglich. Die individuell eingerichteten Downloadprofile im 4ALLPOPRTAL DAM ermöglichen der Kommunikationsabteilung effizientere Abläufe: Das System generiert direkt beim Download die benötigten Formate für die verschiedenen digitalen Kanäle. Auch die Workflows mit Agenturen und Fotografen laufen mit dem 4ALLPORTAL DAM deutlich flüssiger: fehleranfällige und zeitintensive Abstimmungsschleifen per Email und der Datentransfer a la Dropbox oder WeTransfer entfällt.

„Mit dem 4ALLPORTAL hat sich vor allem auch unsere interne Zusammenarbeit vereinfacht, denn die Sucherei von Bild- und Videomaterial in den unterschiedlichen Ordnern und Laufwerken war sehr zeitraubend. Mit dem 4ALLPORTAL DAM haben wir Transparenz und Übersichtlichkeit geschaffen und uns gleichzeitig einen Digitalschub verpasst. Das interne und das der externen User mit Blick auf die Nutzerfreundlichkeit ist sehr gut. Wir freuen uns, dass das 4ALLPORTAL DAM skalierbar ist und an unsere Bedürfnisse flexibel angepasst werden kann.“, so die zuständige Projektleiterin Kommunikation.

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